Immer mehr Unternehmen sehen ein riesiges Einsparpotential bei den Reisekosten. Genau hier setzt der 1974 in Hamburg gegründete Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) an. Und der bisherige Erfolg bestätigt die Strategie des Verbandes, was auch durch die wachsende Mitgliederzahl belegt wird, die von 1999 bis heute um rund 30 Prozent gestiegen ist.
Allein die heutigen 400 Mitglieder des Verbands repräsentieren einen Geschäftsreiseumsatz in Deutschland von rund acht Milliarden Euro. Mit einem äuserst vielfältigen Instrumentarium arbeitet der VDR erfolgreich dafür, die Rahmenbedingungen für Geschäftsreisende zu optimieren – von den Kosten über die Sicherheit bis zur komfortablen Abwicklung. Das Potential für neue Mitglieder ist hoch, denn das geschätzte Gesamtvolumen aller Reisekosten der deutschen Wirtschaft wird auf jährlich rund 75 Milliarden Euro geschätzt.
Kreative Ideen für potente Interessenvertretung
„Der starke Mitgliederzuwachs der vergangenen Jahre ist Ausdruck des Willens in der Wirtschaft, bei Geschäftsreisen Kosten zu sparen“, so Michael Kirnberger, Präsident des VDR. Und weiter: „Wer Kosten sparen will, muss dies an der richtigen Stelle tun. Unsere Mitglieder erfahren vom VDR die besten und neuesten Methoden dazu“.
Als wichtigste Kommunikationsform sieht der Verband den kontinuierlichen Dialog - mit seinen Mitgliedern, Anbietern von Reiseleistungen im Geschäftsreiseverkehr, Behörden, Regierung und Verbänden. Bei allen Aktivitäten steht die Interessenvertretung der Mitglieder auf nationaler und internationaler Ebene im Vordergrund. Durch Lobbyarbeit, Weiterbildungsmaßnahmen und intensive Öffentlichkeitsarbeit zielt der VDR auf eine Professionalisierung des Reisemanagements und die Schaffung immer professionellerer Methoden, Geschäftsreisen zu optimieren. Die Voraussetzungen für diese Aufgabe sind ausgezeichnet, denn alle großen Luftverkehrsgesellschaften, Hotelketten, Autovermieter, die Deutsche Bahn AG und andere Dienstleister des Geschäftsreiseverkehrs sind dem Verband angeschlossen.
Intensive Lobbyarbeit
Ein wesentlicher Schwerpunkt der Lobbyarbeit sind politische Initiativen. Mit hohem Einsatz und Engagement nahm der Verband hier bereits entscheidend Einfluss und stellte zentrale Weichen für eine Politik im Sinne der Mitglieder. So traf sich VDR-Präsident Kirnberger im Februar 2001 in Berlin mit Ernst Hinsken, MdB und Vorsitzender des Ausschusses für Tourismus im Deutschen Bundestag, zu einem Gedankenaustausch. Es ging im Wesentlichen um Allianzen im Flugverkehr und den potentiellen Missbrauch von Marktmacht, die steuerlichen Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen in Deutschland und die Probleme bei der Aus- und Weiterbildung im Tourismus. Die Gesprächspartner vereinbarten, den gegenseitigen Kontakt zu pflegen und zu intensivieren.
Einen weiteren Erfolg erzielte der Verband hinsichtlich des mit Wirkung vom 1. April 1999 eingeführten Vorsteuerabzugsverbots bei Reisekosten. Gegen dieses Gesetz hatte der VDR von Beginn an protestiert. Dass es jetzt vom Bundesministerium der Finanzen aufgehoben wurde, geht nicht zuletzt auf die intensive Lobbyarbeit des Verbands zurück. Präsident Kirnberger: „Es ist auch unser Erfolg, dass die Vorsteuer aus den Reisekosten wieder abzugsfähig ist. Wir haben als starke Lobby der Geschäftsreisenden unsere Meinung klar und deutlich gesagt und Widerstand geleistet, da die Neuregelung gegen die 6. EG-Richtlinie zur Harmonisierung der Umsatzsteuer in der EU verstößt. Da wäre ein Kostenschub von 16 Prozent auf die Wirtschaft zugekommen“.
Erfolg durch Know-how
Jedes Unternehmen, in dem viel gereist wird, sollte sich auf einen Experten für Kostenoptimierung stützen können. In der VDR-Akademie – Institut für Geschäftsreisemanagement mit Sitz in Bad Homburg, lernen Travel Manager, wie sie die Geschäftsreisen für die Mitarbeiter ihres Unternehmens so perfekt wie möglich organisieren. Das Institut wurde Ende 1998 gegründet, die Teilnehmer kommen aus ganz Deutschland sowie aus deutschsprachigen Anrainerstaaten. Klassiker des Ausbildungsangebots sind die Weiterbildung zum Certified Travel Manager (CTM) sowie Intensivseminare zur Vertiefung von Fachwissen. Zum Studienkonzept gehören Informationen über die aktuellen Entwicklungen im Travel Management wie die Vermittlung einer Vielzahl praktisch anwendbarer Tipps.
