Fachmagazin
für die Führungskräfte der Verbände

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Fachmagazin für die Führungskräfte der Verbände

Postversand einfacher und schneller

Verbandskorrespondenz mit der E-Post

Verbändereport 02|2014, am 03.03.2014

Posteingang, Postverteilung und Postausgang sind noch immer die klassischen Aufgaben einer Poststelle. Während in kleineren Organisationen die Tagespost in der Regel im Sekretariat mit vertretbarem Aufwand erledigt wird, stehen in größeren Organisationen eigene Mitarbeiter für die hausinterne Poststelle bereit. Verbände bilden dabei keine Ausnahme. Im Gegenteil: die Kommunikation mit den Mitgliedern gehört zu den Grundlagen der Verbandsarbeit. Kommunikationswege zu verschlanken hilft daher beim Kostensparen.

Die Arbeitsabläufe in allen Poststellen von Verbänden ähneln sich: Die zugestellte Briefpost wird häufig von Hand sortiert, geöffnet, gestempelt und in die jeweiligen Ablagefächer gelegt. Nur in sehr großen Verbänden erfolgt dieser Prozess automatisiert. Gleiches gilt für die ausgehende Post: Ebenfalls händisch wird ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und verschickt. Der gesamte Ablauf ist kosten- und arbeitsintensiv. Und das bei mehr als 6,4 Milliarden Geschäftsbriefen, die die Deutsche Post im vergangenen Jahr beförderte. Besonders große Sendungsmengen binden personelle und finanzielle Ressourcen. Verbände und Unternehmen begegnen dieser Herausforderung, indem sie ihre Poststellen variabel mit Mitarbeitern besetzen – von wenigen Kollegen bis hin zu ganzen Abteilungen. Was aus Kostengesichtspunkten noch vertretbar erscheint, bedeutet auf prozessualer Ebene eine Belastung der Verbandsarbeit. Für den Massenversand von Mailings beispielsweise müssen Organisationen schon knappe personelle Ressourcen umschichten und Mitarbeiter gegebenenfalls kurzfristig anlernen. Abhilfe schaffen hier digitale Versandlösungen, denn sie entlasten Verbände. Dabei eingesparte Gelder können an anderer Stelle, beispielsweise in der Ausstattung mit Betriebsmitteln, eingesetzt werden.

Unter dem Namen „E-Post“ hat die Deutsche Post ein vielfältiges Angebot von Services für Unternehmen und Organisationen sowie Privatkunden geschaffen. Diese helfen, papierbasierte Abläufe in der täglichen Korrespondenz zu verschlanken und dabei Einsparpotenziale zu erkennen. Verbände können mit der E-Post Kosten und Aufwand senken. Sie unterstützt Organisationen jeder Größenordnung bei der Digitalisierung ihrer Kommunikationsströme und der Reduzierung von Prozesskosten. Bei Verbänden mit kleineren Versandmengen bildet das E-Post-Portal eine Art Kommunikationszentrale für den Versand elektronischer Briefe und für die Nutzung von Mehrwertdienstleistungen. Zusammen mit einer eigenen E-Postbrief-Adresse richtet die Deutsche Post elektronische Postfächer für bis zu 10 Mitarbeiter ein – ausreichend für kleinere Verbände und Vereine. Größere Organisationen profitieren von speziellen Hardware-Lösungen für den Versand  digitaler Briefe, wie beispielsweise der E-Postbusiness Box.

Prozesse verschlanken

Rechnungen, Verträge, Bestell- und Lieferscheine, Einzel- oder Serienbriefe – die Verbandsarbeit ist geprägt von unterschiedlichen Arten der Korrespondenz. Ein Teil davon erfolgt naturgemäß per E-Mail. Das ist für den Mitarbeiter komfortabel, aber alles andere als sicher. Gerade für die betriebswirtschaftlich relevante Korrespondenz ist diese Form der Kommunikation daher bedenklich. Für den Versand von Verträgen oder Rechnungen weicht der Mitarbeiter häufig auf den Postversand aus, was allerdings einen Medienbruch zwischen der elektronischen Verarbeitung im PC und dem physischen Brief bedeutet. Eine Alternative bietet die Deutsche Post mit dem E-Postbrief als zentralen Teil der E-Post. Dieser elektronische Brief eröffnet dem Verband einen sicheren digitalen Postweg. Verfügt der Empfänger über eine E-Postbrief-Adresse, wird der Brief digital zugestellt. Ansonsten druckt die Deutsche Post den elektronisch versendeten Brief aus, kuvertiert ihn und liefert ihn wie gewohnt durch den Zusteller aus. Durch den E-Postbrief erreichen Verbände ihre Mitglieder und Geschäftspartner sicher, schnell, automatisiert und in gewohnter Qualität. Der Vorteil: Der Mitarbeiter in der Geschäftsstelle muss sich nicht länger selbst um den eigentlichen Postversand kümmern, sondern gewinnt Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Erfolgreicher Einsatz im Verbandswesen

