Virtuelle Verbands-Veranstaltungen planen, vermarkten und richtig durchführen
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Auch zwei Jahre nach Beginn der Pandemie ist die Situation unübersichtlich. Die Infektionszahlen steigen derzeit wieder stark an und bringen die Veranstaltungsplanung erneut durcheinander.
Ein Grund, warum viele Verbände Veranstaltungen weiterhin im Internet anbieten. Online-Veranstaltungen bieten zahlreiche Vorteile: Sie sind weder auf einen bestimmten Ort noch auf eine Teilnehmerzahl begrenzt. Darüber hinaus macht man sich vom aktuellen Infektionsgeschehen unabhängig.
Doch was gilt es bei der Konzeption und Ablaufplanung zu berücksichtigen? Wie werden Inhalte für diese E-Learning-Formate bestmöglich aufbereitet? Und wie können durch eine optimale Betreuung aller Beteiligten die Erfolgschancen des Webinars gesteigert werden?
- Warum man die Veranstaltungsziele im Vorfeld definieren sollte
- Zielgruppen und grobe Teilnehmerzahl bestimmen
- Welches Budget steht zur Verfügung – auch digitale Events verursachen Kosten
- Wer übernimmt was im Team und welche Kenntnisse sind notwendig
- „Aufhänger“, Agenda, Inhalte und Programmablauf – Was Präsenzveranstaltungen von digitalen Events unterscheidet
- Entscheidung zu Formaten (Workshop? Seminar? Konferenz? etc.) und Interaktionselementen
- Auswahl von Referenten und ggf. Moderatoren
- Entscheidung zu Tools und Technik
- Datum, Uhrzeit und Länge – Besonderheiten bei digitalen Events
Zielgruppe definieren und Marketingstrategie festlegen
- Die Zielgruppe definieren
- Einladungsentwurf – auf was es ankommt
- Produktion (digital und/oder als Printerzeugnis) – was noch benötigt wird
- Einladungsversand - E-Mail oder doch postalisch?
- Ticketing und Teilnehmer-Registrierung
- Reminder und Nachfass-Mailings
- Ankündigung über bestehende Kommunikationsmittel – Besonderheiten bei digitalen Veranstaltungen
Beispiele für virtuelle Eventformate und Tools, die sich in den letzten beiden Jahren bewährt haben
- Lernen Sie anhand von anderen Veranstaltungen, wie einfach sich unterschiedlichste virtuelle Eventformate umsetzen lassen
- Lernen Sie Beispiele für erfolgreiche Interaktion und Netzwerken kennen
- Erfahren Sie, welche Formate besonders gut für welche Zielsetzung funktionieren
Ausblick: Der (lange) Weg zurück: Werden Präsenzveranstaltungen je wieder wie vor der Pandemie funktionieren können?
Alle Personen, die mit der Planung, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen / Events im Verband betraut sind. Dazu zählen Mitarbeiter und Führungskräfte aus den Bereichen Marketing, Verbandskommunikation, PR, Interne Kommunikation, Event-Management und Sekretariat/Assistenz.
Technische Kurzanleitung für die Teilnahme an einem Webinar mit Zoom
Wenn Sie zum ersten Mal an einem Webinar oder einer Online-Veranstaltung bei uns teilnehmen, dann lesen Sie sich bitte diese Kurzanleitung durch, damit alles reibungslos funktioniert. Die Online Events werden mit Zoom durchgeführt.
Bei der Anmeldung in Zoom werden folgende personenbezogene Daten abgefragt: Vorname, Nachname, Organisation & E-Mail-Adresse. Diese Angaben benötigen wir, um Ihre Teilnahme zu verifizieren. Darüber hinaus haben Sie dadurch die Möglichkeit, Ihre Fragen im Chat oder auch direkt mit einem eingeschalteten Mikrofon zu stellen. Wir möchten damit für ein optimales Veranstaltungserlebnis sorgen und den Austausch unter den TeilnehmerInnen fördern.
Technik-Check vor dem Webinar & Meeting
Damit ein Webinar oder eben ein virtuelles Event reibungslos funktioniert, braucht es entsprechende Technik. Laden Sie sich die Zoom-Software auf das Gerät, von welchem aus Sie an dem Webinar teilnehmen werden.
Führen Sie dazu ein Test-Webinar durch, indem Sie hier klicken. Falls dies nicht funktioniert, können Sie sich die Software hier herunterladen.
Wir empfehlen die Teilnahme am Webinar von einem PC oder Mac, auf welchem wie oben erwähnt die Zoom-Software installiert ist. Alternativ ist auch die Teilnahme via Webbrowser (optimal ist der Chrome-Browser) möglich. Einige Funktionalitäten stehen dann nicht zur Verfügung.
Hinweis: Bei Online-Foren nutzen wir die Eventmobi-Plattform. Auch hier werden personenbezogene Daten abgefragt (Vorname, Nachname, Organisation & E-Mail-Adresse). Ein technischer Test im Vorfeld ist nicht möglich.
Im Teilnahmepreis sind digitale Unterlagen enthalten
- Teilnehmer
- 229,- €
- DGVM-Mitglieder
- 199,- €
- Vertreter der Wirtschaft
- 459,- €
Stefan Kirchner
ist über elf Jahre im Eventbereich tätig – davon über sechs Jahre in leitender Funktion. Er absolvierte einen Magisterstudiengang im Bereich Kommunikationswissenschaften sowie einen Masterabschluss mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund.
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