Immer häufiger werden Kongresse durch eine begleitende Ausstellung ergänzt. In Konzeption und Größe variierend, erreichen diese Veranstaltungen nicht selten einen Umfang, der eine spezielle Organisation notwendig macht. Dieses ist insbesondere dann der Fall, wenn sich Aussteller aus dem Ausland mit einem Messestand präsentieren möchten.
Bevor eine Messe für Veranstalter, Aussteller und Besucher zum Erfolg werden kann, ist eine umfangreiche Vorbereitung erforderlich. Dabei werden spezialisierte Kongressdienstleister in das Organisationsschema eingewoben, um die einzelnen Facetten der Planung zu bedienen. Während die Themen Standbau, Reisebüro und technischer Service schnell mit qualifizierten Partnern besetzt sind, hat der Aspekt der Kongresslogistik bisher noch nicht den gleichen Eingang in das Bewusstsein der verantwortlichen Planer gefunden.
Ähnlich wie die klassischen Zulieferer kann ein auf Kongress- und Messelogistik spezialisiertes Transportunternehmen einen wesentlichen Beitrag zum Gelingen des Events leisten. Veranstalter und Aussteller konzentrieren sich auf ihre Zielsetzung und ihre Gesprächspartner für den jeweiligen Kongress. Durch sein Engagement im Logistikbereich hält der Kongress- und Messespediteur seinen Kunden den Rücken für die eigentliche Messearbeit frei.
Der Schaukasten verdeutlicht die einzelnen Schritte, damit Lieferungen für einen Kongress pünktlich und sachgerecht den Weg vom Lieferanten zum Messestand des Ausstellers finden.
Durch die Einbindung eines verantwortlichen Kongress- und Messespediteurs delegiert der Veranstalter die Verantwortung für die komplette Logistik an einen erfahrenen und kompetenten Dienstleister. Da dieser sich seinerseits als direkter Partner der Messeorganisation versteht, entwickelt sich über dieses Selbstverständnis ein Beitrag für das Mehrwertkonzept des jeweiligen Kongresses.
Zwei praktische Fallbeispiele mögen die unterschiedlichen Komfortsituationen für Aussteller bei der Beschickung von Kongressen mit Ausstellungsgütern verdeutlichen:
Szenario 1 ohne Kongress-/Messespediteur
Jeder Aussteller kümmert sich um die Versendung seiner Artikel selbst. Wenn der ausgewählte Spediteur/ Hausspediteur die Kongresshalle erreicht, erlebt der Fahrer diese Situation aus einer ganz typischen Perspektive:
- Suche Abstellplatz LKW (bei limitierter Verkehrsfläche – Engpässe)
- Orientierung/Suche des Messestandes
- Entladen LKW (Hebebühne) und Einsatz Hubwagen, um die Frachtsendung an den Messestand des Ausstellers zu manövrieren.
- Abstellen des Frachtgutes auf dem Stand (ohne Eingangskontrolle, wenn der Aussteller noch nicht anwesend ist)
Bei 50 Kongressteilnehmern mit Material bzw. Ausstellern findet dieser Vorgang entsprechend oft statt. Das Ergebnis sind nicht nur überlastete Verkehrswege (außerhalb und in der Kongresshalle), sondern auch der Zutritt eigentlich unberechtigter Personen in die Kongress-/Messehallen (Sicherheits- und Schadensrisiko, erhöhte Diebstahlgefahr, etc.).
Bei Unfällen, Beschädigungen an der Halleninfrastruktur und ähnlichen Vorkommnissen ist der Verursacher kaum festzustellen.
Szenario 2 mit Kongress-/Messespediteur
Der Kongressspediteur plant die logistischen Prozesse unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten. Entsprechende Information fließt in Form von Versandhinweisen bereits im Vorwege an alle Aussteller.
Zum gegebenen Zeitpunkt Abholung aller Exponate bei den Ausstellern und Transport bis zur Kongresshalle. Entladung LKW&Verbringung zu den Messeständen als einheitliche Operation.
Steuerung aller Abläufe durch eigenes Personal in der Kongresshalle. Leichte Erreichbarkeit und Verantwortung für alle Aspekte der Messelogistik.
In der Konsequenz mündet diese Methodik in ein Komplettpaket für die Aussteller. Die Kapazitäten der Messehalle (Entladerampen, Zufahrtswege) werden optimal genutzt und dadurch entlastet. Die Einhaltung von Arbeitsschutznormen und Sicherheitsstandards wird gewährleistet. Kurzfristige Verfügungen des Veranstalters und der Aussteller werden umgesetzt.
Es wird deutlich, aus welchen Gründen eine geplante Kongresslogistik einem „unregulierten“ System überlegen ist.
Speziell Kongresse mit einer ausländischen Beteiligung bedürfen einer besonderen Unterstützung der Teilnehmer in Fragen von Versand und Abwicklung vor Ort. Anders als ein rein nationaler Transport, bedarf eine internationale Versendung einer besonderen Betreuung, soll sie termingerecht am Kongressort eintreffen. Dieses ist gerade dann der Fall, wenn die Lieferung aus Übersee erfolgt und Schiffs- oder Flugzeugtransport organisiert werden muss.
Überdies bedarf es in solchen Fällen auch einer zollamtlichen Behandlung der Frachtsendungen. Es gilt, Zollabfertigungen zum freien Verkehr (endgültige Einfuhr) oder zur vorübergehenden Einfuhr mit der Gesstellung von Zollsicherheitsleistungen durchzuführen. Der Kongress- und Messespediteur übernimmt routinemäßig diese Aufgaben und sorgt auf diese Weise dafür, dass auch diese Schnittstelle des Transportweges reibungslos passiert wird.
