Sonja Klasen, Projektleiterin VDR-Certified Hotel und künftig auch verantwortlich für Certified Conference Hotel, sprach mit Vertretern der drei Verbände, die die Entwicklung dieses Gütesiegels für Tagungshotels vorangetrieben haben: Haakon Herbst, VDR-Certified Hotel, Wolfgang Lietzau, DGVM und Lutz P. Vogt, GCB.
Welcher Zusammenhang besteht bei Ihren jeweiligen Institutionen zum Thema Tagung?
Lutz P. Vogt: Das GCB vermarktet Deutschland international und national als Standort für Kongresse, Tagungen, Events sowie Incentives und ist der Ansprechpartner für alle, die in Deutschland Veranstaltungen planen. Zu den rund 200 Mitgliedern zählen führende Hotels, Kongresszentren und -städte, Autovermietungen, Veranstaltungsagenturen und Dienstleister aus der deutschen Tagungs- und Kongressbranche.
Wolfgang Lietzau: Die vom German Convention Bureau regelmäßig in Auftrag gegebene Studie zum deutschen Tagungsmarkt zeigt auf, dass das Nachfragesegment „Verbände, Vereine, Institutionen" rund 40 Prozent des gesamten Tagungsmarktes ausmachen. Das heißt etwa 20 Milliarden Euro werden von Verbänden jährlich für Tagungen und Kongresse ausgegeben. Grund genug für die DGVM – die sich als Querschnittsorganisation der deutschen Verbände mit allen Themen des professionellen Verbandsmanagements befasst – sich auch dem Thema Tagungsmanagement zuzuwenden.
Haakon Herbst: Laut der aktuellsten Mitgliederbefragung des VDR, verantworten 59 Prozent der im Verband organisierten Travel Manager auch den Bereich Veranstaltungen und Tagungen ganz oder teilweise. In über 90 Prozent der Fälle ist das Travel Management zumindest in Teilbereichen der Veranstaltungsorganisation involviert. Grund genug, auch in diesem Segment des Business Travel vor allem an den Besorgungsprozessen mitzuwirken.
Warum sind die Initiative und der Zusammenschluss zur Trägerschaft eines neuen Zertifikats für Tagungshotels erfolgt?
Haakon Herbst: Ich kann natürlich in erster Linie nur für den VDR sprechen, wobei ich davon ausgehe, dass DGVM und GCB gleicher Auffassung sind. Aus dem VDR-Mitgliedkreis wurden die Rufe lauter, das bestehende Zertifikat VDR-Certified Hotel für Geschäftsreise-Hotels auf den Tagungsbereich zu erweitern. Als wir dann vor knapp drei Jahren damit begannen, uns dieses Themas anzunehmen, war uns sehr schnell klar, dass wir uns damit auf ein breitgefächertes Feld begeben. Also haben wir den Kontakt zu Institutionen gesucht, die sich bereits auf dem Tagungsmarkt bewegen und die, wie der VDR, ebenfalls im hohen Maße ein Interesse daran haben, mittels Qualitätsstandards Transparenz in diesen doch oftmals für den Kunden undurchschaubaren Markt zu bringen.
Lutz Vogt: Das GCB wirkt als Schnittstelle zwischen Veranstaltern von Kongressen oder Tagungen und Anbietern des deutschen Tagungsmarktes, berät und unterstützt bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, vermittelt Ansprechpartner und Kontakte. Die Veranstaltungsplaner aus dem In- und Ausland fragen vermehrt nach Qualitätskriterien, um aus der Fülle von über 10.000 Tagungshotels in Deutschland den geeigneten Anbieter zu finden. Die Bedeutung der Tagungsindustrie in Deutschland wird schon dadurch zum Ausdruck gebracht, dass beispielsweise im Jahr 2002 rund 1,3 Millionen Kongresse, Tagungen sowie Seminare mit etwa 69 Millionen Teilnehmern in unserem Land stattfanden und ein Umsatzvolumen von knapp 50 Milliarden Euro initiierten. Aus diesem Umsatzvolumen resultieren bundesweit etwa 970.000 Arbeitsplätze. Mit 67,6 Millionen Übernachtungen ist jeder dritte Hotelgast ein Tagungs- oder Kongressteilnehmer – damit wird eindrucksvoll die Bedeutung von Kongressen und Tagungen für die Hotellerie als auch für die Tourismusbranche insgesamt belegt.
Wolfgang Lietzau: Der DGVM war es wichtig, mit diesem Tagungszertifikat ihren Mitgliedern aber auch allen anderen Verbänden in Deutschland eine Orientierung bei der Veranstaltungsorganisation zu bieten. Vielfach sind in Verbänden ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeiter mit der Organisation und Durchführung einer Veranstaltung betraut, die in ihrer sonstigen Tätigkeit keinen Bezug zu diesem Thema haben. Nicht jeder kann alles wissen und können. Aber auch für alle diejenigen, die „Profis" im Veranstaltungsbereich sind möchten wir mit Certified Conference Hotel die Sicherheit und Transparenz geben, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Daher ist es für uns schon fast ein Muss gewesen, Mitinitiator von Certified Conference Hotel zu sein.
Was bedeutet in diesem Zusammenhang das Stichwort Qualität?
