Start mit papierloser elektronischer Rechnungsabwicklung / BTE Clearing-Center schafft komfortable Lösung für die Modebranche

Aktuell wickeln 1.100 Unternehmen des Mode- und Textileinzelhandels mit über 3.000 Geschäftsstellen ihren elektronischen Datenaustausch (EDI) über das BTE Clearing-Center ab. Monatlich werden über 700.000 EDI-Dateien mit 500 Markenlieferanten der Modebranche übermittelt. Schwerpunkt der genutzten Nachrichten ist dabei der Austausch von Artikelstammdaten, Lieferscheinen und Verkaufsdatenberichten.

Die elektronische Rechnung (EANCOM-Nachricht INVOIC) wird bisher von 265 Modehäusern und 110 Lieferanten genutzt, und zwar parallel zur Papierrechnung, um den Abgleich mit dem Lieferschein zu erleichtern. Der Verzicht auf die Papierrechnung würde auf Seiten von Handel und Industrie nochmals erhebliche Einsparmöglichkeiten generieren. Doch auch das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 vermochte es nicht, die Unsicherheit der Marktteilnehmer hinsichtlich einer steuerlich korrekten Abwicklung vollständig zu beseitigen. Daher kam bislang der "reine" elektronische Rechnungsverkehr - also gänzlich ohne Papierbeleg - noch nicht so richtig in Gang.

Der BTE hat daher eine Lösung entwickelt, die zukünftig eine komfortable elektronische Übermittlung der Rechnung ohne zusätzlichen Papierversand ermöglicht. Zur Sicherheit wurde der Prozess durch eine renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft und positiv testiert. Dabei wurden Datenflüsse, technische Infrastruktur und die verwendeten Formate analysiert und auch die Einhaltung der formalen umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung sichergestellt.

Der Ablauf: Lieferanten legen auf dem sFTP-Server des BTE Clearing-Centers eine INVOIC-Datei ab. Diese wird in eine vom IT-System des Rechnungsempfängers (Händler) verarbeitbare Datei und zusätzlich in eine lesbare pdf.-Rechnungsdatei umgewandelt und diesem zum Abruf auf dem sFTP-Server zur Verfügung gestellt. Zur rechtssicheren Archivierung nach GDPdU erhält der Händler weiterhin eine Protokoll-Datei und die vom Lieferanten gesendete Originaldatei. Zum schnellen Auffinden einzelner Rechnungsdateien im Archiv des Rechnungsempfängers wird zudem eine Index-Datei erstellt, die ebenfalls auf dem sFTP-Server zur Verfügung gestellt wird.

Es gelten folgende Nutzungsbedingungen:

Für Lieferanten:
- Die Rechnungsdateien (INVOIC-Datei) sind gemäß den EANCOM-Formatvorgaben des BTE Clearing-Centers zur Verfügung zu stellen
- Übertragung der INVOIC-Dateien über den sicheren Übertragungsweg sFTP
- Vertragsabschluss mit dem BTE Clearing-Center
- Abschluss einer EDI-Vereinbarung mit dem Einzelhändler
- Freigabe des Lieferanten durch den Einzelhändler


Für Handelsunternehmen:
- Abschluss einer Zusatzvereinbarung zum bestehenden BTE Clearing-Center Vertrag
- Einrichtung des sicheren Übertragungswegs sFTP
- Abschluss einer EDI-Vereinbarung mit dem Lieferanten

Dieser neue BTE-Service unterstützt die Marktpartner bei ihren Bemühungen, den Rechnungsverkehr rein elektronisch durchzuführen und damit Kosten zu senken. Allein auf Lieferantenseite können dadurch Porto-, Papier-, Druck- und Konfektionierungskosten in erheblichem Umfang eingespart werden. Die Gebühren für einen professionellen elektronischen Rechnungsservice liegen dagegen im niedrigen zweistelligen Cent-Bereich.

Als erster Lieferant hat sich Falke in den neuen Rechnungsservice des BTE Clearing-Centers aufgeschaltet. Weitere Lieferanten sind in Vorbereitung. Interessierte Unternehmen erhalten nähere Informationen beim BTE, Gudrun Höck, E-Mail: hoeck@bte.de, Tel. 0221/921509-11.

Hinweis: Allgemeine Informationen zum BTE Clearing-Center sowie eine aktuelle Auflistung der 1.100 teilnehmenden Handelsunternehmen, der integrierten Modelieferanten und der angebundenen Warenwirtschafts-Anbieter sind im Internet unter www.bte-clearing-center.de einsehbar.

Quelle und Kontaktadresse:
Bundesverband des Deutschen Textileinzelhandels e.V. (BTE) Pressestelle An Lyskirchen 14, 50676 Köln Telefon: (0221) 921509-0, Telefax: (0221) 921509-10