Wissensmanagement wird vielfach als das „Management von Wissen“ interpretiert. Tatsächlich steht hierbei aber das Management von Wissensarbeit im Vordergrund, womit die Arbeit der Menschen gemeint ist, die neues Wissen erzeugen und verbreiten. Wissensmanagement will systematisch den Wissenserwerb und die Wissensverwaltung verbessern.
Dort wo Interessen gebündelt werden, entsteht auch neues Wissen. Das ist gerade bei Verbänden mit ihrer typischen Gliederung in Funktionsbereiche, Gremien und Arbeitskreisen, die sich jeweils dedizierten Themen widmen, der Fall. Die Aufgabe von Verbänden ist es also unter anderem, Wissen, respektive Informationen zu sammeln bzw. zu produzieren und diese den Mitgliedern effizient nutzbar zu machen. Verbände stellen somit das ideale Umfeld dar, um Wissensmanagement effektiv anzuwenden.
Das Erzeugen, Aggregieren und Verteilen von Wissen erfolgt in der Verbandsarbeit hauptsächlich in Form von
- Dokumenten (Korrespondenz, Berichte, Veröffentlichungen, Forschungsergebnisse, Normen) und
- Veranstaltungen (Sitzungen, Seminare, Kongresse).
Das Informationsmanagement ist in den Verbänden meist zweigeteilt: In einen Verbands-internen Bereich für die Geschäftsstellen und in einen externen Bereich (typischerweise Internet / Extranet, Content-Management) für die Mitglieder und die allgemeine Öffentlichkeit.
Klassische kostenintensive Situation in Verbänden: heterogene und redundante Datenhaltung
In dem externen Bereich werden Informationen angeboten, die auch schon in dem internen Bereich existieren. Die Informationen des externen Bereichs müssen in der Regel jedoch manuell (z.B. über ein Redaktionssystem) gepflegt werden, um sie den Mitgliedern über das Internet nutzbar zu machen.
Die Arbeitsprozesse in einer Geschäftsstelle konzentrieren sich auf das Verwalten der Mitgliederdaten, die Koordination von Arbeitskreisen und Gremien mit Sitzungen und Seminaren sowie das Versenden von Informationen an die unterschiedlichen Verteiler. Die Informationen sind dabei typischerweise über verschiedene Systeme (Datenbanken, Dateien) verteilt, obwohl diese eigentlich gemeinsam einen Kontext bilden und daher zusammengehören.
In einer „heterogenen Systemlandschaft“ kann ein solcher Kontext nur sehr aufwändig abgebildet werden. So haben die meisten Verbände eine Datenbank, in der Mitglieder-Daten verwaltet werden. Zusätzlich gibt es weitere Datenbanken oder Listen, in denen Veranstaltungen, Arbeitskreise, Literaturlisten oder auch die Finanzen getrennt verwaltet werden. Die getrennte Verarbeitung der Daten führt zwangsläufig zu folgenden Problemen, die zusätzliche Kosten verursachen:
- Daten-Redundanz
Informationen müssen an verschiedenen Stellen doppelt oder mehrfach gepflegt werden. Davon sind hauptsächlich Adress-Listen oder Listen mit Personen- und Termin-Daten betroffen. Gerade Kontaktdaten sind oft mehrfach im System enthalten und werden bei Änderungen typischerweise nur an einer Stelle aktualisiert, wodurch Dubletten mit unterschiedlichen Inhalten entstehen.
- Daten-Fehler
Die manuelle Pflege und Verteilung von Informationen birgt immer Fehlerrisiken, die bei dem manuellen Kopieren oder Eingeben entstehen können. Die Fehler müssen korrigiert werden oder sie pflanzen sich „natürlich“ fort und sorgen für Folgeprobleme (beispielsweise unterschiedliche Wissensstände bei den Beteiligten).
- Aktualität
Dort wo Daten separat manuell gepflegt werden müssen, entsteht automatisch ein Mehraufwand. Die ständige Unsicherheit, mit möglicherweise veralteten Daten zu arbeiten zwingt die Mitarbeiter, die Daten vor Gebrauch auf Aktualität überprüfen zu müssen.
