Wir kennen es alle: Man hat mit Mühe, Akribie und viel Einsatz von Zeit und gutem Willen eine Tagung oder Veranstaltung vorbereitet. Aber bei der Durchführung stellt man leider fest, dass viele Parameter, die man meinte fest voraussetzen zu können, vor Ort im Hotel Fremdwörter sind. Das Ergebnis sind Stress, Unmut, eventuell verlorenes Geld, aber in jedem Falle keine erfolgreiche Veranstaltung, da der Organisator zum großen Teil damit beschäftigt ist, Löcher zu stopfen. Dabei wäre es seine Aufgabe gewesen, die Abläufe zu steuern und höchstens kleine Verbesserungen vorzunehmen.
Woher kommt das? Man hat es mit Menschen zu tun, die mit unterschiedlicher Aus- und Vorbildung sehr komplexe Inhalte und Abläufe festlegen und steuern müssen. Das gelingt bei einem sehr hochwertigen Hotelprodukt und servicestarken Verantwortlichen im Hotel in der Regel ziemlich gut. Jedoch aus Erfahrung auch nicht immer fehlerfrei. Den menschlichen Faktor wird man nie ganz ausschalten können. Und das ist auch gut so: Das macht ein Hotel „lebendig“. Jedoch kann man Rahmenbedingungen schaffen, die es dem Auftraggeber erleichtern, gewisse Abläufe, Einrichtungen, Verantwortlichkeiten – kurz Qualität – vorauszusetzen. Die Kriterien dafür sind die der Zertifizierungsprogramme Certified Business Hotel und Certified Conference Hotel. Sie vereinen in vielen Kriterien – von vorhandenen Einrichtungen in einem Hotel bis hin zur Betreuung sowie Angebots- und Abrechnungsvorgaben – einen verlässlichen Rahmen, den der Organisator benötigt, um darin seine Inhalte und Planungen ausbreiten zu können.
Diese Zertifikate wurden in langen Jahren von einem Gremium höchst erfahrener Menschen aus Hotellerie und Industrie auf der Auftraggeberseite entwickelt und immer wieder auf den Prüfstand der Nutzer gestellt, weiterentwickelt und verfeinert. Sie stellen heute Garanten dar, die die tägliche Organisation von Tagungen und Veranstaltungen sowohl auf der Nutzer-, der Auftraggeberseite, als auch auf der Anbieterseite extrem erleichtern. Sie bieten hohe Zeitersparnis und legen die Qualität auf einem hohen Niveau fest.
Der Faktor Zeit ist im täglichen Ablauf ein sehr kostbares Gut geworden, dessen Ersparnis auch im Hinblick auf die Kosten mehr und mehr Gewicht bekommt. Würde der Zeitaufwand für die Tagungsplaner zum Beispiel monetär bewertet, summierten sich die Gesamtkosten auf ein Dreifaches des Veranstaltungswertes. Deshalb ist jedes Mittel recht, Zeit zu sparen. Eine große Hilfe sind die beiden Zertifikate der VDR-Hotelzertifizierung. Denn sie helfen, bei einem berechenbaren Maß an Zeiteinsatz ein hochwertiges Ergebnis zu erzielen. Dies wird erreicht durch einen Service, den ein Geschäftsreisender für seinen Aufenthalt benötigt: korrekte Rechnungslegungen, Betreuungs- und Verpflegungsleistungen und vieles mehr. Sogar an die Hygiene der Matratzen wird gedacht, deren Reinigungsphasen und Gesamtnutzungsdauer vorgeschrieben sind. Auch den Ansprüchen im Tagungsbereich wird das Hotel gerecht – vom Angebotsprozedere über einen persönlichen Betreuer während der Veranstaltung bis hin zum Abrechnungsprozedere.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Im Allgemeinen beginnt die Veranstaltungsplanung mit einem Briefing, dem ein Rebriefing, die Konzeption und die Planung folgen, bevor es an die Recherche geht. Hier lohnt es sich, bei den infrage kommenden Hotels nach Zertifikaten zu fragen. Sollte das ausgesuchte Haus ein Certified Business Hotel oder sogar Certified Conference Hotel sein, verheißt das Gutes.
Die Ansprechpartner des Hotels erstellen ein Angebot nach den Vorgaben des Veranstaltungsplaners, auf der Homepage des Hauses sind alle Räume klar ersichtlich, auf Anfrage sogar einzelne Raumpläne erhältlich mit Standardbestuhlungsmöglichkeiten sowie eine genaue Auflistung der Lage und der Flächen der Räume (Länge/Breite/Höhe/Gesamtquadratmeterzahl). In solch- einem Hotel sind die Veranstalter in guten Händen: Zusatzwünsche werden vom persönlichen „Kümmerer“ direkt umgesetzt, Meetings vorab organisiert und jeden Tag werden Briefings geführt, um letzte Änderungen zu besprechen. Der „Kümmerer“ legt Ihnen auch die Rechnungen des Vortages zur Kontrolle vor und organisiert Anlieferungsmöglichkeiten und den Food&Beverage-Service. Außerdem übernimmt das Hotel die Organisation der gesamten Technik, schildert Konferenzräume in den Company-Farben mit Logo und Motto aus und stellt tagungsrelevante Ausstattung wie mobile Garderoben bereit.
