Pressekonferenzen planen und organisieren

Der Anlass

Pressekonferenzen sind ein Instrument der Pressearbeit, das nicht überstrapaziert werden sollte. Der Einsatz lohnt nur dann, wenn wirklich Wichtiges mitgeteilt werden soll (wichtige Studienergebnisse, Vorstellung neuer Branchendaten, Verbandsfusion“) oder bei schon etablierten Standard-Anlässen wie z.B. einer regelmäßigen Jahres-Pressekonferenz des Verbandes.

Bei akuten Anlässen kann eine Pressekonferenz auch „zwingend“ erforderlich sein, so zum Beispiel bei falscher oder negativer Berichterstattung, Branchenvorfällen, zu denen Ihr Verband Position beziehen muss etc. In anderen Fällen wiederum kann es effektiver sein, ein Pressegespräch zu veranstalten (mehr dazu im letzten Abschnitt). Denn eine Pressekonferenz bedeutet immer einen hohen Aufwand für den Verband und erfordert von den Journalisten viel mehr Zeit, als es die Bearbeitung einer Pressemitteilung inklusive Recherche verlangt. Insofern sollte man immer kritisch prüfen, ob die Inhalte und die Botschaft der Pressekonferenz nicht auch ausreichend mit dem Versenden einer Pressemitteilung abgedeckt werden könnten.

Eine Pressekonferenz macht immer dann Sinn, wenn Sie eine größere Anzahl von Journalisten persönlich ansprechen oder Kontaktarbeit betreiben wollen und zudem Positionen des Verbandes umfassend erläutern möchten oder müssen. Am Anfang stehen also immer die Fragen nach dem Warum, der Notwendigkeit und dem genauen Thema.

Je klarer Sie zu Planungsbeginn das Ziel der Pressekonferenz bestimmen und am besten auch formulieren können, umso leichter fallen die nächsten Schritte. Hierzu gehört zunächst die Frage nach der Zielgruppe – welche Journalisten sollen eingeladen werden? Hierbei hilft ein Blick auf das Thema: Hat es eher regionale Bedeutung oder ist es bundesweit relevant? Ist es ein reines Fachthema? Kurz: Wen wollen Sie erreichen? Danach richtet sich die Auswahl der Journalisten. Ggf. stellen Sie dabei fest, dass Sie Ihren Presseverteiler erweitern oder aktualisieren müssen.

Im Rahmen dieser Überlegungen wird auch geklärt, ob Sie für eine umfassende Darstellung Ihrer Position externe Experten benötigen oder welche Referenten / Gastredner sinnvollerweise eingebunden werden sollten.

Der Ablauf

Der Ablauf einer Pressekonferenz ist in aller Regel recht formell und durchgeplant. Dabei fungiert meist der Pressesprecher als Moderator und führt durch die Veranstaltung. Nach der Begrüßung folgt ein etwas längeres Einführungsstatement, das rund 15 Minuten nicht überschreiten sollte. Danach folgen die weiteren Referenten / Redner, deren Parts rund 10 Minuten dauern können. Wichtig ist, dass Sie bei der Planung genügend Zeit für die Fragen der Journalisten einrechnen, denn das ist für die Journalisten der interessanteste Part der gesamten Konferenz. Alles andere können sie in den Presseunterlagen nachlesen. Insgesamt sollte die Pressekonferenz nicht länger als eine Stunde dauern. Passen Sie die Dauer der Referate und Vorträge daher entsprechend an.

Die Referate sollten aufeinander abgestimmt sein und sich inhaltlich nicht wiederholen, sondern ergänzen und neue Aspekte bringen. Es lohnt sich daher immer, im Vorfeld mit allen Referenten gemeinsam ein Briefing vorzunehmen und die Details abzustimmen. Bei dieser Gelegenheit können auch bereits interne Sprachregelungen getroffen werden, damit sichergestellt ist, mit „einer Stimme“ zu sprechen. Die Erstellung eines guten Fragen&Antworten-Kataloges (Q&As) hilft dabei ebenfalls und vermittelt Sicherheit, für den Fall, dass mit sehr kritischen Fragen der Journalisten gerechnet werden muss.