Haakon Herbst: Qualität definieren wir bei Certified Conference Hotel vor allen Dingen in Bezug auf die Dienstleistung, die ein Tagungshotel erbringt. Herzstück des Zertifikats und der Kriterien sind Betreuungsleistungen, die ein von uns zertifiziertes Tagungshotel erfüllen muss. Das beginnt bei der Anfrage, hier erfolgt beispielsweise eine Beantwortung innerhalb von 24 Stunden, geht über einen Ansprechpartner, der vor, während und nach der Tagung für Kundenwünsche da ist bis hin zur Abrechnung, die spätestens 14 Tage nach Veranstaltungsende vorliegt. Es sind vielfach Kleinigkeiten, die die Qualität eines Tagungshotels ausmachen, dem Tagungsplaner und Tagungsverantwortlichen vor Ort die Arbeit erleichtern und mit dazu beitragen, dass sich die Tagungsteilnehmer wohlfühlen. Selbstverständlich beleuchtet unser Zertifikat das gesamte Hotel: den Tagungsbereich nach Raummaßen, Deckenhöhen und Ausstattung, den Verpflegungsbereich nach Serviceflexibilität und den Übernachtungsbereich nach Kriterien, die während einer beruflichen Reise von Relevanz sind. Somit bezieht sich unser Qualitätsbegriff vor allen Dingen auf die Professionalisierung eines Hotels bezüglich Tagungen.
Welches Ziel werden Ihre drei Institutionen mit dem Zertifikat verfolgen?
Lutz P. Vogt: Für uns ist es wichtig, dass den im GCB vertretenen Hotels ein konformer Qualitätsstandard an die Hand gegeben wird, an denen sie sich und dann natürlich auch die Kunden orientieren können. Darüber hinaus profitieren die Hotels von einer verbesserten Darstellung in bestehenden und neuen Vertriebskanälen.
Wolfgang Lietzau: Aus Sicht der Verbände auf den Punkt gebracht: Die Tagungsverantwortlichen können sicher sein, dass man in einem von uns zertifizierten Tagungshotel „blind" buchen kann. Wir ersparen den Verbänden sozusagen die sonst übliche Vorabinspektion des Tagungshotels.
Haakon Herbst: Prozesse, Prozesse und nochmals Prozesse. Die vielfältigen, verstecken Prozesskosten von langwierigen Anfragen, der Angebotseinholung und des –abgleichs, doppelt und dreifach geführten Absprachen bis hin zu endlosen Rechnungsumschreibereien, das alles gilt es zu verhindern! Das die Qualität ansonsten in allen operativen Belangen stimmen muss, versteht sich von alleine.
Welche besonderen Anforderungen sind für DGVM, GCB und VDR wichtig?
Wolfgang Lietzau: Verbände benötigen sehr oft größere Tagungsräume bis zu mehreren hundert Personen – ich denke dabei nur an die jährlich stattfindenden Mitgliederversammlungen – legten wir besonderen Wert auf die Unterscheidung der Qualitätskriterien im Bezug auf die Teilnehmerzahl. Nicht alle Hotels bieten geeignete Räume um beispielsweise 800 Personen bei parlamentarischer Bestuhlung unterzubringen.
Lutz P. Vogt: Innerhalb der 7 Muss-Anforderungen, denen alle Kriterien thematisch zugeordnet sind, gibt es diejenigen, die sich auf einen professionellen Ablauf aller tagungsrelevanter Aspekte sowie auf die „state-of-the art" Ausstattung beziehen. Diese sollten unsere Mitgliedshotels grundsätzlich erfüllen.
Haakon Herbst: Für die Industrie – Planungssicherheit! Für die Hotellerie – die Chance, all die Leistungen, die über die Architektur hinausgehen, prominent und zielgerecht zu vermarkten.
Was erwarten Ihre Mitglieder von Certified Conference Hotel?
Haakon Herbst: Die VDR-Mitglieder erwarten primär zwei Dinge: Transparenz für einen undurchsichtigen Markt und Planungssicherheit, die bei Tagungen noch wichtiger ist, als bei Individualübernachtungen. Außerdem wird erwartet, dass die Arbeit zwischen Industrie und Tagungshotellerie beidseitig eine Professionalisierung erfährt.
Wolfgang Lietzau: Planungs- und Investitionssicherheit, Transparenz und bessere Kommunikation mit den Hotels.
Lutz P. Vogt: Ich kann mich da der Aussage von Herrn Herbst nur anschließen. Natürlich erwarten die Mitgliedshotels dadurch auch eine entsprechende Wirkung in der Öffentlichkeit resultierend in zusätzlicher Nachfrage.
Da nun Ihre drei Verbände sowohl im Dialog mit den Kunden, als auch mit der Hotellerie stehen meine abschließende Frage: Welche Vorteile sehen Sie für beide Seiten?
Lutz P. Vogt: Qualitätssicherung bei den Hotels, Vorteile durch verbesserte Darstellung in Vertriebskanälen sowie Planungssicherheit für die Kunden.
Wolfgang Lietzau: Die Zertifizierungskriterien erleichtern die Kommunikation für beide Seiten. Auf Kundenseite wird die Investitionssicherheit und auf der Anbieterseite die Planungssicherheit erhöht.
Haakon Herbst: Für beide Prozesskosten einsparen heißt für beide Seiten Zeit und Geld zu sparen!
Weitere Informationen:
Certified Conference Hotel
Sonja Klasen, Projektleitung
Engerser Landstraße 1a
56170 Bendorf-Sayn
Telefon (0 26 22) 90 87 90
Telefax (0 26 22) 90 87 92 9
info@vdr-conferencehotel.de
Pressemitteilung der DGVM: http://www.verbaende.com/News.php4?m=32009
Pressemitteilung des VDR: http://www.verbaende.com/News.php4?m=31985