Nicht nur der persönliche Service des Hotels sorgt für zufriedene Tagungsteilnehmer. Auch an die baulichen Gegebenheiten und die Ausstattung der Räume werden besondere Anforderungen gestellt, die zertifizierte Hotels erfüllen: Abdeckung des Geländes mit gängigen Mobilfunknetzen, Parkplätze am Haus, Be- und Entlademöglichkeiten, eine rund um die Uhr besetzte Rezeption, WLAN, Internetzugang im öffentlichen Bereich, ein internationales Tageszeitungssortiment, Fax- und Kopierservice sowie ein Notfallservice für die vergessene Zahnbürste oder Ladegeräte für die gängigsten Mobiltelefonanbieter. Selbst Ersatz für zerrissene Schnürsenkel und Strumpfhosen hat das Hotel vorrätig.
Nicht direkt ein „Rundum-sorglos“-Paket, aber alles Dinge, an die man als Organisator nicht mehr denken muss. Die gesamte Konzentration kann man dann der Veranstaltungssteuerung schenken.
Nach dem Event
Nach einer erfolgreichen Tagung steht immer auch eine Abrechnung an. Das zertifizierte Haus hat bereits bei Vertragsunterzeichnung die korrekte Rechnungsanschrift erfasst. Es gewährt vor Rechnungserstellung Einblick in die Einzelbelege, legt innerhalb von maximal 24 Stunden einen Kostenüberblick vor, rechnet unter Beachtung der steuerlichen Notwendigkeiten ab, beachtet die Anforderungen hinsichtlich der Firmenreisepolitik und akzeptiert selbstverständlich die gängigen internationalen Kreditkarten. So endet die Veranstaltung mit einem schnellen, angenehmen Abrechnungsprozedere.
Annähernd 70 Kriterien müssen beim Zertifikat Certified Conference Hotel erfüllt werden. Ohne Wenn und Aber. Teilweise sind mehrere Nachprüfungen notwendig. Ein Stab von speziell vom VDR ausgebildeten Prüfern, verteilt über die gesamte Republik, ist im Dauereinsatz, um die Qualität der Zertifikate zu gewährleisten. Diese Prüfungen werden auf Augenhöhe mit den Hoteliers durchgeführt – nicht anonym, sondern in konstruktivem Rahmen. Eine Prüfung dauert durchschnittlich zwischen sechs und acht Stunden, je nach Anzahl der Tagungsräume. Alle einzelnen Bedingungen müssen auf Nachfrage nachgewiesen und belegt werden. Erst nach bestandener Prüfung erhält das Haus das ersehnte Zertifikat und kann damit zeigen, dass es die Bedürfnisse der Tagungsplaner nicht nur kennt, sondern auch erfüllt.
Ein Blick in die Kriterien lohnt sich. Sie werden erstaunt sein, an was man als Veranstaltungsplaner noch nicht (oder nie?) gedacht hat. Probieren geht über Studieren. Viel Spaß dabei.
Certified Conference Hotels finden Sie in …
Berlin 19
Hamburg 13
Frankfurt 14
Düsseldorf 9
Stuttgart 7
Dresden 5
sowie in Dortmund, Köln, Lüneburg, Rostock, Bad Boll, Bad Bramstedt, Bad Driburg, Bad Gögging, Bad Honnef, Bad Kissingen, Bad Nauheim, Bad Neuenahr, Baden-Baden, Berchtesgaden, Büren, Darmstadt, Erfurt, Ettlingen, Friedewald, Gotha, Göttingen, Gronau-Epe, Gütersloh, Halle / Westfalen, Hermannsburg, Hohenroda, Hünfeld, Iserlohn, Joachimsthal, Kiel, Königstein, Lehrte, Leverkusen, Ludwigshafen, Lübeck, Mainz, Meschede, Mettmann, Mönchengladbach, Montabaur, München, Neuhardenberg, Neuss, Offenbach, Ostseebad Boltenhagen, Plau am See, Potsdam, Reichenau, Rotenburg a. d. Fulda, Rüsselsheim, Saarbrücken, Schmitten-Oberreifenberg, Starnberg, Stromberg, Waldenburg, Wesel und Würzburg.