Mögliches Ablaufschema einer Pressekonferenz

1. Begrüßung
2. Vorstellung des Anlasses
3. Vorstellung der anwesenden Verbandsvertreter oder Gäste
4. Einführungsstatement
5. Kurzreferat / Redner 1
6. Kurzreferat / Redner 2
7. Fragen der Journalisten
8. Einzelinterviews, HF und TV-Statements
9. Evtl. Imbiss und Gespräche

Den passenden Termin finden

Wenn Sie den Zeitpunkt selber bestimmen können, sind die Wochentage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag erfahrungsgemäß besonders geeignet. Jeweils gegen Ende des Vormittags, zwischen 11 und 13 Uhr. Bei früheren oder späteren Terminen, riskieren Sie allzu viele Absagen, da Ihre Presseveranstaltung dann nicht mehr in den Tagesablauf der meisten Journalisten passt.

Prüfen Sie Ihren gewählten Termin auf Überschneidungen mit Pressekonferenzen anderer Verbände oder Unternehmen. Der Bundesverband der Deutschen Industrie oder auch die Industrie- und Handelskammern Ihrer Region sind in der Regel gut über anstehende Pressekonferenzen oder Hauptversammlungen informiert. Auch ein Anruf bei den für Sie wichtigsten Redaktionen oder Journalisten kann für Klärung sorgen.

Der Veranstaltungsort

Die Wahl des Veranstaltungsortes (neudeutsch: Location) richtet sich nach drei Kriterien: Anspruch, Erreichbarkeit, Zweckmäßigkeit. Es empfiehlt sich in jedem Fall, die Veranstaltungsräume vorher anzuschauen und u.a. auch die technischen Gegebenheiten zu prüfen. Sofern es dem Anlass entspricht, können Sie auch einen originellen Ort auswählen – er darf allerdings nicht als Ersatz für eventuell nicht vorhandene Botschaften herhalten. Wichtig: der Raum muss groß genug sein und den Journalisten gute Arbeitsmöglichkeit bieten. Achten Sie auch darauf, dass es einen geeigneten (Vor)-Raum oder eine Ecke gibt, in der sich Interviews, TV oder Hörfunkmitschnitte aufzeichnen lassen (Geräuschkulisse und Hintergrund beachten.) Schließlich sollte es – trotz Mobilfunkzeitalter - Fax- und Telefonmöglichkeiten für die Journalisten geben.

Gehen Sie vor Ort auch gleich eine sinnvolle Bestuhlung durch (U-Form oder Parlamentarisch); besprechen Sie, wo das Podium / der Rednertisch stehen soll und ob Tischmikrophone dafür bereitgestellt werden müssen. Schauen Sie zudem, wo sich Ihr Verbandslogo o.ä. aufstellen oder aufhängen lässt. Bei Pressefotos haben Sie damit gleich einen geeigneten Hintergrund und Ihr Logo im Bild bzw. in der Zeitung.

Die Einladung

Der Journalist sollte auf ersten Blick sehen können, dass es sich um eine Einlandung zu einer Pressekonferenz handelt und worum es dabei geht. Blumige Beschreibungen sind an dieser Stelle nicht erwünscht, sondern vielmehr präzise Aussagen, Fakten und Aspekte, aufgrund derer er sich für oder gegen eine Teilnahme entscheiden kann.

Zu einer Einladung gehört immer auch eine Anfahrtsbeschreibung und der Hinweis auf Parkmöglichkeiten und öffentliche Verkehrsmittel. Der Einladungstext nennt den Anlass, Datum, Ort und Uhrzeit sowie möglichst auch alle Referenten oder Gastredner.

