Skilehrer setzen auf vernetzte Kommunikation

 Ein einfacher eMail-Newsletter informierte bisher die DSLV-Mitglieder über Entwicklungen, Projekte im Verband und Termine. Einmal im Quartal erscheint zudem die Mitgliederzeitschrift „SnowSport“, die jedes Mitglied kostenfrei erhält. Eine individualisierte und gezielte Ansprache der einzelnen Mitglieder war mit dieser Art der Kommunikation nur schwer möglich.

Der DSLV verfügte über eine eigene Website mit integriertem Online-Shop, bei dem die Möglichkeit der regelmäßigen Aktualisierung mangels eines geeigneten Redaktionssystems sehr eingeschränkt war. Eine Mitgliederdatenbank mit allen relevanten Daten lag als PC-basierte Version vor.

Der Weg zur verbesserten internen Kommunikation

In erster Linie wollten die DSLV-Verantwortlichen mit der Renovierung und dem Umbau der bisherigen Website die Informationsqualität für die Mitglieder verbessern. Die neue Website sollte als zentrale Mitglieder-Informationsplattform fungieren auf der jedes Mitglied sich zu jeder Zeit über das aktuelle Verbandsangebot informieren und direkt online agieren konnte. Zusätzlich sollte eine Plattform zum Erfahrungsaustausch angeboten werden, die die Kommunikation unter den Mitgliedern vereinfachen und anregen sollte. Ein innovativer und zeitgemäßer Webauftritt sollte zudem das positive Image des DSLV in der Öffentlichkeit weiter steigern. Last but not least, sollte das neue System die Porto- und Telefonkosten des Verbandes deutlich senken.

Konkret wurden folgende Anforderungen formuliert:

• Der Zugang zu allen Angeboten und Funktionalitäten muss unabhängig von Ort und Zeit möglich sein.

• Da das Internet dafür die ideale Infrastruktur bietet, sollten alle Funktionalitäten aus der Verbands-Geschäftsstelle und dem Mitgliederbereich webbasiert sein.

• Die Lösung sollte keinesfalls die knappen IT-Ressourcen der Organisation belasten.

• Die Inhalte für den Mitgliederbereich und die öffentliche Seite müssen mit einem einzigen Tool administrierbar sein.

• Die Mitglieder, die sich zu realen Ausschüssen treffen, sollten sich auch online in geschlossenen Nutzergruppen austauschen können.

 

Darüber hinaus: Nicht alle DSLV Mitglieder haben Zugang zum Internet. Der Nutzen der Lösung durfte demzufolge nicht ausschließlich davon abhängen, dass alle Mitglieder Zugang zum Internet haben. Die „Offliner“ müssen gleichwertig in die Kommunikationsstrategie einbezogen werden. Jeder elektronische Verteiler muss also in der Lage sein, aus den Profilen der Mitglieder die „Offliner“ herausfiltern und automatische Fax- oder Serienbriefexporte erstellen können.

 

Hohe Anforderungen wurden auch an die Konfigurierbarkeit der Lösung gestellt. Denn es gibt für jede einzelne Organisation eine eigene, optimale Struktur der Mitgliederprofile. Die Profilverzeichnisse sollten so konzipiert sein, dass für den DSLV ein eigenes, weitgehend frei gestaltbares Profilsystem angelegt werden kann, das eine optimale Grundlage für die Steuerung der jeweiligen Informations- und Kommunikationsflüsse bietet.

Der Bereich für die Mitglieder sollte weitgehend selbsterklärend sein. Aber auch die Module im Back-Office Bereich – also in der Geschäftsstelle - sollten für die Verantwortlichen in maximal ein bis zwei Arbeitstagen erlernbar sein.

Die technische Umsetzung

Die gesamte Lösung sollte in zwei Teilschritten eingeführt werden: zuerst konzentrierte man sich auf die Neugestaltung der bestehenden Website und im zweiten Schritt sollte der Mitgliederbereich überarbeitet werden.

Die (öffentliche) Website

Der neue DSLV-Webauftritt beinhaltet neben allgemeinen Informationen zum Wintersport auch spezielle, verbandsinterne Daten und eine Suchfunktion. Zusätzlich gibt es in verschiedenen Sektionen die Möglichkeit, zum Download spezifischer Daten wie beispielsweise Unterlagen zu Seminaren oder Dokumente aus dem Expertenforum. Auch ein Online-Shop wurde in den Webauftritt integriert. Ebenso wie der Mitgliederbereich, wird die neue Website mit einem einzigen Redaktions- und Content Management System verwaltet.