Der Einsatz des E-Postbriefs im Verband der Vereine Creditreform e.V. zeigt das  Potenzial der E-Post für effizientere Abläufe in der Verbandskorrespondenz. Die Organisation stellt mittelständischen Unternehmen ein Instrumentarium von Dienstleistungen zur Verfügung, die zur gezielten Risikoidentifikation und -steuerung eingesetzt werden. Die Vereine Creditreform sind zum großen Teil seit weit über hundert Jahren zuverlässiger und vertrauensvoller Partner von Unternehmen. Diese Attribute gelten besonders auch für die Kommunikationsabläufe. Denn die Daten, die zwischen Unternehmen und Creditreform fließen, sind nicht selten hochsensibel. Das macht die Kommunikation aber auch oftmals langsamer, denn die E-Mail als schnelles Mittel zur Nachrichtenübermittlung fällt praktisch aus – bietet sie doch nicht die gewünschte Sicherheit. Der E-Postbrief beseitigt diese Probleme: Er ist digital – also schnell und bequem –, aber dennoch gleichzeitig sicher. Umfangreiche Verschlüsselungsmaßnahmen schützen seinen Inhalt. Niemand außer Sender und Empfänger kann die Daten lesen; zudem kann sich der Empfänger sicher sein, dass der Inhalt seit dem Absenden nicht manipuliert wurde. Zertifikate der TÜV Nord Gruppe und des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bescheinigen dem E-Postbrief die Einhaltung höchster Qualitäts- und Datenschutz-Standards.

Nicht zuletzt aus diesem Grund nutzen die 130 Gesellschaften von Creditreform bereits seit Juli 2012 den E-Postbrief für einen sicheren und vertraulichen Dialog mit ihren mehr als 165.000 Mitgliedern. Jährlich werden so circa eine Million Sendungen verschickt. Per E-Postbrief tauschen die Vereine vertrauliche Bonitätsauskünfte mit ihren Mitgliedern aus. Der Verband und seine Mitglieder profitieren dadurch gleichermaßen: Durch den digitalen Posteingang fallen geringere Prozesskosten an. Die Geschäftskunden der Vereine wiederum können sich auf eine vertrauliche Behandlung sensibler Kundendaten verlassen und haben die Möglichkeit, elektronisch zugesandte Selbstauskünfte sicher zu archivieren. Bernd Bütow, Geschäftsführer des Verbandes der Vereine Creditreform e.V., sagt daher: „Der E-Postbrief entspricht mit seinen Leistungen und Sicherheitsattributen genau unseren Anforderungen. Nun steht uns ein sicherer und vertrauenswürdiger Weg für den Versand vertraulicher Daten zur Verfügung.“

Größere Sendungsmengen per Business Box

Für Sendungsvolumina ab 400 Briefen pro Monat lohnt sich die Anschaffung einer E-Postbusiness Box. Sie erweitert die physische Poststelle und wickelt alle Schritte im Versandprozess elektronisch ab. Sie ist einfach installiert und lässt sich ohne tiefere IT-Kenntnisse verwalten. Die Business Box integriert sich nahtlos in das firmenseitige Betriebssystem und vereinfacht die Prozesse im Postausgang und -eingang. Mitarbeitern wird ihr eigenes elektronisches Postfach zur Verfügung gestellt, in das sie ihre E-Postbriefe erhalten und aus dem heraus sie digital ihre Korrespondenz mit einem Klick versenden. Ein Administrator hat die Möglichkeit, die Box umfassend zu konfigurieren und so dem Sendungsbedarf eines Verbandes anzupassen. Beispielsweise  gestaltet er die Prozessabläufe beim Versand und kann E-Postbriefe, die keinem Mitarbeiter zugeordnet sind, an die richtigen Stellen in der Organisation weiterleiten.

Damit Vertrauliches auch vertraulich bleibt, bietet die Box höchste Sicherheit durch moderne Verschlüsselungstechnologien sowie Nutzungssicherheit durch Postident-Prozesse und eine Arbeitsplatzerkennung. Der Versand eines Briefs ist dabei nicht weiter als ein paar Mausklicks entfernt: Mitarbeiter erstellen wie gewohnt ein Anschreiben, eine Rechnung oder ein Mailing an ihre Geschäftspartner. Sofern erforderlich, können Dokumente mit Anhängen im PDF-Format versandt werden. Anstatt den Brief wie gewohnt auszudrucken, zu kuvertieren und in die hausinterne Poststelle zu geben, wählt ein Mitarbeiter im nächsten Schritt in seinem Druckmenü „E-Postbusiness Box“ aus und bestimmt den Versandweg. Die Box übernimmt die digitale oder – falls der Empfänger über keine E-Postbrief-Adresse verfügt – postalische Zustellung. Durch den digitalen Workflow spart der Mitarbeiter Zeit, optimiert seine Arbeitsprozesse, reduziert Kosten und verfügt darüber hinaus jederzeit über den Status seiner Korrespondenz, kann also Briefe freigeben, stornieren oder löschen.