Bei der Frage nach einer Rückantwort scheiden sich die Geister. Meist legt man der Einladung ein Rückantwortschreiben oder –Fax bei. Allerdings empfinden es einige Journalisten als Zumutung, sich anzumelden. Andere wiederum sehen es als selbstverständlich an. Verständlich ist, dass der Veranstalter wissen möchte und muss, ob, welche und wie viele Journalisten teilnehmen werden. Sie können also eine Faxrückantwort dazulegen – sollten aber nicht erwarten, dass diese von allen Journalisten auch ausgefüllt und zurückgeschickt wird. In der Praxis erscheinen außerdem oft andere Journalisten als die, die evtl. zugesagt haben.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um für eine Pressekonferenz einzuladen? Bei akuten Anlässen erübrigt sich die Frage – a.s.a.p.: as soon as possible. Bei allen anderen gilt die Faustregel:

• ca. drei Wochen vor der Pressekonferenz.
• 14 Tage im Voraus, wenn vorrangig regionale Tagespresse eingeladen wird.
• Mindestens vier Wochen Vorlauf, wenn es primär um Fachmedien geht.
• Eine Variante, bei der das meist wenig erfreuliche „Nachfassen“ ggf. ausbleiben kann: Sie versenden die Einladung mit der Bitte um Vormerken des Termins ca. 3-4 Wochen vorher. Ca. eine Woche vorher versenden Sie einen Reminder mit Rückantwortfax.

Bei allen anderen Varianten werden Sie um eine telefonische Nachfassaktion nicht herum kommen. Und es empfiehlt sich, diese nicht an das Sekretariat, die Assistentin oder gar den Praktikanten /Studenten abzugeben, sondern diese Aufgabe selbst durchzuführen und wertvolle Journalistenkontakte zu pflegen bzw. auf- oder auszubauen.

Die Pressemappe

Die Pressemappe ist, neben der eigentlichen Pressekonferenz, das Aushängeschild des Verbands. Besonders die Journalisten, die nicht am Pressetermin teilnehmen konnten, werden es so empfinden, wenn sie Ihre Pressemappe per Post erhalten.

Der Inhalt sollte dementsprechend von hoher Qualität sein, was nicht mit Hochglanzdruck oder Ähnlichem zu verwechseln ist. Vielmehr sollte der Inhalt fehlerfrei sein und zudem alle wesentlichen, aktuellen Informationen enthalten, die auch Nicht-Besucher in die Lage versetzen, eine stimmige und adäquate Meldung über Ihren Verband zu verfassen.

Belangloses oder gar überholtes Material gehört nicht in die Pressemappe. Hingegen sollte sie enthalten: Pressemeldung, Statements der Referenten, Reden, Zahlen und Fakten zum Verband, ggf. Hintergrundmaterial, Liste der Referenten mit Funktionsbezeichnung sowie geeignetes Bildmaterial.

Achten Sie darauf, dass auf beigefügten Fotos die genaue Bezeichnung, evtl. eine vorformulierte „Bildunterschrift“ enthalten und dass der Absender und ein Foto-Vermerk / Fotograf angegeben sind.

Journalisten, die nicht an der Pressekonferenz teilnehmen konnten, senden Sie die Pressemappe am besten noch am selben Tag zu. Was Sie nicht tun sollten: die Pressemappe oder Teile aus ihr schon vor der Pressekonferenz einzelnen Journalisten zukommen lassen. Sie würden diesen einen Informationsvorsprung verschaffen, der allen anderen gegenüber nicht fair ist, zudem untergraben Sie damit Ihre eigene Pressekonferenz. 

