Als beitragsfinanzierte Interessengruppe geht der Kölner Mieterverein gewissenhaft mit seinen Einnahmen um. Eine neue Verbandssoftware hilft, den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Dank des verbesserten Informationsmanagements gelang es, den Service für die Mitglieder auszuweiten.
Es gibt Tage, da wünscht man sich, Briefkästen wären nie erfunden worden. Etwa, wenn eine saftige Nebenkostenabrechnung, eine deftige Mieterhöhung oder gar die Kündigung drin liegt. Viele Mieter sind mit solchen Situationen schlichtweg überfordert. Guter Rat ist dann oft teuer — aber eben nicht immer. Schließlich gibt es in vielen deutschen Städten regionale Mietervereine, die den Hilfesuchenden mit Rat und Tat zur Seite stehen. Der Mieterverein Köln zählt zu den drei größten Organisationen unter den bundesweit 350 Mietervereinen. Nicht ohne Stolz blickt er derzeit auf rund 58.000 organisierte Mitglieder. „Im Gegensatz zu vielen anderen Vereinen im Norden oder Osten der Republik profitieren wir vom Standortvorteil der Medien- und Dienstleistungsmetropole Köln. Hier gibt es praktisch keinen Leerstand, tendenziell steigende Mieten und einen entsprechenden Druck auf die Mieter“, beschreibt Hans-Jürgen Oldiges, Geschäftsführer des Mieterverein Köln, die lokalen Wohnungssituation.
Ein exzellentes Umfeld für den Mieterverein, der wie eine große Anwaltskanzlei organisiert ist. „Für viele Vermieter“, schüttelt Oldiges den Kopf, „sind wir ein Konfrontationsverein. Doch 80 Prozent aller Streitigkeiten gehen von den Eigentümern aus.“ Von einigen wenigen Verwaltungsangestellten abgesehen, besteht die komplette Belegschaft aus Juristen und Rechtsanwälten. Sie kümmern sich um alle möglichen Belange der Mitglieder. So kamen im vergangenen Jahr rund 29.200 Beratungsstunden zusammen, was im Schnitt 120 Terminen pro Tag entspricht. „Ein Volumen, das sich ohne Software nicht mehr koordinieren lässt“, bringt Oldiges die Kernanforderung an die Verbandsmanagementsoftware auf den Punkt.
Per Zufall entdeckt
Mit der ersten Lösung, die seit 1996 im Einsatz war, hatte der Kölner Mieterverein wenig Glück. „Der Hersteller strich bereits nach zwei Jahre die Segel. Als ein Jahr später auch noch der Entwickler des Archivsystems aufgab, war ein Umstieg unvermeidlich. Wir konnten zwar kleine Betriebsstörungen beseitigen, doch bei größeren Problemen wären wir aufgeschmissen gewesen“, schildert Hans-Jürgen Oldiges die brenzlige Situation. Der Dachverband Deutsche Mieterbund (DMB) schlug zwar eine Alternative vor, doch der Kölner Mieterverein hatte Bedenken. „Die Software lief unter Windows 95, obwohl längst Windows 98 aktuell war. Wegen der immensen Implementierungskosten hatten wir kein gutes Gefühl“, gesteht Oldiges.
Zur Vereinssoftware „unitopnt Verein“ kam der Mieterverein wie die Jungfrau zum Kinde. „Trotz unserer Vorbehalte hatten wir uns mit dem Vorschlag des Mieterbundes eigentlich schon abgefunden und waren auf der Suche nach einer vernünftigen Archivlösung. Mit der GOB verhandelten wir seinerzeit über eine Easy Archiv-Implementierung. Während des Gesprächs kamen wir zufällig auf unitopnt — ein Stich ins Wespennetz“, schmunzelt Oldiges zurückblickend. Ein paar Demonstrations- und Beratungstermine später stand im Frühjahr 2001 die Entscheidung des Mietervereins für unitopnt Verein fest. „Die Implementierungskosten waren in etwa gleich hoch, doch unitopnt war wesentlich moderner. Die Software lief nicht nur unter dem aktuellen Betriebssystem, sie hatte auch entscheidende strukturelle Vorteile. Archivierung, Finanzbuchhaltung, Mitgliederverwaltung und Terminmanagement waren vollständig integriert. Das ersparte uns lästige Doppelarbeiten und fehleranfälligen Datentransfers.“ Eine ebenso große Rolle spielte die hohe Verbreitung der Programmbasis Microsoft Business Solutions-Navision. „Was Herstellerpleiten angeht, sind wir gebrannte Kinder. Die Investitionssicherheit war für uns deshalb von entscheidender Bedeutung“, begründet Oldiges die Wahl.
