Bereits dreieinhalb Jahre vorher, im Jahr 2014, hatte man mit der Platzierung und Organisation des Kongresses begonnen. „So lange vorher sollte man auch anfangen, damit das bei so großen Veranstaltungen klappt“, meint Daniela Scholz, Director Convention & Event im Estrel Berlin. „Immerhin belegte die Veranstaltung mit Auf- und Abbauzeiten unser gesamtes Congress Center für zwölf komplette Tage“, so Scholz weiter. Gemeinsam mit einer Kollegin leitet sie ein Team von 16 Veranstaltungsmanagern und ist auch nach 22 Jahren im Estrel noch euphorisch, wenn eine Veranstaltung wie diese besonders gut gelingt.
Über 80 Events in fünf Tagen
Doch es waren nicht nur die Größe des Events und der lange Zeitraum, die dem Team um Daniela Scholz viel abgerungen haben. Mit XXL-Events kennt man sich im Estrel aus. Immerhin wirbt das Haus damit, Europas größtes Hotel-, Congress- und Entertainment-Center zu sein. Beim DGB-Bundeskongress kam es aber nicht nur darauf an, die 1.400 angereisten Personen an fünf Veranstaltungstagen gut durchs Programm zu begleiten. Es waren vor allem die vielen verschiedenen Wünsche der unterschiedlichen Gewerkschaften, die eine sehr detaillierte Planung erforderten: „Das war schon eine Herausforderung, hier die Zügel in der Hand zu behalten und den Überblick nicht zu verlieren“, berichtet Scholz. Über 80 Einzel-Veranstaltungen fanden während des Kongresses statt. In sechs großen Themenbereichen haben die Delegierten der acht Mitgliedsgewerkschaften über mehr als 70 Anträge aus dem gesamten gewerkschaftspolitischen Spektrum beraten. Neben den Tagungsräumen benötigte man dafür Büroräume und weitere Räume für Delegiertenvorbesprechungen. Obwohl das Congress Center über insgesamt 25.000 Quadratmeter verfügt, wurden noch Hotelzimmer ausgeräumt, um zusätzliche Veranstaltungsräume zu schaffen.
Dank der prominenten Gäste, zu denen u. a. Bundespräsident Frank-Walter Steinmeier, Bundeskanzlerin Angela Merkel, Bundesfinanzminister Olaf Scholz, Bundesfamilienministerin Franziska Giffey und der Regierende Bürgermeister von Berlin Michael Müller zählten, wurden außerdem sehr hohe Anforderungen an das Sicherheitskonzept des Hauses gestellt. Alle Mitarbeiter, die mit der Veranstaltung in Berührung kamen, wurden polizeilich überprüft. Gemeinsam mit dem BKA, der Polizei und dem Bundespresseamt wurden Wege abgeschritten und Sitzplätze besprochen. Auch der Weg durch Sicherheitsschleusen und Sprengstoffüberprüfungen unmittelbar vor Beginn der Veranstaltung mussten in den Ablauf integriert werden.
Tagen, Schlafen, Feiern
Und natürlich ging es darum, die Teilnehmer rund um die Uhr ansprechend zu beköstigen – eine kulinarische Herausforderung. „Beim DGB wurde ein besonderes Augenmerk auf gute Versorgung gelegt. Alle Gäste sollten sich wohlfühlen. Das setzt ein serviceintensives Catering voraus“, ergänzt Scholz. Und Kirsten Genenger, Abteilungsleiterin für Organisationspolitik, Service und IT beim DGB, ergänzt: „In den Rückmeldungen, die wir nach dem Kongress erhielten, wurden insbesondere das durchgängig sehr gute Essen gelobt und der Fakt, dass man im Estrel Tagen und Schlafen an einem Ort hat, ohne zeitaufwendigen Shuttle.“
Den Stammkunden DGB, der mit dem Bundeskongress nach 2006 und 2010 bereits das dritte Mal im Estrel tagte, wollte man v. a. auch mit dem Rahmenprogramm beeindrucken. Am ersten Abend kamen im Rahmen des DGB-Festes 1.300 Gäste zum Networking zusammen. Die Gäste erwartete eine große Erlebniswelt mit Street-Food-Festival im Showroom, Außenbühne, BBQ-Station und einer Bühne im Estrel Festival Center. Zur Musik der hauseigenen „Stars in Concert“-Band und fünf weiterer Bands, die durch Walking Acts an verschiedenen Stationen für Musik sorgten, konnte bis ein Uhr nachts gefeiert werden. Auch bei dem Parteien- und Fraktionenabend, die zwei Tage später parallel zueinander vor Ort stattfanden, galt es die individuellen Kundenwünsche zu berücksichtigen.
