Der Wirtschaftsrat der CDU e.V. setzt auf eine IT- Komplettlösung, um seine bundesweit rund 11.000 Mitglieder optimal zu betreuen und in seine Arbeit einzubeziehen. Mit dieser zentralen Lösung auf Basis IBM Lotus Notes ist der selbständige, unabhängige unternehmerische Berufsverband mit Sitz in Berlin in der Lage, seine Mitglieder aus allen Bereichen der Wirtschaft gezielt und schnell über aktuelle Aktivitäten zu informieren, ein präzises Management der über 1.300 Veranstaltungen bundesweit im Jahr und ein effektives Mitgliedermanagement sicherzustellen.
Das Mitglieder- und Veranstaltungsmanagement stellt für den in 15 Landesverbänden und 165 Sektionen organisierten Wirtschaftsrat der CDU e.V. eine enorme Herausforderung dar. Das Management und die IT waren sich einig, dass dies nur mit einer voll integrierten Systemlösung optimal zu schaffen ist. Dabei war es wichtig, dass das Ehrenamt sowie alle 100 hauptamtlichen Mitarbeiter den notwendigen Überblick über Verbandsdaten und Aktivitäten haben. Die Bundesgeschäftsführung entschied sich für eine Lösung von Haus Weilgut, bei der alle Mitglieder- und Verbandsinformationen auf einem zentralen Notes-Server bereit stehen. Dadurch ist der Verband in der Lage, seine Aktivitäten gekoppelt an die Mitgliederstammdaten ganz konkret an den Bedürfnissen seiner Mitglieder auszurichten, obwohl diese aus unterschiedlichen Wirtschaftsbereichen stammen und verschiedene Interessen verfolgen. Die Vorstände und alle Management-Ebenen überblicken die aktuelle Verbandssituation anhand umfangreicher Auswertungsmöglichkeiten und Statistiken.
Angepasst an die Verbandsprozesse
Das neue System wurde auf die spezifischen Verbandsprozesse angepasst und stufenweise eingeführt. Dabei war es dem Verband wichtig, keine Effizienzverluste zu erleiden oder gar die Mitgliederzufriedenheit zu gefährden. Dazu mussten von vorneherein alle Funktionen des Systems aufeinander abgestimmt und vollständig in Lotus Notes/Domino integriert sein, dem zentralen Rückgrat für das bundesweite Verbandsmanagement.
Zentrales Mitgliedermanagement
Die Lösung bietet eine verbandsweit einheitliche und komfortable Adress-, Mitglieder- und Beitragsverwaltung und erleichtert die Abwicklung kaufmännischer Prozesse, das Veranstaltungsmanagement, die Mitgliederwerbung, das Statistik- und Management-Informationswesen, die Kommunikation der politischen Botschaften und zielgenaue Umfragen unter den Mitgliedern. Zugriff auf jeweilige Daten hat nur, wer eine Berechtigung besitzt.
Eine eindeutige Mitgliedsnummer erleichtert die Mitglieder- und Beitragsverwaltung und die Zuordnung zu den Landesverbänden oder Sektionen, die in einer Gliederung im System hinterlegt sind. Die Abteilung Mitgliederverwaltung der Bundesgesellschaft führt zentral die Abrechnung der Beiträge, Beitragsänderungen (Stornos, Höher- und Rückstufungen) und das Mahnwesen durch. Rechnungen, Abrechnungen oder Gutschriften generiert die zentrale Buchhaltung automatisiert aus kaufmännischen Prozessen, die als Workflow im System hinterlegt sind.
Effizienteres Veranstaltungsmanagement
Die Information, welches Mitglied zu welcher Veranstaltung angemeldet ist oder teilgenommen hat, ist in den Adressdaten hinterlegt. Die Mitarbeiter überprüfen den Teilnehmerstatus anhand von Statistiken und nutzen Komfortfunktionen wie beispielsweise die automatisierte Erstellung von Teilnehmerlisten und Namensschild-Bedruckung. Die Effizienzsteigerung macht sich bei den mehr als 1.300 Veranstaltungen pro Jahr erheblich bemerkbar.