Der Fachstudiengang CTM will das Travel Management zu einer eigenständigen und gewinnbringenden Managementfunktion im Unternehmen machen. Die Teilnehmer lernen, kostengünstig und gleichzeitig qualitativ hochwertig einzukaufen und trainieren die Zusammenarbeit mit Leistungsanbietern sowie die Reduzierung der Prozesskosten durch effiziente Buchungs- und Arbeitsabläufe. Bisher haben mehr als 60 Teilnehmer die Ausbildung zum CTM erfolgreich absolviert. Sie werden ihre Unternehmen als Dienstleister in einer Wertschöpfungskette wirkungsvoll unterstützen. Zu ihren komplexen Aufgaben zählen, neben dem intelligenten Einkauf von Reiseleistungen, vor allem die Umsatzsteuerung und das Prozessmanagement. Qualität und Sicherheit der Reiseleistungen sind dabei genauso wichtig wie ein flexibler Service und ein quantifizierbarer wirtschaftlicher Nutzen.
Ganz neu sind darüber hinaus Weiterbildungsangebote für Mitarbeiter in Reisebüros. Das Ziel: Unternehmen und Reisebüros sollen die gleiche Sprache sprechen. Mitarbeiter der Reisebüros erfahren in den Schulungen, wo die Anforderungen der Unternehmen liegen, und lernen praxisnahe Lösungen aus der Sicht der Wirtschaft kennen.
Serviceleistungen, die es in sich haben
Neben Dialog, Lobbyarbeit und Weiterbildung bietet der VDR seinen Mitgliedern natürlich auch vielfältige Serviceleistungen, die Geschäftsreisen angenehmer und preiswerter machen. So freut sich jeder Geschäftsreisende nach einem harten Arbeitstag auf eine entspannte Nacht. Sei es in einem 5-Sterne-Hotel oder in einem einfachen Landgasthof. Bisher war es oft schwierig, eine geeignete Unterkunft zu finden. Seit Jahren suchen Unternehmen nach einem Kriterium, das Planungssicherheit bei der Buchung der Hotels schafft. Der VDR bietet jetzt mit seinem eigenen System, dem VDR-Certified Hotel, einen Zertifizierungsstandard, auf den sich Geschäftsreisende wirklich verlassen können. Unabhängige Experten, die selbst mindestens 100 Nächte pro Jahr in Hotels und Pensionen verbringen, prüfen die Quartiere auf ihre spezielle Eignung. Bisher haben rund 200 Hotels das VDR-Gütesiegel erhalten. Und immer mehr, auch kleinere Hotels, erkundigen sich nach der Zertifizierung. Die Reaktionen aus der Branche sind durchweg positiv. Tenor: Die Zertifizierung schafft mehr Transparenz bei der Buchung, Hotels lassen sich auf der Basis der Zertifizierung „blind“ buchen.
Weitere Serviceleistungen sind Konsolidierungsprogramme zur Senkung von Reisekosten. So erhalten Mitglieder bei Flügen bis zu 40 Prozent Provisionserstattung, eine Ermäßigung bei Mietwagen bis zu 50 Prozent, bis zu 20 Prozent Ermäßigung in der Telekommunikation sowie bis zu 40 Prozent Ermäßigung auf Fachpublikationen oder ein Gratis-Abo.
„Wir haben das Geschäftsreisemanagement erst professionalisiert!“
Verbändereport-Interview mit dem VDR-Präsidenten Michael Kirnberger
Verbändereport:
Herr Kirnberger, welche neuen Entwicklungen hat Ihr Verband in den letzten Jahren angestoßen?
Kirnberger:
Einige! So haben wir diverse Konsolidierungsprogramme im Bereich Flug und Mietwagen durch die 1995 gegründete VDR-Service GmbH ins Leben gerufen. Seit 1997 sind wir mit einem umfassenden Internet-Auftritt im Netz und haben im Jahr 1999 die VDR Akademie mit umfangreichen Ausbildungsprogrammen zur beruflichen Weiterbildung und Qualifizierung geschaffen. Darüber hinaus suchen wir zunehmend die Kooperation mit Partner-Verbänden aus der Branche. Seit 2000 sind wir Mitglied im Bundesverband der Deutschen Tourismuswirtschaft e.V. (BTW) und seit Januar 2002 Mitglied im Gesprächskreis Tourismusindustrie des Bundesverbands der Deutschen Industrie (BDI). Darüber hinaus kooperieren wir eng mit dem Deutsche Reisebüro und Reiseveranstalter Verband (DRV).
Verbändereport:
Was erreichen Sie durch die Kooperationen mit den von Ihnen genannten Partnerverbänden?
Kirnberger:
Der VDR als der Verband für Geschäftsreisen kann sich optimal in den Gesprächskreis Tourismusindustrie einbringen. Denn unsere Organisation beschäftigt sich ja mit beiden Aspekten: dem Business und der Reise. Wir freuen uns darauf, bei dem hochkarätig besetzen Gremium des Gesprächskreises Tourismusindustrie mitzuarbeiten. Unser Interesse gilt zunächst den Bereichen Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen, Steuern, Ausbau der Infrastruktur, Verbesserung der Flugsicherung, Erhalt der Mobilität, Sicherheit auf Reisen und Abbau von Handelsbeschränkungen. Ich sehe hier ein großes, notwendiges Optimierungspotential.
