Mitglieder- und Informationsmanagement bei den Betonverbänden in Baden-Württemberg

Auslöser für die Auseinandersetzung mit modernen Verbandsmanagement-Tools war eine bislang unbefriedigende, „selbstgestrickte“ EDV-Situation. „Insbesondere die Arbeit unserer Mitarbeiter im Ausendienst war durch nicht verbundenes Offline-Informationsmanagement beeinträchtigt“, so Altgeschäftsführer Dr. Karl Hornung, der beratend mitwirkte. Die einzelnen Verbände behalfen sich bisher mit „Insellösungen“, meist individuelle dBase- oder DOS-gestützte Programme, die sich nicht oder nur durch aufwendige Zusatzprogrammierung miteinander verbinden liesen.

Das Dokumentationswesen bedurfte dringend einer Neuorganisation, und es fehlten Telearbeitsplätze für Mitarbeiter, die von zu Hause beziehungsweise von unterwegs aus arbeiten müssen. „Zudem war es wichtig, sich durch die neue EDV-Lösung den nun schnell gültig werdenden europäischen Normen anzupassen. Hier fehlte es bisher an Flexibilität der Arbeitsunterlagen“, so Dipl.-Ing. Steffen Patzschke, technischer Geschäftsführer des Güteschutzverbandes.

Einheitliche Dokumenten- und Mitgliederverwaltung - homogene Daten - Einbindung von Home-Offices

Aus der aktuellen Situation ergaben sich die spezifischen Anforderungen für die neue IT-Lösung: Zukünftig sollte es den Mitarbeitern in der Zentrale, im Außendienst und an den neu einzurichtenden Telearbeitsplätzen möglich sein, mit einem jederzeit homogenen Datenbestand zu arbeiten. Das neue System sollte eine einheitliche Adress-, Aktivitäten- und Dokumentenverwaltung gewährleisten und die Terminplanung erleichtern. Ziel war die Schaffung von effizienteren Arbeitsprozessen und mehr Transparenz, was letztlich Kosten spart. Besonders entscheidend war, dass die unterschiedlichen Verbände und Organisationen mit einer Datenbank unter strikter Beibehaltung der Vertraulichkeit der jeweiligen Datenbestände arbeiten können.

Nach Meinung der Betonverbände erfüllte das CAS-Programm „genesisWorld“ diese Kriterien: „Die Entscheidung für genesisWorld ist gefallen, weil das Standardsystem einen Großteil unserer Anforderungen abdecken und mit vertretbarem Aufwand an unsere individuellen Erfordernisse angepasst werden konnte. Zahlreiche Referenzen wie beispielsweise das Fraunhofer Institut unterstützten dies“, hebt Lotz hervor.

Aktives Beziehungsmanagement im Verband setzt neue Standard

Mit der Anpassung und Implementierung wurde der genesisWorld Partner mediaPlan e.b.s. GmbH aus Stuttgart beauftragt. mediaPlan setzte das Anforderungsprofil der Betonverbände in folgende Maßnahmen um:

Homogene Datenbestände per Replikation

Ein fest installierter Replikationsmechanismus garantiert den Betonverbänden einen stets einheitlichen Datenstamm, mit dem auch die Mitarbeiter im Außendienst gut arbeiten können: Bei Terminen vor Ort haben sie nun alle notwendigen Daten auf ihrem Notebook dabei. Gleichzeitig können die Außendienstmitarbeiter Datenergänzungen oder -änderungen auf dem Laptop vornehmen, wie beispielsweise die Erfassung von Berichten zur Qualitätsüberwachung und -zertifizierung der Mitgliedsunternehmen. Über den Datenabgleich fließen die Daten zurück zur Zentrale und stehen hier automatisch zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Somit arbeiten die Mitarbeiter in der Zentrale und im Außendienst stets mit aktuellen und vollständigen Informationen, Daten müssen nicht mehr doppelt erfasst und gepflegt werden. Dies spart Zeit und vermeidet Fehlerquellen.

Vernetzte Telearbeitsplätze

Auch die Mitarbeiter im Home-Office können die moderne Verbandsmanagement-Software ohne Einschränkungen wie im Festnetz nutzen. Der Zugriff auf den zentralen Datenstamm wird durch Replikation oder Direktanbindung via Remote Access gewährleistet.

