Digitale und hybride Formate auf Erfolgskurs

Nach Einschätzung des German Convention Bureau e. V. (GCB) werden virtuelle Events Face-to-Face-Veranstaltungen auch zukünftig nicht ersetzen, sondern sie sinnvoll ergänzen sowie ihre Reichweite deutlich erhöhen. Dadurch können sich auch für Verbände neue Teilnehmerkreise erschließen. Die konsequente Weiterentwicklung digitaler Angebote, zusammen mit den richtigen Partnern kann den Verband also voranbringen, selbst wenn der echte persönliche Kontakt fehlt und die gewinnbringende Einbindung von Sponsoren oft eine Herausforderung darstellt.

Viele Anbieter des Tagungs- und Kongressstandortes Deutschland reagieren bereits entsprechend: So gab laut einer Studie des Europäischen Instituts für TagungsWirtschaft GmbH die Hälfte der befragten Veranstaltungszentren, Tagungshotels und Eventlocations an, aufgrund von Corona in Technik für hybride oder digitale Formate investiert zu haben. Die andere Hälfte war damit bereits zuvor ausgestattet.

Doch neben der nötigen technischen Infrastruktur kommt es künftig noch stärker auf die optimale Gestaltung der Teilnehmererlebnisse an. Denn eine virtuelle oder hybride Veranstaltung erfordert mehr als die Übertragung der Keynote ins Internet. Erfolgreiche Konzepte basieren immer auf einer klaren Definition der Ziele und stellen die Zielgruppe klar ins Zentrum. Neben Partizipation und Interaktion sind Timing, Selbstbestimmung sowie haptische Momente, persönlicher Dialog und die richtige Aufbereitung des Contents vor, während und nach dem Event wichtige Erfolgsfaktoren.

Mainz: Weichen stehen weiter auf digital

Im Oktober 2020 verwandelte sich der Gutenbergsaal in der Rheingoldhalle Mainz in ein digitales Veranstaltungsstudio und übertrug die IndTech 2020, eine Konferenz für industrielle Technologie, die alle zwei Jahre immer in dem Land stattfindet, das die EU-Ratspräsidentschaft innehat. Im letzten Jahr stand sie unter dem Motto „Übergang zu nachhaltigem Wohlstand“ und wurde im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) und in Kooperation mit dem Projektträger Jülich (PtJ), gemeinsam mit der Europäischen Kommission und der Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie (DECHEMA e. V.) organisiert. Die Konferenz bot Interessierten aus Forschung, Industrie und Politik eine Diskussionsplattform für zukünftige Trends und technologische Herausforderungen. Die thematischen Sessions und Fachvorträge beschäftigten sich u. a. mit Batterietechnologien, der Biologisierung und Digitalisierung in der Werkstofftechnik, Produktions- und Fertigungstechnologien sowie mit der

Kohlenstoffneutralität und Kreislaufwirtschaft.

Erstmals fand eine vollständig digitale, europaweit ausgestrahlte Tagung in dieser Größenordnung statt. Wäre die Corona-Pandemie nicht dazwischengekommen, hätten sich die rund 1.000 Delegierten aus ganz Europa in der Rheingoldhalle Mainz getroffen. Doch bereits im Frühjahr 2020 fiel die endgültige Entscheidung, dass die IndTech 2020 digital ausgestrahlt und live an die Teilnehmer übertragen wird.

Damit war die Veranstaltung ein weiterer wichtiger Meilenstein in der Digitalisierungsstrategie der mainzplus CITYMARKETING GmbH, die zuletzt das Produkt „mainzplus digital“ entwickelte. Gemeinsam mit technischen Partnern und Full-Service-Dienstleistern werden Kongresse und Tagungen sowohl hybrid als auch komplett digital organisiert, koordiniert und technisch abgewickelt. „Hybride und digitale Events gehören bei uns mittlerweile zum Standard-Portfolio und werden auch zunehmend von Kunden angefragt“, bestätigt August Moderer, Geschäftsführer von mainzplus CITYMARKETING. Bereits seit April 2020 konnten so zahlreiche Kongresse und Tagungen trotz beschränkter Reisemöglichkeiten und Corona-Bestimmungen erfolgreich in Mainz durchgeführt werden.

 „Wir sind sehr froh, dass wir auch die seit über drei Jahren geplante IndTech in Mainz halten konnten. Wir haben damit ein Zeichen gesetzt, dass es möglich ist, Veranstaltungen per Livestream und digitaler Teilnahme mit entsprechender Technik durchzuführen“, ergänzt Henning Schildt, Bereichsleiter Congress.

Wichtige infrastrukturelle Voraussetzung für Konferenzen dieser Art ist u. a. das flächendeckende WLAN-Netzwerk in der gesamten Rheingoldhalle. Dank moderner Glasfasertechnologien mit einer symmetrischen Bandbreite von bis zu 10Gbit/s können zeitgleich acht bis zehn Kamerasignale gesendet werden. Und auch die IT- und Videospezialisten vor Ort sorgen für eine umfassende Planung und Inszenierung der Veranstaltungen.

Digitales Großprojekt: Deutscher Chirurgenkongress 2021

Der 138. Deutsche Chirurgenkongress „DCK 2021“ wird im April 2021 ebenso komplett digital in Mainz stattfinden. Das diesjährige Motto des Kongresses lautet „Kompetenz-Kreativität-Kommunikation“ und bezeichnet wesentliche Säulen des chirurgischen und ärztlichen Handelns. Die Veranstaltung mit rund 5.000 Teilnehmern gilt als zentrales Forum der Chirurgie im deutschsprachigen Raum. Nachdem der Kongress 2020 aufgrund der COVID-19-Pandemie abgesagt werden musste, geht man im Jahr 2021 ganz neue Wege.