Inhalte einer Pressemappe

§ Ablaufplan

§ Pressemitteilung

§ Verbandsprofil – Zahlen – Fakten – Positionen

§ Broschüren

§ Statements und Redemanuskripte

§ Portraitfotos der Referenten und Kurzvita / Funktion

§ Grafiken / Schaubilder

§ Ansprechpartner im Verband

§ Hintergrundinformationen zu speziellen Themengebieten

Das richtige Timing der Pressemitteilung

Die Pressemitteilung ist Teil der Pressemappe und fungiert als Quintessenz der Pressekonferenz. Verwenden Sie also entsprechend viel Zeit und Sorgfalt auf die Formulierung und die inhaltliche wie interne Abstimmung. Welche Grundregeln es dabei zu beachten gilt, war Thema des Beitrages der PR-Werkstatt im letzten Heft (5/2002) und kann dort in voller Länge nachgelesen werden. Hier nur soviel: Fassen Sie die Kernaussagen der Pressekonferenz, ihren Anlass und ihren Ausblick zusammen und liefern Sie eine zitierfähige Aussage des Präsidenten oder Vorstandes.

Wichtig ist, dass Sie die Pressemitteilung nicht schon an Ihren Verteiler versenden, während die Pressekonferenz noch läuft. Besser: ca. 1 ½ Stunden danach. So haben Journalisten, die auf der Pressekonferenz waren, Gelegenheit, in die Redaktionen mit noch „frischen“ Informationen zurückzukommen, und müssen nicht auf die evtl. schon von den Nachrichtenagenturen aufgegriffene Meldung treffen. Außerdem ermöglichen Sie es dem Pressereferenten / Pressesprecher nach der Pressekonferenz erst wieder ins Büro zurückkehren zu können, um von dort die anfallenden Journalistenfragen und Anrufe zu beantworten.

Für die zeitnahe und schnelle Versendung Ihrer Mitteilung können Sie darauf spezialisierte Dienstleister einbinden (siehe Kasten). Es empfiehlt sich auch, Ihre Meldung in die Pressedatenbank im Deutschen Verbände Forum - www.verbaende.com einzustellen, zahlreiche Journalisten greifen bei ihrer Recherche täglich darauf zurück.

Hilfsmittel zur Erstellung des Presseverteilers

• Kroll-Presse-Taschenbücher (www.kroll-verlag.de)BEMA-Buchvertrieb, Aubachstraße 17a, 82229 Seefeld/Obb., Tel.: 08152 - 980824
• Media-Daten Redaktions Adressen (www.media-daten.de) Media-Daten Verlag GmbH, Postfach 4260, 65032 Wiesbaden Tel.: 06123 – 700-0
• STAMM Leitfaden durch Presse und Werbung (www.stamm.de) Stamm Verlag, Goldammerweg16, 45134 Essen, Tel.: 0201 – 84300-0
• Zimpel – Mediendatenbank (www.zimpel.de) Verlag Dieter Zimpel in GWV Fachverlag GmbHAbraham-Lincoln-Straße 46, 65189 Wiesbaden, Abonnentenservice: Tel.: 0611 – 7878297

 

Presseservice / Distribution

·         Business Wire Frankfurt (www.businesswire.com)
Nibelungenplatz 3, 60318 Frankfurt /M., Tel.: 069 – 915066-0

·         news aktuell GmbH (www.newsaktuell.de)
Mittelweg 144, 20148 Hamburg, Tel.: 040 – 4113-2850

·         PR Newswire GmbH (www.prnewswire.eu.com)
Bockenheimer Landstraße 43, 60325 Frankfurt / M., Tel.: 069 – 244047-0

 

Organisatorisches

Zu einer Pressekonferenz gehören nicht nur die inhaltliche Aufbereitung, sondern auch eine ganze Reihe wichtiger organisatorischer Punkte, die für einen reibungslosen Ablauf wesentlich sind:

 

1.      Überlegen Sie bereits in der Planungsphase, wie viel Personal Sie am Tag der Pressekonferenz vor Ort und im Hause selbst benötigen. Besprechen Sie auch, wer während der Pressekonferenz anwesend ist und wer im Verband „Stallwache“ hat und als Ansprechpartner fungiert.

2.      Buchen Sie frühzeitig einen Pressefotografen, der während der Veranstaltung gute Bilder macht, die Sie anschließend für Ihre interne PR und die Dokumentation nutzen können.

