Verbändereport AUSGABE 3 / 2018

Professionelle E-Mails – welche Fehler sollten wir vermeiden?

Communication Update: Tipps und Tricks für die Verbandskommunikation

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Wahrscheinlich ist im Arbeitsalltag noch nie so viel geschrieben worden wie heute – und ein großer Teil davon ist sicher die elektronische Korrespondenz. Doch auch wenn die Menge der eingehenden E-Mails groß und die Zeit knapp ist: Professionalität und Höflichkeit werden vom Empfänger wahrgenommen und haben Auswirkungen auf das Image des Verbandes.

Hier einige Tipps, wie professionelle E-Mail-Kommunikation funktioniert. Eine E-Mail, ein Thema. Haben Sie mit einem Empfänger mehrere Themen abzustimmen, senden Sie am besten pro Thema eine eigene E-Mail. Dabei sollte der Betreff immer einem Projekt zugeordnet werden können. Das sorgt für kürzere Mails und ermöglicht dem Empfänger, die einzelnen Vorgänge getrennt voneinander zu bearbeiten – und als Nebeneffekt passiert es viel seltener, dass einzelne Aspekte übersehen werden und untergehen. Die richtige Anrede wählen. Prinzipiell sollten Sie auch in einer E-Mail die Regeln der Höflichkeit beachten. Die sind allerdings von Branche zu Branche unterschiedlich. So kann nicht nur ein lockeres „Hallo“ ohne Namensnennung anecken – auch ein formelles „Sehr geehrte Frau ...“ kann als unhöflich betrachtet werden, wenn die Umgangsformen – etwa innerhalb einer Organisation – eher locker sind. Immer mehr setzt sich durch, bei einer schnellen E-Mail-Korrespondenz wie bei einem Online-Chat ab de

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Autor

Daniela Burkhardt

arbeitete viele Jahre als Hörfunk- und Fernsehjournalistin sowie als Talk-Moderatorin, vor allem für den Bayerischen Rundfunk, aber auch für private Sender wie Sat1. Nach einem „Seitenwechsel“ war die promovierte Germanistin und ausgebildete Journalistin als Pressesprecherin tätig. Als Medien- und Rhetorik-Coach bereitet sie nun Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Politik, Wissenschaft, Showbusiness gezielt auf öffentliche Auftritte in den Medien (Statements, Interviews, Talkshowauftritte) und vor Publikum (Podium, Fachvorträge) vor. Sie entwickelt außerdem mit ihrem Unternehmen EDLAB außergewöhnliche Publicity-Medien-Projekte.

http://www.bc-zwei.de
Autor

Andreas Schümchen

studierte an der TU Berlin Germanistik, Medienwissenschaft, Psychologie und Kunstgeschichte und wurde an der Hochschule für Film und Fernsehen Potsdam-Babelsberg zum Dr. phil. promoviert. Er war unter anderem Chefredakteur des Fachmagazins „Medien Bulletin“ und Leiter des Referats Publizistik und Kommunikation beim Grimme-Institut in Marl, bevor er 2000 zum Professor für Journalistik an die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg in Sankt Augustin berufen wurde, wo er seit 2013 Direktor des Instituts für Medienentwicklung und -analyse (IMEA) ist.

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