Auch für kleine und mittelständische Betriebe ist es wichtig, ständig den Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens zu behalten. Oftmals wird dieses Controlling aber von den Betrieben vernachlässigt, so dass in kritischen Situationen nicht mehr rechtzeitig reagiert werden kann. Wie Verbände ihre Mitglieder bei der Betriebsführung unterstützen und darüber hinaus noch den eigenen Mitarbeitern eine Kommunikationsplattform bieten können, zeigt das Beispiel des Beratungs- und Informationssystems im Handwerk (BIS).
Im Frühjahr 2003 erfolgte der Startschuss für ein neues Dienstleistungsangebot für Handwerks-Unternehmen: Der Bundesminister für Wirtschaft und Arbeit, Wolfgang Clement, der bayerische Ministerpräsident Dr. Edmund Stoiber und ZDH-Präsident Dieter Philipp stellten auf der Internationalen Handwerksmesse in München das Beratungs- und Informationssystem im Handwerk (BIS) online vor.
Mit dem BIS hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA), eine gemeinsame Informations- und Kommunikationsplattform für die Betriebe und die Berater des Handwerks geschaffen. Das von dem Stuttgarter Unternehmen Infoman AG realisierte Online-Portal umfasst speziell auf die Erfordernisse von Handwerksunternehmen zugeschnittene Managementhilfen und Fachinformationen.
Frühwarnsystem
Einmalig ist ein "Frühwarnsystem", wie es in der aktuellen Konjunkturlage häufig für KMU gefordert wird. Auf der Grundlage von wenigen Daten aus dem betrieblichen Rechnungswesen können über einen interaktiven Betriebs-Check frühzeitig Schwachstellen entdeckt werden. Es werden Hinweise zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und Finanzlage gegeben. Betriebsberater der Handwerksorganisationen haben an der Entwicklung dieses Checks entscheidend mitgearbeitet. Handwerker, die ihre Betriebsdaten nicht direkt eingeben möchten, können einen Check auf „Interview-Basis" nutzen. 14 Fragen aus dem Bereich der Unternehmensführung müssen beantwortet werden, die Auswertung erfolgt sofort.
Umfassende Informationen zu allen handwerksrelevanten Fragen
Das BIS bietet detaillierte Informationen zu mehr als 20 Themengebieten. Sie umfassen die Bereiche: Betriebswirtschaft, Finanzierung/Investitionen, Wertermittlung, Marketing, Volkswirtschaft, Messen, Organisation/Personal, Steuern, Recht, Gründung/Nachfolge, Außenwirtschaft, Betriebsvergleiche, EDV, Technik, Forschung und Innovationen, Qualitätsmanagement, Zulieferwesen, Kooperationen, Aus- und Weiterbildung, Umweltschutz, Denkmalpflege und Kultur. Ein Forum zum Meinungs- und Erfahrungsaustausch steht ebenfalls zur Verfügung. Die Informationen zu den einzelnen Bereichen werden als Word-, Excel- und PDF-Dokumente von den 800 Betriebsberatern des Handwerks per Web-Oberfläche in das System eingestellt und aktuell gehalten. Bisher wurden von den Beratern mehr als 1800 Dateien zum Abruf bereitgestellt. „Von Anfang an sah unser Konzept vor, die hochqualifizierten Berater mit in den Prozess der Informationsbereitstellung einzubeziehen. So können wir nicht nur eine große Anzahl von Beiträgen sicherstellen, sondern auch deren Qualität und Praxisnähe", berichtet der Projektleiter Wilhelm Lohne vom Zentralverband des Deutschen Handwerks.
In einem gesonderten Bereich werden darüber hinaus ausgewählte Beispiellösungen erfolgreicher Unternehmen (Best-Practice-Beispiele vom Einsatz neuer Techniken bis hin zur Anwendung moderner Managementmethoden) bereitgestellt. Die Beispiele liefern wichtige Hinweise und Denkanstöße zur Verbesserung betriebsinterner Strukturen.
Marktplatz für Handwerksunternehmen
BIS ist nicht nur ein Informations- und Beratungssystem, sondern bietet auch einen virtuellen Marktplatz für Handwerksunternehmen. Wer zum Beispiel eine Gebrauchtmaschine, einen Gewerberaum oder einen Kooperationspartner sucht, ist bei den BIS-Börsen genau richtig. Kostenfrei können hier Angebote eingestellt und/oder Angebote gesucht werden. Jedes aufgegebene Inserat ist 12 Wochen gültig. Es kann jederzeit vom Inserenten verlängert, gelöscht oder modifiziert werden. Die Börsen werden ergänzt durch den Zuliefer- und Dienstleistungskatalog des Handwerks. Dieser informiert Einkäufer aus Industrie und Handel über Leistungsprofile von mehr als 3500 handwerklichen Zulieferern und Dienstleistern.