Effizienteres Arbeiten mit digitalen Rechnungsprozessen

Der besondere Charme der E-Post liegt in funktionalen Erweiterungen, die helfen, Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Ein großer Hebel für solche Effizienzsteigerungen liegt in einer durchgängigen elektronischen Weiterverarbeitung von Rechnungen. Schon heute ist es möglich, diese automatisiert per E-Postbrief zu erhalten und zu versenden. Die elektronische Abwicklung umfasst dabei nicht nur die digitale Übermittlung, sondern den gesamten Prozess des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen einem Verband und seinen Geschäftspartnern oder Mitgliedern.

Beide Seiten profitieren dabei von digitalen Prozessen. Durch den Wegfall von Medienbrüchen spart ein Verband Zeit und Kosten – Rechnungen werden schneller beglichen und die Anzahl der Mahnläufe sinkt. Der Rechnungsempfänger wiederum spart Zeit, indem er eine Faktur erhält, die vollständig ausgefüllt in wenigen Schritten beglichen oder – ebenso einfach – in ein Buchhaltungssystem übernommen wird. 

Ein Beispiel: Erhalten Verbandsmitglieder ihre Jahresrechnung per E-Postbrief, können sie sie sicher und mit wenigen Klicks direkt in ihrem E-Post-Portal bezahlen. Alle Rechnungsdaten werden automatisch fehlerfrei vorausgefüllt. Der Wegfall manueller Arbeitsschritte bedeutet Zeitersparnis – beispielsweise der Ausdruck von Rechnungen oder das Übertragen von IBAN-Rechnungsdaten auf Überweisungsträger oder im üblichen Onlinebanking.

Nie wieder zeitraubende Handarbeit

Auch wenn in naher Zukunft physische Postfächer nicht völlig aus dem Unternehmensbild verschwinden werden, wird ihre Relevanz abnehmen. Mit der E-Post gehört eine aufwendige Ressourcenbindung für den physischen Postversand bald der Vergangenheit an, denn das Gespann aus E-Postbusiness Box und E-Postbrief ersetzt diese Vorgänge durch effiziente, schnelle und papierlose Prozesse. Da Kapazitätsengpässe bei großen Sendungsvolumina damit passé sind, werden Mitarbeiter der Poststelle spürbar entlastet. Sie erhalten zudem die Möglichkeit, sich wertschöpfenden Aufgaben in der Organisation zuzuwenden, wie beispielsweise der Optimierung der Unterlagen für die Ansprache der Mitglieder oder potenzieller Geschäftspartner. Zudem lassen sich durch die günstigen Druck- und Versandmöglichkeiten sowie verkürzte, digitale Prozesse erhebliche Einsparungspotenziale erzielen.    

 

E-Postbusiness Box: Vorteile auf einen Blick

Vereinfachung:

  • Versand von Unternehmenskorrespondenz direkt vom Arbeitsplatz aus
  • Einfache Bedienung aus der gewohnten Software und in gewohnten Prozessen
  • Schnelle Implementierung durch Plug & Play
  • Unkomplizierte Abwicklung Ihrer Korrespondenz über das E-Post-System

Kostenminimierung:

  • Digitalisierung der Ein- und Ausgangspost
  • Günstige Druck- und Versandmöglichkeiten
  • Weniger manuelle Prozesse durch vereinfachten, digitalen Workflow

Mehr Sicherheit:

  • Sicherer physischer und digitaler Versand von Einzel- und Serienbriefen
  • Durchgängige Datensicherheit in der Verarbeitung
  • Nutzungssicherheit durch den E-Post-Ident-Prozess und Arbeitsplatzerkennung

Förderprogramm exklusiv für Verbände!

Die Deutsche Post bietet im Rahmen eines begrenzten Förderprogrammes zur Einführung der E-Postbox exklusiv den Leserinnen und Lesern des Verbändereport und den Mitgliedern der DGVM ein attraktives Kooperationsangebot.

Ihr persönlicher Ansprechpartner beantwortet gerne Ihre Fragen zum E-Postbrief, der E-Postbusiness Box, zur elektronischen Zahlungsfunktion und zu weiteren Produkten aus der E-Post-Familie. Sie erreichen ihn:

Roland Schreiber-Sichelschmidt
Geschäftsbereich Gewerbekunden - Leiter Vertriebsmanagement Verbände und Handel
Deutsche Post AG, Fritz-Schäffer-Straße 7-9, 53113 Bonn
Telefon                (02 28) 18 2-15410
Mobil                   (01 71) 30 80 849              

E-POSTBRIEF Adresse:    roland.schreiber-sichelschmidt@deutschepost.epost.de
E-Mail:                                Roland.Schreiber-Sichelschmidt@DeutschePost.de
                                           oder über das Kontaktformular auf www.direktmarketingcenter.de/kontakt

© 2014 Verbändereport
Erschienen im Verbändereport 02|2014, am 03.03.2014
Nachdruck - auch auszugsweise - nur mit Genehmigung des Verlages