Zusätzlich sorgen folgende Umstände für Kosten:
- Technologie-Mix
Je mehr ein IT-System einen Flickenteppich ähnelt, desto teurer ist es bezüglich Software und Verwaltung. Eine IT-Erfahrung besagt, dass jede Schnittstelle teuer in der Anschaffung und in der Pflege ist. Untersuchungen belegen, dass ein System „aus einem Guss“ mit durchschnittlich guten Komponenten insgesamt effizienter ist als eine Mischung einzelner Komponenten, die zu den besten ihrer Kategorie zählen. Erfolgreiche IT-Strategien verfolgen daher das Ziel, Schnittstellen zu reduzieren.
- gedruckte Dokumente
Dokumente werden immer noch in großen Auflagen gedruckt, archiviert und per Post versendet, anstatt diese den Mitgliedern in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Neben den höheren Verarbeitungskosten haben gedruckte Dokumente den großen Nachteil, dass diese nicht effizient recherchierbar („durchsuchbar“) sind. Die Entwicklung der vergangenen Jahre zeigte, dass es das „papierlose Büro“ so schnell nicht geben wird. Das sollte aber kein Grund sein, die Potenziale eines „papierarmen Büros“ zu ignorieren.
Nicht nur im Sinne des Wissensmanagements wird die Arbeit der Wissensarbeiter, also das Sammeln, Archivieren und Verteilen von Informationen durch technologische Hürden und fest verankerte Gewohnheiten in der Produktivität gehemmt.
Dieser Umstand war Ausgangspunkt und Motivation für eine Modernisierung der Forschungsvereinigungen des VDMA mit dem Ziel, die Organisation durch den Einsatz geeigneter IT-Instrumente wirksamer zu machen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem ganzheitlichen Informationsmanagement.
Zum einen werden alle Informationen, die im Kontext des Verbandes verarbeitet werden, in einem System verarbeitet. Hierbei steht vor allem auch die Möglichkeit im Vordergrund, beliebige Dokumente in einem globalen Umfeld sicher zu verwalten. Zum anderen erlaubt es die zugrunde liegende Internet-Technologie, dass nun alle Personen, egal ob lokale Mitarbeiter der Geschäftsstelle, dezentrale Mitglieder des Verbandes oder Mitarbeiter von Gremien auf das gemeinsame System unter Berücksichtigung der jeweiligen Zugriffsrechte Informationen abrufen und verändern können.
Dadurch verschwinden die klassischen Systemgrenzen von internen Mitarbeitern und externen Mitgliedern zu Gunsten eines reibungslosen und transparenten Informationsflusses.
Ganzheitliches Informationsmanagement mit „elektronischen Akten“
Das Ziel ist die „Elektronische Akte“. Dabei werden den Benutzern entsprechend Ihrer Benutzerrollen alle Informationen zu einem Kontext oder einem Vorgang angezeigt.
Ein Kontext wird beispielsweise durch einen Arbeitskreis gebildet. Diesem sind bestimmte Mitglieder zugeordnet; es werden Arbeitstreffen (also Termine) organisiert, eigene Dokumente erzeugt und wieder verteilt und vielleicht auch eigene Projekte durchführt, in deren Rahmen Aufgaben zu erledigen sind. In einem Kontext werden also unterschiedliche Informationen in einen sinnvollen Zusammenhang gebracht.
Durch die Vernetzung der Informationen steigt der Mehrwert an Inhalten, weil Zusammenhänge von Informationen nicht erst aufwändig nachvollzogen werden müssen, sondern automatisch aus dem Kontext des Systems gezogen werden können. Der Kontext veredelt bereits vorhandene Informationen, wodurch diese schneller und leichter verstanden werden.
Die Vorteile eines ganzheitlichen Informationsmanagements sind:
- Bildung von Kontext
Die ganzheitliche Darstellung und Verarbeitung von Informationen zu einem bestimmten Kontext fördert die Übersichtlichkeit und gewährleistet ein einfacheres Verständnis der Sachverhalte. Informationen werden dadurch selbsterklärend, was sich nicht nur bei den Mitarbeitern der Geschäftsstellen positiv auswirkt, sondern gar ein Muss ist, wenn nun auch die Mitglieder selbst Zugriff auf die gemeinsamen Daten erhalten sollen.
- Vermeidung redundanter Daten
Alle Benutzer- interne Verbandsmitarbeiter und externe Verbandsmitglieder - greifen auf denselben Datenbestand zu. Doppelte Datenhaltung und —pflege, die durch die klassische Trennung in interne und externe Datenbestände notwendig war, ist bei der ganzheitlichen Informationsverarbeitung nicht mehr notwendig.
