Der Einsatz von moderner Informationstechnologie hat sich auf internationaler Kongressebene zu einem unverzichtbaren, funktionalen Erfolgsfaktor entwickelt. Konnte sich die EDV ihren Weg anfangs nur über einige wenige Spezialanwendungen (wie die Registrierungs- und Abrechnungstechnik) in das Kongressgeschäft bahnen, so findet sich heute auf nahezu jedem Kongress eine Vielzahl von Anwendungsgebieten, deren Summe die eigentliche Bedeutung und Dominanz der EDV beschreibt.
„Ich habe hier ein Magazin mit Glas-Dias für meinen Vortrag. Wo kann ich diese denn abgeben?. Dieser Frage oder ähnlichen Problemstellungen wird man als Veranstalter auf einem Fachkongress immer wieder begegnen. Sie zeigt beispielhaft auf, dass das Informationsmanagement im Vorfeld einer zu planenden Veranstaltung ein nicht zu unterschätzendes Risiko darstellt, dessen Tragweite mitunter von der bloßen Irritation einzelner Dozenten bis hin zum Entstehen einer vermeidbaren Missstimmung unter den Vortragenden reicht.
Zugegeben: Die Mehrzahl der Dozenten ist heute gut informiert. Als IT-User sind ihnen Begrifflichkeiten wie „Notebook“, „Powerpoint“ oder „USB-Stick“ bereits gut vertraut. Allerdings ist eine starke Diskrepanz der Kenntnistiefen festzustellen. Worauf muss nun bei der Planung der Präsentations- und Vortragstechnik eines Kongresses grundlegend geachtet werden? Zunächst gilt es, zu analysieren, welche Präsentationstechnik eingesetzt werden soll, auf welche Art und Weise Präsentationen erstens dargeboten und zweitens in den Saal transportiert werden sollen. Den aktuell international üblichen Präsentationsstandard beschreibt die Software „Powerpoint“ des Hauses „Microsoft“.
Dieses mittlerweile in den Versionen „Powerpoint 97“, „Powerpoint 2000“, „Powerpoint XP“ und „Powerpoint 2003“ verbreitete Präsentationstool für die Microsoft „Windows“-Systeme gilt als gängiger Standard. Die einfache, logische und gut strukturierte Handhabung dieser Software gestattet auch Einsteigern ein schnelles und sicheres Erstellen von Präsentationen. Resultierend aus der identischen Arbeits- und Gestaltungsoberfläche der Microsoft Betriebssysteme, erschließen sich dem Nutzer die grundlegenden Funktionen relativ problemlos. „Powerpoint“- Präsentationen können mittels eines PCs oder Notebooks und eines in den Veranstaltungssälen fest installierten Datenprojektors (Beamer) - auf eine Leinwand projiziert - wiedergegeben und einer großen Anzahl von Teilnehmern dargeboten werden.
Medienannahme und „Mediacheck“
Die frühzeitige Ankündigung, dass ein Kongress lediglich auf digitale Präsentationsmedien ausgelegt ist, ist eine in den Veranstaltungs- und Kongressunterlagen nicht zu vernachlässigende Grundinformation für die Dozenten. Ferner sollten die Medien auf denen Präsentationen eingereicht werden können (wie:CD, USB-Stick, Memory-Stick, CF-Karte, Diskette, ZIP-Diskette) und die diversen Kompatibilitätsstandards der Software eingehend erläutert werden. Es empfiehlt sich, den Dozenten das System der eingesetzten Präsentationstechnik präventiv zu erläutern, um Missverständnisse zu vermeiden. Informationen über den Abgabetermin und die Form der Präsentationsabgabe sind von großer Wichtigkeit. Im Regelfall reisen Dozenten nach einer langen und aufwändigen Phase der Präsentationsausarbeitung zu einem Kongress. Das reibungs- und problemlose Präsentieren ihrer Daten ist ihr vorrangiges Ziel, dessen lebendige und mitreißende Darstellung stets zu einem positiven Feedback in den nachträglichen Auswertungsgesprächen einer Veranstaltung führt.