Datenbanken und Suchfunktionen
Über Geschäftswünsche ausländischer Unternehmen, Marktbedingungen, Ausschreibungen und Investitions- und Entwicklungsvorhaben im Ausland informiert eine Außenwirtschaftsdatenbank. In einer Datenbank „Absatzmärkte" können Kaufkraftpotenziale alternativer Standorte bewertet werden. Es kann nach Softwareprodukten, Förderprogrammen, Patenten ebenso recherchiert werden wie nach Forschungsliteratur, Ecklöhnen und Ausbildungsvergütungen im Handwerk. Über eine Statistikdatenbank können Recherchen zur Entwicklung des Handwerks und zur Aus- und Fortbildung im Handwerk durchgeführt werden. „Ziel des Projektes war es unter anderem, bereits existierende handwerksrelevante Informationen in einem Portal zu bündeln, um den Handwerksbetrieben die Informationsbeschaffung zu erleichtern. Dies hat sich als sehr vorteilhaft erwiesen", so Wilhelm Lohne.
Eine Beratersuchfunktion, um den für die Region und den speziellen Beratungsbedarf passenden Berater zu finden, rundet das Angebot ab.
Das BIS für Berater („Intranet Berater“)
Parallel zum Angebot für die Handwerksbetriebe steht den Beratern im Handwerk mit dem BIS erstmals eine gemeinsame Kommunikationsplattform zur Verfügung. Das BIS für Berater ist ein gesonderter Bereich, der nur durch Passworteingabe zugänglich ist. Die Sicherheit der übertragenen Daten ist durch SSL-Verschlüsselung gewährleistet.
Folgende Funktionen stehen den Beratern zur Verfügung:
- Pflege ihrer persönlichen Daten und ihres Kompetenzprofils
- Upload und Austausch von Fachinformationen
Das Upload-Interface bietet den Beratern die Möglichkeit, Dokumente in das System einzustellen. Die Berater können dabei festlegen, ob ein Dokument öffentlich oder nur für den Nutzer des BIS-Intranets zugänglich ist. - Seminaranmeldung
Der ZDH bietet den Beratern im Handwerk ein umfangreiches Seminarangebot. Bisher mussten jedes Jahr Bücher mit den Seminarinformationen an über 800 Berater versandt werden. Durch das BIS können sich die Berater nun online einen Überblick über die angebotenen Seminare verschaffen und online eine Seminarbuchung vornehmen. Das kostenaufwendige Anfertigen und Versenden des Seminarkatalogs entfällt, was zu Einsparungen führt. - Berichtserstellung
Durch das BMWA geförderte Berater müssen einen Jahresbericht an den Fördergeber senden. Die Berichtserstellung kann nun mittels des BIS online erfolgen. Es müssen keine Dokumente mehr versandt werden.
Redaktionsschnittstelle zur Administration
Um das Informationsangebot zu administrieren stehen Content-Management-Funktionen bereit. Das Redaktionsteam des ZDH kann über diese Schnittstelle die Nutzer des Berater-BIS verwalten, neue Inhalte einstellen und Themenfelder löschen oder hinzufügen. Da ein Großteil der Informationen von Beratern eingestellt wird, braucht das Redaktionsteam nicht „hauptberuflich“ für die Pflege der Inhalte zur Verfügung stehen.
Ausblick
Der Aufbau des BIS hat Modellcharakter. Das Portal wendet sich insbesondere an hunderttausende kleiner und mittlerer Betriebe des Handwerks. BIS ist aber nicht nur "Frühwarnsystem" oder "Fundgrube" zur Bewältigung des betrieblichen Alltags. Mit der Internet-Präsenz von BIS soll auch der Schritt hin zur Nutzung des Beratungsangebots der Handwerksorganisationen leichter gemacht werden. BIS ermöglicht den direkten Zugang zu den Beratungseinrichtungen der Handwerkskammern und handwerklichen Fachverbänden.
„Der Erfolg des BIS, der nicht zuletzt auch der guten Zusammenarbeit mit unserem Realisierungs- und Beratungspartner Infoman AG zu verdanken ist, hat uns veranlasst, eine Erweiterung des Portals in Angriff zu nehmen. Die Arbeiten daran haben schon begonnen“, so Wilhelm Lohne.
