Unternehmen zertifizieren nur selten ihr DMS und sind skeptisch vor der Cloud

(Bonn) Die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland, die ein Dokumenten-Management-System im Einsatz haben, nutzen diese in einer Client-Server-Architektur. Dies ist eines der Ergebnisse einer Umfrage des VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Demnach nutzen erst knapp 30 Prozent der Befragten Cloud-basierte DMS-Funktionalitäten. Sicherheitsbedenken sowie offene rechtliche Fragen schrecken viele Anwender vor dem Weg in die Cloud ab. Darüber hinaus zeigt die Befragung des VOI auf, dass lediglich 17 Prozent der Unternehmen ihr DMS zertifiziert haben. Bei zwei Dritteln existiert eine Verfahrensdokumentation für die eingesetzte DMS Lösung, wobei davon aber nur die Hälfte die Dokumentation kontinuierlich aktualisiert. Richtlinien zum Umgang und zur Speicherung von Dokumenten halten rund 40 Prozent unternehmensübergreifend vor, knapp 50 Prozent in einigen Teilbereichen und 15 Prozent gar nicht.

Elektronische Dokumente bilden in vielen Geschäftsprozessen die verbindlichen Objekte des Handelns. Die Qualität ihrer Beweiskraft sowie der Nachweis der Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen (u.a. Datenschutz) sind somit im rechtlichen Klärungsfall von größter Bedeutung.

Um die elektronischen Dokumentenprozesse rechts- und revisionssicher zu gestalten, hat der VOI erstmals im Jahr 2000 die Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen (PK-DML) herausgegeben, die kontinuierlich fortgeschrieben werden. Der aus der Praxis abgeleitete Kriterienkatalog ist in vielen Unternehmen und bei Beratern im Einsatz und dient als Grundlage für eine Verfahrensdokumentation.

Für die Neuauflage, die für den Herbst dieses Jahres geplant ist, hat der VOI eine Befragung durchgeführt, an der sich über 100 Unternehmen beteiligt haben. Dabei sollte die Bereitschaft zum Weg in die Cloud ermittelt werden und wie es um die Dokumentation von DMS-Anwendungen bzw. elektronischen Prozessen bestellt ist.

Ralf Kaspras, Leiter des VOI-Competence Centers "IT Sicherheit & Compliance: "Das Befragungsergebnis lässt vor allem zwei Schlüsse zu: Anbieter cloud-basierter DMS-Lösungen haben noch viel zu tun, um die berechtigten Sicherheitsbedenken vieler Anwender aus dem Weg zu räumen. Und Unternehmen handeln grob fahrlässig, wenn sie es versäumen, ihre dokumentengestützten Prozesse gänzlich ohne Verfahrensdokumentation zu betreiben oder diese nicht aktuell fortzuschreiben."

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(rf)