Verbändereport AUSGABE 3 / 2017

Unbürokratisch schreiben – wie kann offizielle Korrespondenz freundlicher wirken?

Communication Update: Tipps und Tricks für die Verbandskommunikation

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„Bedauern wir, Ihnen mitteilen zu müssen ...“ – Wer Absageschreiben an Bewerber oder Mahnbriefe an säumige Mitglieder verfassen muss, verfällt oft automatisch in einen bürokratischen Stil. Dabei können selbst unangenehme Botschaften so formuliert werden, dass der Absender sympathisch bleibt. Hier sieben Tipps für unbürokratische Korrespondenz: Perspektivenwechsel: Wenn ein Brief oder eine E-Mail „von oben herab“ geschrieben wirkt, ist der Empfänger oft bereits durch diese Haltung negativ gestimmt. Ein Perspektivenwechsel wirkt da Wunder: Denken Sie nicht nur darüber nach, was Sie mitteilen wollen, sondern welche Interessen der Adressat hat: Wartet er (etwa als Bewerber) schon auf Ihre Nachricht? Ist ihm Ihre Mitteilung peinlich, weil er (etwa als säumiges Mitglied) etwas vergessen hat? Substantivierungen und Partizipkonstruktionen vermeiden: Der Ton macht die Musik, heißt es. Bei Texten gilt: Der Stil macht den Ton. „Angesichts von Kostensteigerungen und rückläufigen Einnahmen sehen

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Autor

Daniela Burkhardt

arbeitete viele Jahre als Hörfunk- und Fernsehjournalistin sowie als Talk-Moderatorin, vor allem für den Bayerischen Rundfunk, aber auch für private Sender wie Sat1. Nach einem „Seitenwechsel“ war die promovierte Germanistin und ausgebildete Journalistin als Pressesprecherin tätig. Als Medien- und Rhetorik-Coach bereitet sie nun Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Politik, Wissenschaft, Showbusiness gezielt auf öffentliche Auftritte in den Medien (Statements, Interviews, Talkshowauftritte) und vor Publikum (Podium, Fachvorträge) vor. Sie entwickelt außerdem mit ihrem Unternehmen EDLAB außergewöhnliche Publicity-Medien-Projekte.

http://www.bc-zwei.de
Autor

Andreas Schümchen

studierte an der TU Berlin Germanistik, Medienwissenschaft, Psychologie und Kunstgeschichte und wurde an der Hochschule für Film und Fernsehen Potsdam-Babelsberg zum Dr. phil. promoviert. Er war unter anderem Chefredakteur des Fachmagazins „Medien Bulletin“ und Leiter des Referats Publizistik und Kommunikation beim Grimme-Institut in Marl, bevor er 2000 zum Professor für Journalistik an die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg in Sankt Augustin berufen wurde, wo er seit 2013 Direktor des Instituts für Medienentwicklung und -analyse (IMEA) ist.

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