Mussten Dozenten in den Anfangstagen der digitalen Präsentation im vorbereiteten Vortragssaal am entsprechenden Wiedergabe-PC in Eigenregie die Präsentationen mittels mitgebrachtem Datenträger auf die Festplatte übertragen, so geht man heute im Sinne der technischen und zwischenmenschlichen Konfliktvermeidung einen anderen Weg: Zentrale Präsentationserfassung und -verwaltung in einer Medienannahme im Registrierungsbereich der Veranstaltung. Betrachtet man die stetig steigende Zahl der Vorträge auf internationalen Fachkongressen, die heutzutage oft in die Tausende gehen kann, so kommt man ohne ein geeignetes Präsentationsmanagement nicht mehr aus.
Eine Medienannahme, also das zentrale Annehmen der Datenträger in Kombination mit dem Einpflegen der Daten in ein Präsentationsmanagement-System, kann heute als unverzichtbares Element eines Kongresses angesehen werden. Ermöglicht die Medienannahme den Dozenten doch einen wesentlichen Zugewinn an Zeit und Sicherheit auf einem Kongress. Präsentationen können vom Dozenten in der Medienannahme auf fest installierten PCs oder Notebooks vor der endgültigen Abgabe überprüft und verändert werden. Nach Abgabe der Präsentation an das Team der Medienannahme beschränkt sich die Pflicht des Dozenten im weitesten Sinne nur noch auf das pünktliche Erscheinen im entsprechenden Vortragssaal, in dem die Präsentation bereits auf dem vor Ort befindlichen PC oder Notebook vorführbereit ist. Auch ein „Vorab-Versand“ der Präsentationen per Mail oder das Einpflegen der Präsentation über eine Web-Oberfläche (Internet-Portal) auf eine vorbereitete Server-Struktur des Kongressdienstleisters kann realisiert werden. Ein häufig auftretendes Stressmoment auf Kongressen kann so gezielt vermieden werden. Die Ausfallsicherheit der Wiedergabe-EDV in den Sälen erhöht sich ungemein, da die Technik nur noch von geschultem Support-Personal bedient wird und nicht mehr von einer Vielzahl von Dozenten.
Vielfalt der Präsentationssysteme und servergestützte Präsentation
Betrachtet man die Vielfalt der existierenden Präsentationssysteme, so drängt sich vermehrt die Frage des individuellen Nutzens und der richtigen Dimensionierung für die eigene Veranstaltung auf. Abhängig von mehreren Faktoren wie dem für die Präsentationstechnik verfügbaren Budget, der zu erzielenden Qualität, der Anzahl der Gesamtpräsentationen, dem Grad der technischen Sicherheit sowie dem Anspruch an ein nach außen modernes und zukunftsweisendes Kongresskonzept, kann man heutzutage zwischen den nachfolgend beschriebenen Systemen wählen:
1. Serverbased - manual data transport – local presentation
Die Präsentationen werden nach der Annahme auf einem Kongress-Server katalogisiert, abgelegt und verwaltet. Ein Medien-Läuferdienst transportiert die Präsentationen mittels eines tragbaren Mediums (CD, USB-Stick oder DVD) von der Serverstruktur termingerecht in die Vortragssäle. Dort werden die Präsentationen auf ein Notebook übertragen und lokal, unter Verwendung einer Fernbedienung vorgeführt. Es handelt sich hierbei um ein etwas überholtes aber auf kleineren Veranstaltungen noch immer oft eingesetztes, zuverlässiges Präsentationssystem.
2. Serverbased - network data transport – local presentation
Die Präsentationen werden nach der Annahme auf einem Kongress-Server katalogisiert, abgelegt und verwaltet. Eine vorhandene oder temporär zu installierende Netzwerkstruktur wird für den Datentransport von der Medienannahme in die Vortragssäle genutzt. Das Support-Personal in den Sälen kann auf freigegebene Bereiche des Kongress-Servers zugreifen, um die Präsentationen termingerecht in die Säle zu „transportieren“. Im Saal werden die Präsentationen lokal, unter Verwendung einer Fernbedienung vom vorhandenen Notebook vorgeführt. Dieses Präsentationssystem ist momentan „state of the art“, da es zu vertretbaren Kosten eine höchstmögliche Effizienz und Sicherheit bietet.