3.      Damit die Journalisten während der Veranstaltung die einzelnen Redner / Referenten zuordnen können, dürfen deutlich lesbare Namensschilder auf dem Rednerpodium nicht fehlen.

4.      An den Eingang zum Konferenzraum gehört ein Beistelltisch, auf dem in der Regel die Pressemappen ausgelegt sind (alternativ: am Platz) sowie der „Journalistenzettel“, auf dem sich die anwesenden Journalisten eintragen. So wissen Sie, wer aus welcher Redaktion tatsächlich da war.

5.      Die Verfügbarkeit technischer Geräte (Mikros, OHP, Beamer, Videoaufzeichnung etc.) ist unbedingt vorher zu klären. Außerdem ist es sinnvoll, alle Geräte am Tag de Pressekonferenz (ca. 1 Stunde vorher) Probe laufen zu lassen. Die Geschichte der nicht aufzutreibenden Reservebirne für den Overheadprojektor ist kein Märchen, sondern Wirklichkeit......

6.      Lassen Sie sich auch die Bedienung der Raumtechnik unbedingt vorher zeigen oder sorgen Sie für die Anwesenheit eines Technikers. Nichts ist unangenehmer und gefährdet den guten Eindruck mehr, als eine unprofessionelle Darbietung mit Beamer, Overheadprojektor oder einfach nur falsche Beleuchtung oder nicht funktionierende Mikrophone.

7.      Zum Stichwort „Journalistengeschenke“ gibt es unterschiedliche Meinungen. Die einen lehnen es strikt ab, da einem unpassenden Geschenk leicht der Beigeschmack der Beeinflussung anhängt. Den anderen ist es eine willkommene Geste. Was also tun? Wenn Ihnen etwas Witziges und Nutzbringendes einfällt, das zu Ihrem Verband oder zum Anlass der Pressekonferenz passt – gut. Wenn nicht, dann verzichten Sie lieber darauf. Ein Journalistengeschenk ist kein Muss. Wichtig ist, dass das Gastgeschenk den Wert von 40 EURO nicht überschreitet.

 

Unmittelbar danach...

das heißt, noch vor Ort, sollten Sie dafür sorgen, dass eventuelle Interviews koordiniert und ggf. Termine für weitere Interviews oder Hintergrundgespräche vereinbart werden. Manchmal benötigen Journalisten auch weiteres Bildmaterial. Sorgen Sie in Ihrer Vorbereitung unbedingt dafür, dass der Pressesprecher oder Verbandsgeschäftsführer direkt nach der Pressekonferenz auch im Hause oder mobil erreichbar ist/sind. Oft ergeben sich in der Redaktion noch Detailfragen, die der Journalist, auch wenn er anwesend war, klären muss. Daher: Die Angabe der Kontaktperson am Ende der Pressemitteilung und die Realität sollten übereinstimmen.

 

Der Morgen danach....

...beginnt üblicherweise mit der Sichtung der Medien und der Zusammenstellung des Pressespiegels über die Pressekonferenz. Werten Sie die Berichterstattung systematisch und zeitnah aus – möglichst nicht nur nach Auflage sondern vielmehr auch nach Botschaften und Tenor. Das gilt auch dann, wenn Sie evtl. einen Medienbeobachtungsdienst beauftragt haben (siehe Kasten). Denn Sie brauchen die unmittelbare Reaktion der Medien, um zeitnah auskunfts- und handlungsfähig zu sein.

 

Es ist zudem für Sie und für andere im Verband hilfreich, wenn Sie eine Dokumentation der Pressekonferenz erstellen. Gerade für die Organisation zukünftiger Presseveranstaltungen ist dies oft überaus hilfreich, zumal dann, wenn die Dokumentation Einladungstext, Verteiler, Ablauf / Programm und erschienene Artikel enthält. Eine Bewertung macht das Ganze schließlich komplett.