Über sein weltweites Netzwerk organisiert der Kongress- und Messespediteur zunächst die grundsätzliche Information der Aussteller mit Transportinstruktionen (Termine, Dokumentation usw.). Im Anschluss erfolgt die Disposition des grenzüberschreitenden Transportes bis zum Kongressort, quasi als vorgeschaltete Maßnahme zur Kongresslogistik am Veranstaltungsort.
Um die Qualifikation eines Messe- und Kongresslogistikers zu bewerten, sollte ein Veranstalter mindestens folgende Kriterien prüfen:
- Hat der Bewerber langjährige Erfahrung mit der Betreuung nationaler und internationaler Messen?
- Genügt die personelle, technische und administrative Ausstattung, um ein anspruchsvolles Projekt mit hoher Dienstleistungsqualität durchzuführen?
- Steht ein zuverlässiges internationales Netzwerk von Auslandsagenten in aller Welt zur Verfügung?
- Können Transporte weltweit per LKW, Schiff und Flugzeug disponiert werden?
- Welche Erfahrungen bestehen im Umgang mit neuester Informationstechnologie?
- Ist das Personal mehrsprachig und qualifiziert?
- Besteht ein Qualitätsmanagement mittels einer Zertifizierung oder in Form eigener Durchführungsstandards?
- Besteht eine ausreichende finanzielle Bonität zur Vorfinanzierung von Projekten?
- Welche Referenzen kann der Bewerber vorweisen?
Eine gute Referenz ist beispielsweise die Mitgliedschaft im Weltverband der Messelogistiker, IELA - International Exhibition Logistics Association (www.iela.org).
In diesem Verband haben sich weltweit operierende Kongress- und Messespediteure zusammengeschlossen, um Veranstaltern und Ausstellern ein Höchstmaß an Qualität, Sicherheit und professionellen Service bei der logistischen Abwicklung von Veranstaltungen zu gewährleisten. Alle Mitglieder unterliegen strikten Qualitätssicherungsregeln, den so genannten Standards of Performance. Zudem gibt es sehr strenge Aufnahmekriterien.
IELA sucht den Kontakt und den Austausch mit allen Beteiligten der Messe- und Kongresswirtschaft, um aus diesem steten Dialog aktuelle Trends oder problematische Entwicklungen zu erkennen, diese in Arbeitsgruppen mit Kollegen aus aller Welt zu untersuchen und der ausstellenden Wirtschaft Ergebnisse und Lösungen anbieten zu können. Diese Arbeitsgruppen beschäftigen sich mit unterschiedlichen Themen und Aufgaben; so steht beispielsweise das Organizers Committee jedem Veranstalter zur Verfügung, der über die Website hinaus schnellen Zugang zur IELA wünscht.
Wenn Veranstalter von Kongressen oder Ausstellungen unter Erwartungs- und Preisdruck ihrer Kunden kommen, ist die Schaffung eines Mehrwertes ein probates Mittel, um die eigene Veranstaltung aufzuwerten. Funktionierende Konzepte, um den ausstellenden Firmen den Komfort bei ihrer Kongressbeschickung zu erhöhen, sind ein willkommenes Angebot und finden belegbar positive Resonanz.
Die Implementierung einer durchdachten Kongresslogistik ist die Aufschaltung eines solchen Zusatznutzens. Jeder Veranstalter, der nach Wegen sucht, das Betreuungsangebot für seine Kunden zu optimieren, wird durch die Gestaltung einer professionellen Kongress- und Messelogistik die Servicequalität seiner Veranstaltung verbessern können.
Indem gleichzeitig eine effiziente und verlässliche Organisation eines wichtigen Abschnittes der Kongressorganisation dem Management eines spezialisierten Kongress- und Messedienstleisters obliegt, erschließen sich dem Veranstalter durch diese Entlastung personelle und organisatorische Ressourcen, die dann für andere Aufgaben wirksam werden können.
Zielsetzung des Kongress- und Messelogistikers
Der sach- und zeitgerechte Versand von Kongress-Matrerial und Messegut ab Lieferwerk bis auf den Messestand im Kongresscenter und wieder zurück, inklusive aller notwendigen Nebenleistungen.
Planung
Information der Aussteller über die Versandabwicklung und die Abwicklung vor Ort:
- Termine
- Verpackung, Markierung
- Dokumentation
- Adressierung
- Versicherung
- Ansprechpartner
Transport zum Kongressort
- Abholung der Messesendung ab Domizil Aussteller oder Lieferant
- Sendungskontrolle, ggf. Nachverpacken, Markieren
- Transport bis Messegelände
- Zollabfertigung (falls erforderlich)
Abfertigung am Kongress-/Messeort – Messeaufbau
- Anlieferung auf dem Messestand
- Abholung des Leergutes und Einlagerung
- Persönliche Präsenz im Kongresscenter/Betreuung
Abfertigung am Kongress-/Messeort – Messeabbau
- Besuch jedes Ausstellers und Einholung von Instruktionen für Rück- oder Weitertransport
- Rücklieferung des Leergutes
- Hilfestellung bei Verpackung&Markierung/Adressierung
- Vorbereitung der Wiederausfuhr/Zollausfuhrabfertigung (falls erforderlich)
- Abholung der verpackten Messegüter vom Messestand
- Organisation des Rück-/Weitertransports
Rücktransport
- Durchführung des Rücktransports bis zum Domizil des vom Aussteller vorgegebenen Empfängers, ggf. auch Zoll-Einfuhrabfertigung.