Der (interne) Mitgliederbereich

Alle Mitglieder können Nachrichten, Kalender, Archiv und Profile sowie eine Suchfunktion nutzen und sich in Foren austauschen. Die Suchfunktion gibt den Mitgliedern die Möglichkeit, andere DSLV Mitglieder nach Interessen, Kenntnissen, Funktionen etc. zu identifizieren - eine Grundlage, den Informationsaustausch unter den Mitgliedern anzuregen. Das Profil setzt sich aus etwa 60 Attributen zusammen. Am Anfang findet man persönliche Daten mit Feldern für die zugehörige Skischule sowie Adressangaben. Weiterhin enthält das Profil unter anderem Felder zu den Qualifikationen und der Unterrichtstätigkeit des Mitgliedes.

Nach der Implementierung prüften 10 Testpersonen aus der Geschäftsstelle und ausgewählte Mitglieder knapp zwei Wochen lang die neue Kommunikationsplattform. Anfang Oktober 2001 wurde das neue System für alle Mitglieder freigeschaltet.

Nachdem die persönlichen Login-Daten zugestellt wurden, konnte jedes Mitglied online sein persönliches Profil anlegen. Jeder konnte darüber entscheiden, für wen die Profil-Attribute sichtbar sein sollten - hatte aber auch die Möglichkeit, andere Mitglieder nach bestimmten Interessen zu identifizieren und mit ihnen Kontakt aufzunehmen. Jedes Mitglied konnte zudem auswählen, welche Informationen es zukünftig zu erhalten wünschte.

Das Redaktionssystem

Gesteuert werden die Aktivitäten auf der öffentlichen Website und im Mitgliederbereich (Extranet) über ein Redaktions- und Content Management System. Dieses R/CM-System (Redaktions- und Content Management System) ermöglicht es dem Verband, jederzeit den Inhalt zu aktualisieren und neue Informationen einzustellen. Das System verfügt über eine intuitive, menügesteuerte Bedienerführung, deren Handhabung leicht zu erlernen ist.

Im Detail verfügt das R/CM-System über folgende Funktionen:

• Redaktion
• Erfassung und Veröffentlichung von Texten.
• Texte und Artikel können mit automatischem Veröffentlichungs- und Verfallsdatum versehen werden.         
• Alle einmal erfassten Texte sind automatisch archiviert und lassen sich wieder aufrufen, bearbeiten und erneut veröffentlichen.
• Es können Links zu anderen Seiten und Bildern in die Texte integriert werden.
• Es können eigene Sektionen und Untersektionen erstellt werden.

Diskussion (Foren)      

Es können öffentliche und geschlossene Diskussionsforen eingerichtet, gelöscht und kontrolliert werden.

Mitgliederverwaltung

• Es können neue Mitglieder im System angelegt werden.             
• Mitgliederdaten- und berechtigungen können eingesehen, geändert und verwaltet werden.

Gruppenmailing

Es können Gruppenmailings versendet werden. Das Gruppenmailing ist mit einer Profilsuchfunktion kombiniert, so dass mit einzelnen Mitgliedergruppen zielgenau auf der Grundlage der aktuellsten Datenbankauswertung kommuniziert werden kann.

Kalender

In den Zentralkalender können Termine mit Erläuterungen eingetragen werden.

Das R/CM-System kann ausgewählten Mitarbeitern unabhängig von Ort und Zeit zugänglich gemacht werden. Es gibt keine Beschränkungen bei der Anzahl der Veröffentlichungen oder der Anzahl der permanenten User des R/CM-Systems.

Der Zugang zum Redaktions- und Contentmanagement-System erfolgt über ein Passwort. Die Berechtigungen können derart eingeschränkt werden, dass beispielsweise nur in bestimmten Nachrichtensektionen veröffentlicht werden kann, nur Schreibberechtigung für den Kalender besteht oder Schreib- und Veröffentlichungsrechte getrennt werden.

Durch das kostengünstige ASP-Modell (Applikation-Service-Providing – ein Software-Mietmodell) wird das System automatisch an die Softwareentwicklung gekoppelt- denn Updates sind in der Jahresgebühr bereits enthalten.