Technische Herausforderungen
Doch personalintensiv gestaltete sich nicht nur der Service. Schon während des Aufbaus waren allein 95 Techniker damit beschäftigt, für die richtige Beleuchtung, Beschallung, Konferenztechnik usw. des Plenums und aller Parallelveranstaltungen zu sorgen, 30 davon sind fest angestellte Mitarbeiter des Estrel-Teams. Während der laufenden Veranstaltung sorgte dann noch eine circa 20-köpfige Operator-Crew dafür, dass alles reibungslos funktionierte. Auch die Abnahmen durch die Ordnungsämter am Tag vor der Veranstaltung bezüglich Rettungswegen und Brandschutz für den Sonderbestuhlungsplan wurden vom Technik-Team des Estrel vorbereitet und eingereicht. Die Sitzordnung in Form einer Arena sollte besonders große Nähe erzeugen. „Selbst die hintersten Positionen saßen in der Convention Hall gefühlt nah dran“, erklärt Kirsten Genenger vom DGB.
Thomas Herzberg, Leiter Veranstaltungstechnik im Estrel Berlin, ist langjähriger Profi und dank der circa 1.800 Inhouse-Veranstaltungen pro Jahr durch wenig zu erschüttern. Doch der DGB-Bundeskongress war nicht nur wegen des hohen Personaleinsatzes kein Schema-F-Job. „Die 35 Meter breite Softedge-Projektion des Bühnenbildes war auch für uns nicht alltäglich. Das war schon sehr, sehr breit. Allein dafür wurden vierzehn Hochleistungsprojektoren benötigt. Aber wirklich außergewöhnlich waren das Vertrauen und die enge Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber. Bereits anderthalb Jahre vor dem Event hat man den Kontakt zur Technik gesucht und um Ratschläge und Empfehlungen gebeten“, erzählt Herzberg. „Beispielsweise unser Hinweis, einen Ablaufregisseur einzubinden, damit dank Regiebuch nichts schiefgeht und wirklich immer die richtigen Bilder von den richtigen Positionen aufgenommen werden, wurde entsprechend umgesetzt. Wir haben wirklich die Chance bekommen, uns in die Veranstaltung einzubringen“, freut sich Herzberg.
Perfekte Rundum-Versorgung
Für Kirsten Genenger war es der erste DGB-Bundeskongress, den sie zu organisieren hatte. Im Vorfeld hat sie sich daher auch andere Veranstaltungen im Estrel angeschaut. Wenn das Team des Estrel Vorschläge machte, hat sie vieles dankbar angenommen. „Das war ein sehr gutes Pingpongspiel, wir waren im ständigen Dialog miteinander. Die Leute vom Veranstaltungsteam haben sich mit viel Herzblut voll und ganz auf unsere Veranstaltung eingelassen“, unterstreicht Genenger. Einen wichtigen Unterschied zu anderen Häusern fand sie auch in den Veranstaltungskoordinatoren, die wirklich rund um die Uhr per Handy erreichbar waren. „Egal ob wir mehr Kaffee brauchten oder etwas irgendwo umgekippt war. Es hat sich immer jemand sofort darum gekümmert. Somit waren wir wirklich nie allein mit der Veranstaltung“, ergänzt Kirsten Genenger.
Diese enge Verzahnung und das Miteinander hebt auch Daniela Scholz hervor: „Es ist schon eher ungewöhnlich, dass man bei einem so großen Kongress so ins Detail geht. Wir haben alles im Vorfeld gemeinsam besprochen – bis zur Serviettenform und kleinen Löffeln. Damit waren wir vom Estrel wirklich Teil der Veranstaltung und konnten auch unseren Fingerabdruck
hinterlassen.“ (KS)
