Grundsätzlich bedeutet jede Tagung eine erhebliche Belastung für die Umwelt. Der Energie¬verbrauch und die CO2-Emission insbesondere durch die An- und Abreise der Teilnehmer, die Klimatisierung der Konferenzräume und die Versorgung und Unterbringung der Gäste sind je nach Tagungskonzept enorm. Wie aber kann eine Tagung umweltgerecht gestaltet werden, sodass die Umweltbelastung deutlich geringer ausfällt? Das GCB German Convention Bureau gibt hierzu einige praktische Hinweise.
Bei der Vorbereitung muss sich der Veranstalter über Sinn und Ziel der „umweltgerechten“ Tagung Gedanken machen: Welches sind die wichtigsten Umweltaspekte für den Verband? Ist die grüne Tagung eine einmalige Veranstaltung oder werden weitere folgen? Welche Rahmenbedingungen versprechen am ehesten Erfolg und welchen Beitrag sind Veranstalter und Teilnehmer bereit, für eine möglichst umweltverträgliche Tagung zu leisten?
Geografische Lage des Tagungsortes
Die Auswahl des Veranstaltungsortes für die Ausrichtung eines „Green Meetings“ ist der wichtigste Aspekt bei der Planung. Bei einer „Site-Inspektion“ können am besten alle umweltrelevanten Rahmenbedingungen erörtert und begutachtet werden. Tagungsorte müssen so gewählt werden, dass die Anreise für das Gros der Teilnehmer schnell und umwelteffizient mit der Bahn möglich ist, oder – bei internationalen Tagungen – möglichst flughafennah liegen.
Eine optimale Anbindung der Veranstaltungsstätte an öffentliche Verkehrsmittel verringert ebenfalls die durch die Anreise der Teilnehmer verursachte CO2-Emission. Ideal ist natürlich eine von Flughafen oder Bahnhof fußläufige Erreichbarkeit. Grundsätzlich gilt: Jeder gesparte Anreisekilometer pro Teilnehmer bedeutet eine bessere Ökobilanz der gesamten Veranstaltung.
Die Auswahl der Tagungsstätte
Zertifizierte Tagungsstätten oder Hotels sind zu bevorzugen, da sie sich verpflichtet haben, die Erfüllung der Umweltanforderungen regelmäßig nachzuweisen. Hotels haben in den letzten Jahren Fortschritte bei der Verbesserung ihrer Umweltstrategien gemacht. Zur Unterstützung bei der Hotelauswahl dienen Umweltzertifikate wie das EMAS- oder das Viabono-Siegel.
Klimaaspekte und Energieverbrauch spielen beim Planungsprozess für grüne Meetings eine zentrale Rolle. Die Reduzierung des Energieverbrauchs hat Priorität. Tagungsräume müssen im Sommer nicht „überkühlt“ und im Winter nicht „überheizt“ werden. Räume mit Tageslicht sind in jedem Fall zu bevorzugen. Strom sparen lässt sich allenthalben, sei es der energieschonende Umgang mit der Tagungstechnik oder der bewusste Einsatz von Beleuchtung und sonstiger Illumination bei der Bühnenshow.
Größte Umweltbelastung: Die Tagungsreise
Die mit Abstand größte Umweltbelastung entsteht durch die An- und Abreise der Teilnehmer. Dazu zählen auch sämtliche Transfers zwischen Hotel und Veranstaltungsstätte. Diese sollten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit einem umweltgerechten Shuttleservice erfolgen. Kann auf Autos nicht verzichtet werden, sollten Fahrzeuge mit niedrigem Schadstoff- oder CO2-Ausstoß bevorzugt werden. Der VCD Verkehrsclub Deutschland kann unter www.vcd.org kontaktiert werden und berät über Transportfragen und Automodelle. Mietwagenunternehmen bieten mittlerweile umweltkompatible Fahrzeuge.
Um möglichst viele Teilnehmer zum Umstieg von Auto und Flugzeug auf öffentliche Verkehrsmittel zu bewegen, können subventionierte Zugtickets wahre Wunder bewirken. Ein auf der Tagungswebsite integrierter individueller CO2-Rechner hilft, dem Gast seine persönliche CO2-Tagungsreise-Bilanz ins Bewusstsein zu rufen. Climatecare (www.jpmorganclimatecare.com), Myclimate (www.myclimate.de), The CarbonNeutral Company (www.carbonneutral.com) oder Atmosfair (www.atmosfair.de) bieten zusätzlich zum Rechner noch Emissionsausgleichsprojekte an (siehe auch Kasten „Der fliegende Tagungsgast“).
Umweltgerechtes Catering
Catering umfasst alle Bereiche der Teilnehmerversorgung mit Speisen und Getränken einschließlich des Einkaufs und des damit verbundenen Transports. In diesem Bereich sind ökologisch angebaute und fair gehandelte Produkte zu bevorzugen. Es ist wichtig, das Cateringunternehmen über die im Veranstaltungskonzept verankerten Umweltstrategien zu informieren. Plastikgeschirr ist zu verbannen, Geschirr, Besteck und Tischwäsche müssen wiederverwendbar sein. Kann auf Pappbecher und -teller nicht verzichtet werden, müssen die Abfälle kompostierbar sein. Mülltrennung ist obligatorisch. Auf Portionspackungen für Salz, Pfeffer, Zucker und Milch kann leicht verzichtet werden. Bei Speisen und Getränken sind regionale Produkte zu bevorzugen. Dies fördert die regionale Wirtschaft und senkt transportbedingte Emissionen.
Ziel einer Entsorgungsstrategie für die bei Tagungen und Veranstaltungen entstehenden Abfälle sollte insbesondere die aktive Abfallreduzierung und -vermeidung sein. Insbesondere beim Papieraufkommen können Tagungsplaner anfangen zu sparen. Unvermeidbare Abfälle werden umweltgerecht recycelt.
Umweltpropaganda
Wer eine echte grüne Tagung realisiert, darf und sollte damit werben. Vielfach sind sich die Teilnehmer gar nicht bewusst, dass „ihre“ Tagung umweltfreundlich organisiert wurde. Es ist daher wichtig, die Ziele und Themen so frühzeitig wie möglich an alle Entscheidungsebenen zu kommunizieren. Darüber hinaus müssen Teilnehmer über die Umweltstrategien informiert werden.
Umweltbilanz
Im Evaluierungsbogen werden die Teilnehmer zu den Umweltaspekten des Meetings befragt. Ein Nachhaltigkeitsbericht mit der Erhebung der Umweltbilanz der durchgeführten „grünen Tagung“ hilft bei der Planung weiterer umweltgerechter Tagungen und unterstützt bei der Öffentlichkeitsarbeit. (WL)