Solide Vereinsfinanzierung
Den Umfang der erforderlichen Anpassungsarbeiten erarbeitete der Kölner Mieterverein gemeinsam mit der GOB in mehreren Workshops. Betroffen war vor allem der Datenaustausch mit der Rechtschutzversicherung und dem Verlag der Mieterzeitung. „Im Mitgliedsbeitrag ist eine Rechtschutzversicherung enthalten. Der Schutz ist personengebunden und auf bestimmte Mietobjekte beschränkt. Adressänderungen müssen wir deshalb dem Versicherer melden. Gleiches gilt natürlich auch für die Mieterzeitung. Dank der Schnittstellen, können wir die Adressdaten per Knopfdruck verschicken“, freut sich Hans-Jürgen Oldiges über die Arbeitserleichterung. Weitere Änderungen betrafen das Berichtswesen. Da sich der Mieterverein ausschließlich über Beiträge finanziert, sind Mitgliederentwicklung und Zahlungsmoral relevante Parameter für die Finanzierung. „Heute fließen nicht nur aktuelle Zahlungseingänge, sondern auch künftige Einnahmen in die Finanzplanung ein. Hatten wir früher nur eine grobe Ahnung von dem, was auf uns zukommt, sind wir jetzt detailliert informiert. Säumige Mitglieder sprechen wir direkt an und versuchen zu helfen“, benennt Hans-Jürgen Oldiges die Vorteile transparenter Daten.
Trends rechtzeitig erkennen
Mit unitopnt hat sich die Arbeitsweise des Vereins spürbar verändert. Jeder Berater pflegt seinen Terminkalender selbst. Inhalt und Verlauf der Beratungsgespräche werden in elektronischen Mitgliederakten vermerkt. Die Kontakthistorie dient nicht nur der Vorbereitung etwaiger Folgegespräche. Die darin enthaltenen Informationen stehen gleichzeitig allen Kollegen zur Verfügung. Ein Vorteil, der sich vor allem bei Vertretungen oder dem Weiterleiten spezieller Fälle auszahlt. Die Kategorisierung der Beratungsgespräche nach Schwerpunkten bereitet die spätere Auswertung vor. „Wir können sehr genau sagen, ob den Kölner Mietern bei Nebenkostenabrechnungen, Kautionsrückzahlungen oder Mieterhöhungen der Schuh drückt. Die Erkenntnisse aus den Beratungsstatistiken veröffentlichen wir regelmäßig in der lokalen Presse und nutzen sie für die gezielte Fortbildung unserer Mitarbeiter“, erklärt Hans-Jürgen Oldiges. Als Dienstleister, so Oldiges weiter, müsse man sich auf die Wünsche der Mitglieder schnell einstellen. Ein gutes Beispiel hierfür sei der Austritt einiger Mitglieder nach Kauf einer Eigentumswohnung. Als der Trend Dank Navision erkannt wurde, schickte der Mieterverein seine Juristen auf Fortbildung. Heute ist die Beratung zum Wohneigentum fester Bestandteil des Serviceangebots.
Ende gut — alles gut
Hans-Jürgen Oldiges ist zufrieden mit der neuen Software. „Die Investition hat sich für uns gelohnt. Wir arbeiten nicht nur in einer modernen Umgebung, unitopnt ist auch deutlich leistungsfähiger, als unsere alte Software. Konnten wir früher allenfalls unsere Mitglieder verwalten, sind heute die Adressen von 5.600 Kölner Vermietern, 800 Anwälten und 350 Mieterverbänden in der Datenbank gespeichert. Die Kommunikation und Recherche wird dadurch erheblich beschleunigt“, erklärt Oldiges.
So arbeitet der Mieterverein Köln
Die Vereinsmanagementsoftware unitopnt Verein ist auf allen 34 Arbeitsplätzen des Kölner Mietervereins im Einsatz. Die fünf Zweigstellen in Bergisch-Gladbach, Brühl, Bergheim, Düren und Euskirchen greifen über eine ISDN-Wählverbindung auf die Vereinsdaten zu. Drei Server regeln den Datenverkehr des Mietervereins. Die auf Microsoft Business Solutions-Navision basierende Vereinssoftware unitopnt Verein ist mit folgenden Modulen im Einsatz:
Finanzbuchhaltung Zahlungsverkehr Terminverwaltung Kreditoren Debitoren Ressourcen Personalwesen Marketing
Zusätzliche unitopnt Module: Mitgliederverwaltung Terminverwaltugn Easy Archivsystem
Kurzprofil — Der Mieterverein Köln
Seit mehr als hundert Jahren berät der Mieterverein Köln Mieter des schwierigen Kölner Wohnungsmarkts.
Neben persönlichen Beratungsgesprächen kümmern sich die derzeit 34 Mitarbeiter um den damit verbunden Schriftverkehr, beantragen Mahnbescheide und legen Einsprüche ein. Die Führung besteht seit 1994 aus einem hauptamtlichen Geschäftsführer und einem ehrenamtlichen Vorstand. Die rund 58.000 Mitglieder des Vereins profitieren zudem von der Zugehörigkeit zum Dachverband Deutscher Mieterbund (DMB). Als einer der drei größten Organisationen hat der Kölner Mieterverein hier ein gehöriges Wort mitzureden. Die Mieterzeitung, eine kostenlose Rechtschutzversicherung und aktuelles Informationsmaterial komplettieren das umfangreiche Serviceangebot.