3. Serverbased - network data transport – server presentation
Die Präsentationen werden nach der Annahme auf einem Hochleistungsserver katalogisiert, abgelegt, verwaltet und auch „abgespielt“. Eine Netzwerkstruktur wird für den Zugriff der Säle auf dem Server in der Medienannahme genutzt. Das Support-Personal in den Sälen kann auf freigegebene Speicherbereiche des Kongress-Servers zugreifen, um die Präsentationen termingerecht vom Server abzurufen bzw. zu starten. Im Saal werden die Präsentationen via Netzwerk über passive Endgeräte mit haptischer Bedienoberfläche (Touchscreens) oder so genannte „Thin Clients“ (PCs ohne eigenen Hauptprozessor) abgerufen und gesteuert. Dieses sehr fortschrittliche Präsentationsmodell beschreibt in Verbindung mit den berührbaren Oberflächen der eingesetzten Touchscreens in den Sälen ein absolutes Novum auf dem Kongressmarkt.
Generell muss die Zuverlässigkeit der beiden Modelle hervorgehoben werden, die eine Präsentation mittels lokal installierter Notebooks oder PCs vorsehen. Hier kann bei Fehlfunktion eines Serversystems (vergleiche Modell 3) ein manueller „Notbetrieb“ der Präsentationsverwaltung und –vorführung erfolgen, da die Präsentationsendgeräte eigenständige Rechnersysteme darstellen. Parallel zu der Bildausgabe auf den in den Sälen installierten Projektoren, können bei allen genannten Systemen Kontrollmonitore oder Flachbildschirme für Beisitzer (so genannte „Chairmen“) verwendet werden. Bei den Systemen, die eine Präsentation von einem lokalen Notebook abrufen, empfiehlt es sich, dass der Dozent als Kontrollmedium den Flachbildschirm des Notebooks nutzt. Ein Laserpointer, bedient vom Dozenten oder seinem Assistenten, verdeutlicht dem Auditorium die Ausführungen. Bei allen genannten, durch Server unterstützten Präsentationsmodellen ist die Nutzung einer „Hochverfügbarkeits-Lösung“ anzuraten. Da bei allen Modellen der Datenserver die entscheidende Rolle bei der Präsentationsablage und -verwaltung spielt, sollte hier ein redundantes (mehrere parallel arbeitende Server sichern die Hochverfügbarkeit ab) System aufgesetzt werden.
Saalmanager & Support
Die Qualität eines Kongresses ist neben der angesprochenen Technik auch wesentlich von der Dienstleistungsqualität des Personals abhängig. So ist es nachvollziehbar, dass Dozenten, die eine kompetente und freundliche Support-Dienstleistung seitens des Personals in der Medienannahme erfahren, mit der notwendigen „inneren Ruhe“ zu ihrem Vortrag erscheinen können. Dieser Zustand muss von dem betreuenden Personal in den Vortragssälen durch eine entgegenkommende Beratung und Hilfestellung weitergeführt werden. Es ist deshalb sehr wichtig, den Einsatz von „Saalmanagern“ in ein Kongresskonzept einzubinden, da neben der Koordination der verschiedenen Technikbereiche im Saal (Projektion, Beschallung, Präsentations-EDV) auch die psychologische Komponente der Betreuung wichtig ist. Einem Haustechniker, der die Bild- und Tontechnik im Saal betreut, sollte an dieser Stelle seine Kompetenz natürlich nicht abgesprochen werden. Allerdings wird er die Funktion eines mehrsprachigen und erfahrenen „Saalmanagers“ nicht ersetzen können. Die ausreichende Dimensionierung dieses speziellen Personals muss in einer Kongressplanung rechtzeitig berücksichtigt werden.
Beachtet man die vorgenannten Grundlagen, technischen und personellen Charakters, so ist dies ein wichtiger Baustein für einen erfolgreichen Kongress.