- Reduktion von Druck- und Versandkosten durch elektronische Dokumente
Weil Dokumente auch in elektronischer Form verfügbar sind, können Druck- und Versandkosten eingespart und den Mitgliedern gleichzeitig ein Mehrwert in Form effizienter Recherche-Möglichkeiten geboten werden. Auch bei den Dokumenten werden die Zugriffsrechte überprüft.
- Aktualität durch Echtzeitdaten und automatische Benachrichtigung
Da es nur noch einen Datenbestand gibt, sind alle Änderungen in den Daten oder Dokumenten sofort allen Benutzern ersichtlich, unterschiedliche Informationsniveaus werden vermieden. Zusätzlich können sich die Benutzer individuell und automatisch über Änderungen und Aktualisierungen informieren lassen.
Die zugrunde liegende Internet-Technologie bringt zusätzliche Vorteile mit sich:
- Plattformunabhängigkeit
Der Zugriff auf die Daten erfolgt über einen Standard-Internetbrowser. Hierbei spielt es keine Rolle, unter welchem Betriebssystem aktuell oder in Zukunft (!) gearbeitet werden soll. Vorsicht ist angeraten: „Browser-basierte Bedienung“ bedeutet nicht zwangsläufig „Plattformunabhängigkeit“. Es gibt Systeme, die sich über einen Web-Browser bedienen lassen, dabei aber auf Komponenten (wie „Active-X“) zurückgreifen, die ein Microsoft-Betriebssystem und einen Microsoft-Browser voraussetzen. Aufgrund der anhaltenden Sicherheitsprobleme werden solche Komponenten in Unternehmen zunehmend gesperrt oder alternative Browser eingesetzt.
- Mobilität
Die Informationen können über das Internet jederzeit von überall aus abgerufen werden. Die Auswertung von System-Logs lässt einen wachsenden Trend der Nutzung außerhalb der üblichen Geschäftszeiten erkennen.
Das neue System bei den Forschungsvereinigungen des VDMA wurde auf Basis von ProMeta realisiert. Es ist vollständig internet-basiert, so dass sämtliche Zugriffe jederzeit und von überall durch einen Standard-Webbrowser erfolgen können. Es ist nun ein knappes Jahr in Betrieb und das Echo ist positiv. Die Nutzung steigt auch außerhalb der üblichen Bürozeiten weiter an. Das System wird damit den wachsenden Anforderungen an Flexibilität und Individualität gerecht.
Der persönliche Nutzen, in großen elektronischen Dokumentenbeständen effizient und zielgerichtet recherchieren und Arbeitsergebnisse zentral verwalten zu können, lässt Mitarbeiter immer mehr auf den Papierkram verzichten.
Tipps: Wie die Kosten beim Informationsmanagement gesenkt werden können
- Mehr elektronische Medien nutzen
Verstärkte Nutzung elektronischer Medien (eMail) und elektronische Verarbeitung von Dokumenten. Das reduziert die Kosten für die Erstellung und die Verteilung gedruckter Informationen, gerade bei umfangreichen Berichten, die erfahrungsgemäß nur selten gelesen werden. Dokumente sollten grundsätzlich nicht mehr pauschal verteilt werden, sondern an einem zentralen Ort für alle jederzeit erreichbar (unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte) abgelegt werden. Dies ist auch die Basis für ein Mehrwert-Angebot der Mitglieder, die in dem zentralen Dokumentenbestand jederzeit effizient und bedarfsgerecht recherchieren können.
- Doppelt-gemoppelt vermeiden
Doppelte Datenhaltung erzeugt immer einen Mehraufwand an Pflege und ein erhöhtes Fehlerpotenzial. Informationen, die Mitgliedern im Internet angeboten werden, sollten nicht manuell eingepflegt werden müssen, sondern automatisch aus den bereits vorhandenen Daten extrahiert werden. Terminlisten, Veranstaltungsdaten oder Literaturlisten sind Informationen, die in der Geschäftsstelle typischerweise in elektronischer Form verwaltet werden und im Internet zusätzlich manuell gepflegt werden.
- Dezentrale Aktualisierung
Die Pflege der Mitglieder-Daten ist aufwändig. Mitglieder sollten ihre Stammdaten in begrenztem Umfang durch das Internet selbst pflegen können. Kommerzielle und nicht-kommerzielle Online-Anbieter (Shops, Auktionen, Reise-Buchung, Telekom, E-Government etc.) nutzen dieses Prinzip erfolgreich, um Verwaltungskosten einzusparen.