Mit dem DRV haben wir ganz konkrete gemeinsame Maßnahmen vereinbart. Zunächst haben wir uns gegenseitig in die Reihen unserer Mitglieder aufgenommen und damit unsere jahrelange Distanz und Sprachlosigkeit überwunden. Gemeinsam werden wir uns unter anderem mit der Standardisierung von Ausschreibungsunterlagen für die Vergabe von Firmenreise-Etats an Reisebüros beschäftigen, da vereinfachte Verfahren schließlich allen zugute kommen.
Ein weiteres wichtiges Thema haben wir gemeinsam mit der Austrian Business Travel Association (ABTA) in Angriff genommen. Wir wenden uns entschieden gegen die Marktbeherrschung durch große Fluggesellschaften, da hierdurch Nachteile für Geschäftsreisende entstehen. So zahlt ein Urlauber für einen Flug nach Florida deutlich weniger als ein Geschäftsreisender für einen Flug von Hamburg nach Wien. Das kann nicht sein! Die Geschäftsreisenden können und wollen nicht weiterhin Sondertarife mitfinanzieren. Ich denke, wir haben hier einen entscheidenden Prozess innerhalb der EU-Wettbewerbskommission angestoßen.
Verbändereport:
Welchen Stellenwert hat für Sie das Thema Sicherheit auf Reisen?
Kirnberger:
Das ist für uns ein ganz zentrales Thema, gerade nach den Terroranschlägen in Amerika. Alle Signale aus der Wirtschaft bekräftigen uns in der Überzeugung, dass die Sicherheit der Menschen weiterhin allerhöchste Priorität hat, um Gefährdungen zu vermeiden. Wir unterstützen alle vernünftigen Maßnahmen, die die Sicherheit der Reisenden und der Dienstleister von Reiseleistungen erhöht. Wir plädieren grundsätzlich für mehr Sicherheit mit Augenmaß. Der Kampf gegen den Terror muss auf dem Boden, nicht in der Luft gewonnen werden. Die Reisebranche kann nicht das Versagen der Politik kompensieren. Wir fordern die Einrichtung von Gremien, in denen auch die Erfahrungen der Geschäftsreisenden gefragt sind.
Verbändereport:
Wird das voranschreitende Zusammenwachsen Europas einen Einfluss auf Ihre Arbeit haben?
Kirnberger:
Ganz sicher wird es im Verkehr innerhalb Europas zu einer verstärkten Harmonisierung der einzelnen Verkehrsträger kommen, was sich wiederum mehrheitlich zum Vorteil für die Mobilität des Geschäftsreisenden auswirken wird. Und es wird zu verstärkten Kontrollen durch die EU Kommission kommen, wenn – auch verdeckte - marktbeherrschende Vorgehensweisen von Verkehrsträgern auftreten. Dies wird sich sicherlich zum Vorteil für die Kostenstruktur im Geschäftsreiseverkehr auswirken.
Verbändereport:
Welche Trends prognostizieren Sie für den Markt der Geschäftsreisen in der Zukunft und wie wird Ihr Verband darauf reagieren?
Kirnberger:
Geschäftsreisen werden zunehmend kurzfristiger geplant, die Gesamtzahl der Geschäftsreisetransaktionen wird größer werden, bedingt durch den globalisierten Markt, die Kosten für Geschäftsreisen werden kontinuierlich steigen. Diesem Trend Rechnung tragend, wird der VDR alles daran setzen, die Travel Manager in den Unternehmen mit den notwendigen Handwerkszeugen auszustatten, damit die Kosten für Geschäftsreisen nicht explodieren.
VR: Das Gesamtvolumen aller Reisekosten der deutschen Wirtschaft wird auf jährlich über 75 Milliarden Euro geschätzt, Ihre Mitglieder repräsentieren ein Volumen von rund acht Milliarden Euro. Wollen Sie weitere Mitglieder gewinnen und wenn ja, wie gehen Sie da vor?
Kirnberger: Wir verfolgen seit Jahren ein qualitatives wie quantitatives Mitgliederwachstum. An dieser Vorgehensweise halten wir fest. Von der Notwendigkeit einer Mitgliedschaft überzeugen wir potentielle Neumitglieder mit entsprechenden Voraussetzungen durch professionelle Verbandsarbeit und Verbandsleistungen. Voraussetzung für eine Mitgliedschaft im VDR ist die Existenz oder die geplante Einrichtung eines professionellen Travel Managements im Unternehmen – und alleine das verstehen wir unter „qualitativ“. Daher wird sich die zukünftige Mitgliederzahl im VDR auch in einem Rahmen von unter 1000 Mitgliedsunternehmen bewegen. Die vielen Kleinstunternehmen werden sicherlich nicht den Weg zum VDR finden. Also, kein „Wachstum um jeden Preis“!
