Im Sinne eines zeitgemäßen Mitgliederservice ist es, Informationen nicht mehr nur zu verteilen, sondern die Informationen bereitzustellen. Bei der Bereitstellung kommt es darauf an, dass die Informationen und Leistungen sinnvoll gegliedert sind und dem Mitglied optimale Möglichkeiten der Recherche und bei Bedarf auch der Interaktion zur Verfügung stehen. Der Verband als Dienstleister mutiert vom Verteiler zum Ablageservice der Mitglieder. Zur Ablage können hierbei nicht nur Rundschreiben gehören, sondern auch bearbeitbare Dokumentenvorlagen, Anmeldemöglichkeiten für Veranstaltungen und Statistikbögen.
Das ArbeitgeberNet der Arbeitgeberverbände Wuppertal
Die Arbeitgeberverbände Wuppertal sind ein Zusammenschluss aus 10 eigenständigen Arbeitgeberverbänden. Die Mitgliedsfirmen hatten den Wunsch, dass Mitgliederinformationen elektronisch bereitgestellt werden sollten. Die Arbeitgeberverbände hatten sich die Aufgabe gestellt, für die Bereitstellung das Internet zu nutzen und ihren Mitgliedern einen umfassenden Informations- und Mitgliederservice zur Verfügung zu stellen. Das Konzept sah vor, dass jedes Mitgliedsunternehmen Zugriff auf seine verbandsspezifischen Informationen hat. Der Zugriff sollte durch einfachen Aufruf seines Internet-Browsers und Eingabe von Passwort und Benutzername erfolgen. Rundschreiben sollten im PDF-Format (ein Datenformat, dass den einfachen Transport und die Betrachtung eines Dokumentes mittels einer speziellen Software – Acrobat Reader - ermöglicht) einsehbar sein. Dokumentenvorlagen sollten im jeweiligen Format (Excel, MS-Word, PowerPoint) abrufbar und downloadbar sein.
Alles unter einem Dach
Umfassender Mitgliederservice heißt für die Arbeitgeberverbände mehr als Rundschreibenablage. Deshalb sind in das Konzept alle fachlichen und überfachlichen Rundschreiben eingebunden. Dokumentenvorlagen im Originaldateiformat ermöglichen den Mitgliedsunternehmen einen direkten Download und Gebrauch von zum Beispiel Vertragsmustern. Im Bereich der Statistik können Mitgliedsunternehmen online Fragebögen ausfüllen und die Ergebnisse online abfragen. Mitarbeiter der Mitgliedsunternehmen können sich über allgemeine oder verbandsspezifische Veranstaltungen informieren und direkt anmelden. Via Newsletter wird jedes Mitglied über Neuigkeiten in einzelnen Bereichen informiert.
Bedarfsgerechte Information
10 Verbände heißt 10 fachlich differenzierte Rundschreiben, eigene Veranstaltungen, Statistiken etc.. Darüber hinaus sind die einzelnen Verbandsinformationen für unterschiedliche Zielgruppen im Unternehmen relevant. Kernpunkt des Extranets der Arbeitgeberverbände ist deshalb eine verbandsspezifische Administration mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen der Mitarbeiter eines Mitgliedsunternehmens. Jeder Mitarbeiter sieht nur die Informationen, die für ihn wichtig sind.
Revolution in der Statistik
Statistik bedeutete in der Vergangenheit die Abwicklung eines komplizierten Geschäftsprozesses, angefangen von der Fragebogenerstellung, der Versendung der Fragebögen, die Übertragung der Ergebnisse in eine Auswertungsdatei, die eigentliche Auswertung und die Veröffentlichung der Ergebnisse für die teilnehmenden Unternehmen.
Ein wichtiger Bestandteil des Arbeitgeberverbände Extranets ist das Statistikmodul. Dieses Modul basiert vollständig auf einer Online Bearbeitung. Die für die Statistik verantwortliche Mitarbeiterin erstellt in einer Administrationsoberfläche einen Fragebogen ohne Programmierkenntnisse. Hierbei ist es möglich, Fragegruppen und Fragen einzugeben. Die Fragen können in verschiedene Typen unterschieden werden wie z. B. einfache quantitative Frage mit oder ohne Mehrfachauswahl etc.. Nach der Online Erstellung des Fragebogens stellt die für die zuständige Mitarbeiterin den Fragebogen online. Ab diesem Moment werden Mitgliedsfirmen informiert und können sich an der Befragung beteiligen. Dazu gehen die Mitgliedsfirmen den Fragebogen online durch und beantworten die Fragen durch einfache Eingabe in ihrem Internet-Browser. Die verantwortliche Mitarbeiterin des Verbandes kann auf Knopfdruck eine Auswertung erzeugen.