Integriertes Dokumenten- und Mitgliedsmanagement

Die neue Lösung bietet eine übersichtliche Verwaltung von Dokumenten, Adressen, Terminen und e-Mails, die zu einzelnen Verbandsmitgliedern erstellt wurden. Entscheidender Vorteil hierbei: Es entsteht eine komplette Mitgliederhistorie, die eine bessere und individuellere Ansprache der Mitgliedsunternehmen ermöglicht. So ist jeder Mitarbeiter jederzeit und überall in der Lage, sich einen genauen Überblick über bestehende Projekte und Mitgliedsunternehmen zu verschaffen. Gegenüber Mitgliedern sind die erbrachten Serviceleistungen dokumentiert, und das Ablagesystem kann optimal organisiert werden, in einer Form, die eine Papierablage niemals erreichen kann, so Lotz.

Zentrale Veranstaltungsorganisation

Die neue IT-Lösung erleichtert auch die Organisation von Verbandsveranstaltungen wie den jährlich stattfindenden „Ulmer Beton- und Fertigteil-Tagen“, dem mit 1.500 Teilnehmern größten Fachkongress der Branche. Von der Planung der Veranstaltung über die Einladung der Mitglieder bis hin zu deren Anmeldung und letztlich Abrechnung der Teilnehmer werden alle Daten über genesisWorld erfasst und statistisch ausgewertet.

Gute Kooperation in den Entwicklungs- und Implementierungsphasen garantierten die Umsetzung

„Nach einigen Monaten Implementierungszeit konnte die Software in der ersten Phase beim Güteschutzverband eingesetzt werden“, betont Dipl.-Ing. Peter Holzwarth von mediaPlan. Ab November 2000 erstellte der IT-Spezialist die Anforderungsanalyse und Prozessbeschreibung. Darauf folgten im März 2001 die Anpassung der Software und Zusatzprogrammierungen entsprechend den individuellen Bedürfnissen der Verbände, die zur Erprobungsphase im Juli anwendungsfähig war. Da die meisten Anforderungen bereits durch den Standardfunktionsumfang von genesisWorld abgedeckt wurden, war für diese individuellen Anpassungen nur ein geringer Zeitaufwand nötig. Bereits ab Juni begann die Prozessimplementierung und Installation der Software. Daran schloss sich die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per „training on the job“ an.

„Spezifische Maskenanpassungen haben wir insbesondere für die Eingabe von Berichten zur Qualitätsüberprüfung von Mitgliedsunternehmen vorgenommen“, so Holzwarth. Und weiter: „Gerade die Anpassung von Masken an die Bedürfnisse des Kunden ist einer der ganz großen Vorteile dieser Software.“ Zum Einsatz kommt genesisWorld bei den Betonverbänden heute in der Verbandszentrale, in Service, Support und Administration, in der Leistungserstellung sowie im Außendienst.

Effizienz und Akzeptanz stimmen

„Insgesamt arbeitet die Software effizient und wir profitieren bereits heute von unseren Telearbeitsplätzen und einer stark vereinfachten Dokumenten- und Adressdatenverwaltung. Die Akzeptanz bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist hoch und mit den Datenbankexperten von mediaPlan haben wir für alle Fragen einen kompetenten Ansprechpartner vor Ort“, bringt der Geschäftsführer der Betonverbände Baden-Württemberg die Vorteile von genesisWorld auf den Punkt. „Für die Zukunft wünschen wir uns, dass das System noch stabiler wird“, so Lotz abschließend. Deshalb planen die Betonverbände weitere Netzwerkverbesserungen, um die Potenziale von genesisWorld voll ausschöpfen zu können. Ferner ist noch die Re-Definition der Arbeitsprozesse und -abläufe geplant, die in einem gesonderten Workshop mit der gesamten Belegschaft durchgeführt werden soll.

Im Überblick:

Anforderungen:

• mobile Verfügbarkeit von Daten (Datenreplikation)
• Telearbeitsplätze
• integriertes Dokumenten- und Mitgliedsmanagement
• Herstellung von Transparenz
• Veranstaltungsorganisation
• Aktivitätenmanagement
• optimierte Terminplanung
• Kosteneinsparungen
• flexible, individuell anpassbare Software zur Abdeckung der speziellen Bedürfnisse
• flexibles Berichtswesen
• Anpassungsfähige Ablagesysteme
• Lückenlose Information auch der Außendienstmitarbeiter
• einheitliche Datenbank, aber getrennt verwaltete, vertrauliche Daten

Projektverlauf

• Oktober 2000: Entscheidung für genesisWorld
• Ab November 2000: Anforderungsanalyse
• März 2001: Maskenanpassung und Zusatzprogrammierungen
• Juni 2001: Implementierung von genesisWorld
• Juli 2001: Installation und Schulung der Mitarbeiter
• Nächster Schritt: Netzwerkoptimierung