Die eMail ist ein wunderbares Instrument. Aber Vorsicht: Sie sollte genauso sorgsam eingesetzt werden wie ein Brief, sonst verleitet sie zur Geschwätzigkeit. Dann schadet sie mehr als sie hilft. Gerade Journalisten werden mit Informationen überschüttet – sie erhalten weit mehr als früher per Post. Jetzt schicken auch Menschen eine Mail, denen früher der Brief zu umständlich und zu teuer war. Deshalb sollten einige Empfehlungen für Form und Inhalt beachtet werden.
Die Form
- Mails werden nach dem Betreff-Feld selektiert. Sie haben also 30-40 Zeichen, um mit Stichwörtern den Kern Ihrer Botschaft zu beschreiben. Andernfalls wird die Mail nicht geöffnet.
- Die Liste der Adressaten steht im bcc-Feld (Blind Carbon Copy), ist also für die Empfänger nicht zu sehen und spart so auch Platz und Druckerpatronen beim Ausdruck.
- Informieren Sie die Redaktion, die ist nicht krank oder in Urlaub. Einzelne Journalisten informieren Sie auf Wunsch zusätzlich.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie sich an das richtige Ressort wenden.
- Die Mail sollte aussehen wie ein gut gestalteter Brief: 15-30 Zeilen, kurze Absätze, 40 Zeichen pro Zeile (die entsprechen etwa der Breite einer Zeitungs-Spalte).
Der Inhalt
- Der Text muss eine Nachricht sein. Reklame, Werbung und Eigenlob wandern in den Müll.
- Über dem Text steht eine prägnante Überschrift.
- Das Wichtige gehört im Text nach vorn. Details kommen danach.
- Wägen Sie ab, für welche Redaktion der Text bestimmt ist und wählen Sie danach Inhalt und Stil.
- Generell: Schreiben Sie für einen interessierten Laien, dann versteht man Sie. Pressemitteilungen sind für Außenstehende. Wenn der Text dem Chef gefallen soll, schreiben Sie eine Hausmitteilung.
- Nutzen Sie die Vorteile des Internets: Am Ende Ihres Textes haben Sie die Möglichkeit, Links für eine Langfassung, Hintergrund-Material und Zusatz-Informationen zu setzen.
- Belassen Sie es bei Text. Bilder, Logos, Tabellen, Power-Point-Vorträge sind Zusatzinformationen. Wer sie braucht, wird Ihre Links nutzen.
Die Technik
- Nicht jedes Mail-Programm versteht Mails im HTML-Format richtig. Dann erscheinen deutsche Sonderzeichen als technisches Kauderwelsch.
- Vorsicht mit Anhängen (Attachments). Erstens können sie zu groß sein und zweitens wissen Sie nicht, ob der Empfänger das Programm hat, um sie zu öffnen. Wenn Sie Texte doch statt in der Mail als Anhang versenden, dann als *.txt oder *.rtf-Datei.
- Wenn Sie Illustrationen mitschicken wollen oder müssen, dann im leichten Web-Format (72dpi) und in geringer Größe. Druckdateien bieten Sie als Link zum Download an.
- Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre eMail-Verteiler aktuell sind.
Was Sie auf jeden Fall aus dem Rennen wirft!
- Hoch informative Betreff-Zeilen wie „Wichtige Pressemitteilung“.
- Brisante Einstiege wie „Umsatzsteigerung, Mitgliederzuwachs ...“ Niemand in der Redaktion hat Zeit, in einer PR-Mitteilung nach einer Information zu suchen.
- Äußerst knappe Texte wie dieser: „Wir haben eine wichtige Nachricht für Sie. Näheres finden Sie in der Anlage.“ Die ist von einer Agentur toll gestaltet, hat mindestens 3 MB — und wird deswegen nicht geöffnet.
- Viele Mails mit Nichtigkeiten. Die wichtige Mail wird dann schon vor dem Lesen aus Gewohnheit in den Müll geworfen.
- Hoch qualifizierte Texte, die so mit Fachausdrücken und modischem Manager-Englisch durchsetzt sind, dass sogar der Ingenieur der Konkurrenz sie kaum versteht.
- Mails an die Reporterin für das Gebiet Soziales, obwohl die doch schon seit zwei Jahren Ressortleiterin Feuilleton ist.
- Mails nur an die überregionalen Zeitungen und die Nachrichten-Agenturen. Die verarbeiten die Pressemitteilung sowie nicht.
- Links, die nicht funktionieren. Besonders beliebt sind Links auf Laufwerk C: des Absenders.
- Anhänge von mindestens 3 Megabyte Größe. Die werden vor allem von Reportern geschätzt, die ihre Mails von zu Hause per ISDN abrufen.
- Anhänge, die niemand öffnen kann, weil er die Programme nicht hat.