Die Befragungsergebnisse der bis dahin beteiligten Mitgliedsfirmen werden dann über die Auswertung angezeigt. Die Mitgliedsfirmen können sich damit schnell und zeitnah über den aktuellen Auswertungsstand informieren. Um die grundsätzliche Beteiligung an Statistiken zu fördern, können die Auswertungen nur von den beteiligten Firmen eingesehen werden.
Von der Mitgliederverwaltung zur Mitgliedereinbindung
Zu einem umfassenden Verbandsinformationskonzept gehört eine bedarfsgerechte Mitgliederverwaltung. Hierzu werden die Daten der Adressverwaltung für die Mitgliederverwaltung ins Extranet übernommen. Wichtiges Element der Mitgliederverwaltung ist die Vergabe von Benutzernamen, Passwörtern und Berechtigungsstufen. Würden die Arbeitgeberverbände diese Verwaltung komplett übernehmen, bedeutete dies etwa 10.000 Benutzer zu verwalten und zu pflegen. Um hier eine für die Arbeitgeberverbände und die Mitgliedsunternehmen optimale Pflege zu erreichen, sieht die Benutzerverwaltung eine autonome Verwaltung der Mitarbeiter durch die Mitgliedsunternehmen selbst vor. Jedes Mitgliedsunternehmen erhält eine Administrationsberechtigung. Mit dem entsprechenden Benutzernamen und Passwort können die Unternehmensleitung oder autorisierte Mitarbeiter neue Benutzer mit vier verschiedenen Berechtigungsstufen anlegen. Daten nach Mitarbeiterwechsel und Neueinstellungen können somit schnell und flexibel geändert resp. eingerichtet werden.
Inhalte, die überzeugen
Ein benutzergerechtes Extranet lebt nicht nur von Struktur und Technik. Diese Elemente sind unabdingbare Voraussetzung. Darüber hinaus ist es jedoch wichtig, dass die Inhalte und auch die Aufbereitung der Inhalte und Funktionen dem Bedarf und den Wünschen der Mitgliedsfirmen entsprechen. Durch die Kopplung von Information und Interaktion, der Einbindung von Vorlagen, Veranstaltungen und Statistik haben die Arbeitgeberverbände von ihren Mitgliedsunternehmen hervorragende Noten erhalten. Dies zeigt, wie wichtig eine professionelle Konzeption im Vorfeld der Realisierung ist.
Flexible Plattform
Die Frage, welche Plattform für welche Anwendung eingesetzt werden soll, hat immer wieder eine zentrale Bedeutung gerade im Vorfeld der Entscheidung für einen Lösungsweg. Deshalb wurden für das Projekt der Wuppertaler Arbeitgeberverbände lange vor der eigentlichen Realisation, verschiedene Lösungsvarianten analysiert und auch Referenzkunden besucht, um eine optimale Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Für die Arbeitgeberverbände hat sich letztendlich eine von den unterschiedlichen Betriebssystemen (UNIX, Linux, Microsoft, Macintosh etc.) unabhängige Lösung als die sinnvollste erwiesen. Das System ist damit sehr flexibel, basiert auf den neuesten Internetstandards, und es entstehen keine Lizenzkosten. Zusätzlich ist eine enge Anbindung von MS-Office Dokumenten berücksichtigt.
Die Administration und Benutzung erfolgt einfach via eines Internet-Browsers „InternetExplorer“ oder „Netscape“. Die Daten und Dokumente sind in einer SQL-Datenbank abgelegt. Dies ist im Falle der Arbeitgeberverbände eine MySQL-Datenbank, die kostenlos zur Verfügung steht. Das Extranet-System ist auf einem Webserver bei einem externen Provider abgelegt. Eine Ablage auf einem internen Server wäre genau so möglich, erfordert dann eigene Sicherheitsmechanismen.
Neue Dimension der Verbandsarbeit
Mit den Möglichkeiten des Internets als unternehmens- resp. verbandsübergreifendes Netzwerk verändern sich Informations- und Kommunikationsstrukturen. Extranets als Informations- und Kommunikationsplattformen revolutionieren die Geschäftsprozesse zwischen Verbänden und Mitgliedsunternehmen. Zukünftig werden hiervon auch die internen Geschäftsprozesse und der Informationsaustausch mit Partnern und anderen Informationsgebern der Verbände noch stärker betroffen sein. Mit dem Projektbeispiel haben wir einen Ausblick auf das aus heutiger Sicht sinnvoll Machbare gegeben. Die Entscheidung für ein Extranet ist eine Entscheidung für mehr Kundenservice, mehr Kundenbindung und Kostenbewusstsein. Sie ist aber auch eine strategische Entscheidung und sollte deshalb von einem professionellen und erfahrenen Berater begleitet werden.