 

Falls erforderlich (und das ist fast immer der Fall) führen Sie mit allen Beteiligten eine Manöverkritik und nutzen Sie diese, um die nächste Pressekonferenz Ihres Verbandes zu optimieren. Und: vergessen Sie nicht, allen Beteiligten für ihren Einsatz zu danken. Umso erfreulicher wird die Vorbereitung der nächsten Presseveranstaltung für alle.

 

 

Do´s and Don´ts bei Pressekonferenzen (PK)

Don´ts

·         Pressemitteilung zu Beginn der PK breit streuen

·         Standard-Pressekonferenz länger als 1 Stunde ansetzen

·         Sich gegenseitig wiederholende Referenten

·         Inhaltlich nur Altbekanntes bringen

·         Enge Räume, keine Schreibmöglichkeiten für Journalisten

 

Do´s

·         PK innerhalb einer Stunde „über die Bühne“ bringen

·         Klare Struktur und Ablauf der PK – Ablaufplan in Pressemappe

·         „Knackige“, zitierfähige Statements in Schriftform beilegen

·         Zeit und Raum für TV und Radio-Statements einplanen

·         Für Anfragen nach der PK direkt im Hause erreichbar sein

 

Die Alternative zur Pressekonferenz: Das Pressegespräch

Nicht für jeden Anlass ist es angebracht, eine Pressekonferenz einzuberufen. Manche Themen lassen sich wesentlich effektiver in einem Pressegespräch vermitteln. Ein Pressegespräch erfordert eine ähnlich intensive inhaltliche Vorbereitung wie eine Pressekonferenz. Es ist jedoch auf einen kleinen Teilnehmerkreis von ca. vier bis acht Journalisten beschränkt und eignet sich besonders für vertiefende Hintergrundinformationen oder spezifische Themenstellungen. Auch das Pressegespräch braucht einen Anlass oder „Aufhänger“ – es muss für die Journalisten spannend sein; sie müssen Neues erfahren, was sie sonst nicht ohne weiteres recherchieren können. Anlässe für ein Pressegespräch können Positionserklärungen sein, Diskussionen über wirtschaftliche oder soziale Entwicklungen und den Standpunkt Ihres Verbandes dazu oder die Vermittlung komplexer Zusammenhänge, die den Zeitrahmen einer Pressekonferenz sprengen würden.

 

Auch im Pressegespräch zählen Fakten, Aussagen, „handfeste“ Informationen und Positionsbestimmungen. Der Gesprächsablauf sollte nicht völlig dem Zufall überlassen werden, sondern gut strukturiert sein. Themenschwerpunkte und spezielle Fragenkomplexe sollten bereits im Rahmen der Vorbereitung mit den Journalisten geklärt werden, um entsprechendes Material oder Aussagen zur Verfügung zu haben. In der Regel wird das Pressegespräch mit einem kurzen Statement und Situationsbestimmung eröffnet, um danach in einen Dialog mit zahlreichen Fragen der Journalisten überzugehen.

 

Ein Pressegespräch eignet sich gut dazu, um Medienkontakte gezielt und langfristig aufzubauen. Bei Journalisten sind gut geführte Pressegespräche beinahe beliebter als Pressekonferenzen, da sie in der Regel intensiver, individueller und vor allem exklusiver sind.

 

Ausschnittdienste / Medienbeobachtung

·         PressWatch - B-OK Deutschland GmbH & Co. KG: (www.presswatch.de)
Telemannstraße 56a, 20255 Hamburg. Tel.: 0 40 - 37 85 48 21

·         Deutsche Medienbeobachtungs Agentur GmbH (www.ausschnitt.de)
Gneisenaustraße 66, 10961 Berlin, Tel.: 030 – 20 39 87-0

·         Landau Media Monitoring AG & Co KG (www.landaumedia.de)
Zimmerstrasse 55, 10117 Berlin, Tel.: 030 – 202 42-100

·         Metropol, Gesellschaft E. Matthes & Co. mbH (www.metropolpress.de)
Uhlandstraße 184, 10623 Berlin, Tel.: 030 – 88 16 831

·         Observer Argus Media GmbH (www.observer.de)
Höhenstraße 16, 70736 Fellbach, Tel.: 0711 – 575 31-0

·         pressrelations GmbH (www.pressrelations.de)
Hohenzollernstraße 34, 40211 Düsseldorf, Tel.: 0211 – 175 20 77-0

Checkliste „Pressekonferenz“

Anlass, Termin und Inhalte

·         Anlass und Ziel der Pressekonferenz klären und formulieren

·         Prüfen, ob ggf. Pressegespräch besser geeignet ist

·         Termin festlegen und auf Überschneidungen prüfen

·         Inhalte festlegen

 

Veranstaltungsort

·         Ort auswählen und besichtigen (Location check)

·         Raumgröße und Bestuhlung klären

·         Geeigneten Bereich für Fotos oder Interviews finden

·         Position Rednerpult und Verfügbarkeit Mikrofone klären

·         Technik auf Funktionsfähigkeit prüfen (vor PK) – (Overheadprojektor, Beamer etc.)

·         Kommunikationsmöglichkeiten (Tel./Fax) klären

·         Parkmöglichkeiten prüfen

·         Ggf. Dekoration besprechen

·         Bewirtung / Catering festlegen

Einladung

·         Verteiler auf Aktualität prüfen und ggf. ergänzen

·         Timing für Einladung einplanen

·         Art der Einladung festlegen (Fax/Post/eMail)

·         Ansprechpartner für Rückfragen festlegen

·         Einladungstext entwerfen und abstimmen

·         Anfahrtsskizze dazulegen

·         Ggf. Nachfassaktion durchführen bzw. Reminder versenden

Ablauf

·         Ablaufpan entwickeln und Zeitpan für PK aufstellen

·         Reihenfolge der Redner festlegen

·         Moderator / Koordinator bestimmen

·         Ablauf und Inhalte mit Referenten klären

·         Präsentationsmaterial (Grafiken, Charts, Zahlen) erstellen

·         Genügend Zeit für Diskussion und Fragen einplanen

·         Katalog mit Fragen&Antworten (Q&As) erstellen und durchsprechen

Pressemappe

·         Inhalte festlegen und erstellen

·         Pressetext, Rednerübersicht, Vorträge der Referenten

·         Fotos/Grafiken, Bild- und Informationsmaterial einlegen

·         Ausgabe / Verteilung klären (am Eingang, auf jeden Platz etc.)

Organisatorisches

·         Namensschilder für Referenten und Tischaufsteller für Podium erstellen

·         Teilnehmerliste erstellen

·         Beschilderung / Veranstaltungshinweise aufstellen

·         Fotograf buchen

·         Journalistengeschenke ja/nein klären

·         Namensliste zum Eintragen der Journalisten bereitlegen

·         Backoffice besetzt halten

·         Interviewtermine unmittelbar nach PK koordinieren

Nachbereitung

·         Pressemappen an nicht erschienene Journalisten versenden

·         Pressebeobachtung und Pressespiegel zusammenstellen

·         Interne Information geben

·         Dokumentation erstellen

·         Manöverkritik durchführen

Literaturtipps:

Bogner, Franz M. (19993): Das neue PR-Denken. Wien: Ueberreuter.

Bürger, Joachim H. (19983): Arbeitshandbuch Presse und PR. Tips und Tricks eines PR-Profis. Essen: Stamm Verlag.

Herbst, Dieter (1997): Public Relations. Das professionelle 1x1. Berlin: Cornelsen Verlag.

Reineke, Wolfgang / Gerhard A. Pfeffer (2000): PR Check-up. Arbeitshandbuch Öffentlichkeitsarbeit, Checklisten für die Praxis. Essen: Stamm Verlag.