Das Programm startet bereits in der Vorwoche mit dem Prä-Kongress, auf dem in Form von „RapidCommunication-Sessions“ die E-Poster sowie die Abstracts der Sektion Chirurgische Forschung vorgestellt und präsentiert werden. Zur Kongresseröffnung sind ein Präsenztag mit begrenzten Teilnehmerzahlen für Mitgliederversammlungen, Gremiensitzungen, die Preisträgersitzung der chirurgischen Forschung sowie ein Festvortrag im Kurfürstlichen Schloss zu Mainz geplant.

An den darauffolgenden vier Tagen werden alle wissenschaftlichen Sitzungen und Industriesymposien in einer virtuellen Umgebung mit parallel stattfindenden Sitzungssträngen gestreamt. Die vier Livestudios sowie die gesamte Produktion wurden in die Rheingoldhalle Mainz verlegt. Interaktive Roundtables, Online-Foren und Symposien sollen für Partizipation und Vernetzung sorgen. Die Sessions wurden vorab mithilfe der Kongressagentur wikonect an das virtuelle Format angepasst. Die Teilnehmer können jederzeit aus den vier parallelen Streams ihr Programm wählen und sich stets aktiv beteiligen – via Chat oder Ted- und Poll-System. Das gesamte Vortragsprogramm kann zudem im Nachgang „on demand“ eingesehen werden. Die begleitende Industrieausstellung findet ebenso im virtuellen Raum statt.

Streaming-Plattform bringt Events ins Wohnzimmer

Vor Kurzem wurde außerdem die neue Online-Plattform mainzplus DIGITAL (www.mainzplus.digital) ins Leben gerufen. Dort werden Produktionen und Beiträge jeder Art übertragen, die man sich sowohl in Echtzeit als auch auf Wunsch zu einem späteren Zeitpunkt anschauen kann. Zuvor werden die Tickets für die Events einfach online erworben. Per individuellem Zugangscode kann darauf von unterwegs, zu Hause oder vom Büro zugegriffen werden. Zusätzlich gibt es je nach Veranstaltung die Möglichkeit, Souvenirs, Gutscheine oder passende Veranstaltungspakete zu erwerben.

Dafür wurde u. a. der Große Saal im Frankfurter Hof zum fest installierten Produktions- und Aufnahmestudio umgewandelt. Die Bühne mit zwei separaten Auf- und Abgängen, reichlich Effektlicht, drei LED-Screens im Bühnenhintergrund und über 70 Lampen sorgen für eine wirkungsvolle Inszenierung. Das Foyer kann als Aufenthaltsbereich für Akteure und Referenten genutzt werden. In der beliebten Traditionsstätte in der Mainzer Altstadt werden ab sofort Konzerte und Kulturevents, aber auch Lesungen, Workshops, Vorträge und andere Veranstaltungen aufgezeichnet und ausgestrahlt.

Lokalen Akteuren soll so eine Bühne geboten werden, aber auch internationale Kongresskunden und Verbände profitieren vom Angebot der digitalen Formate – über die Zeit der Corona-Pandemie hinaus. „Mit mainzplus DIGITAL können wir an die erfolgreiche Umsetzung digitaler Events des vergangenen Jahres anknüpfen. Mithilfe der Produktionsstudios, des technischen Service vor Ort sowie der neuen Streaming-Plattform bieten wir nun ein ‚Rundum-sorglos-Paket an, das die Durchführung von Veranstaltungen endlich wieder ermöglicht“, freut sich August Moderer.

Mobile Studios mit unterschiedlichem Ambiente

Auch in den restlichen Veranstaltungshäusern, die von der mainzplus CITYMARKETING GmbH vermarktet werden, sind mobile Studios schnell aufgebaut. Neben der Rheingoldhalle, wo das bereits mehrfach erfolgreich erprobt wurde, sind das vor allem das Kurfürstliche Schloss und das KUZ Kulturzentrum Mainz. Die Rheingoldhalle empfiehlt sich insbesondere für Kongresse, Tagungen, Ausstellungen und Messen – unabhängig vom hybriden, digitalen oder Live-Format. Die Raumhöhe ist optimal für Kamerakräne, der Boden besonders kamerageeignet und bis zu vier Studios können simultan bespielt werden.

Das Kurfürstliche Schloss bietet acht Säle und vielfältige Möglichkeiten für hybride und digitale Veranstaltungen. Das historische Ambiente bildet einen interessanten Gegensatz zum modernen mobilen Studio, welches variabel genutzt werden kann.

Das KUZ Kulturzentrum Mainz ist seit Anfang der 1980er-Jahre eine Eventlocation für Partys, Konzerte und Theateraufführungen. Zunächst diente das 1888 erbaute Backsteingebäude als Garnisonswaschanstalt sowie Industrie- und Lehranstalt. Heute kann hier ein mobiles Produktionsstudio wahlweise inmitten des großen Saals, der Werkhalle, oder auf der Bühne aufgebaut werden. Es gibt eine große Auswahl an Mikrofonen, Funkstrecken und Monitoren. Auch eine 360-Grad-Ausleuchtung und Kamera-Positionierung sind möglich. Über 40 Scheinwerfer und Effektlampen sorgen für die richtige Ausleuchtung.

Die Betreuung vor Ort übernehmen überall geschulte Technikpartner, die die komplexe Licht-, Bild-, Ton- und Übertragungstechnik überwachen. Weitere wichtige Grundlagen bilden coronakonforme Hygienekonzepte sowie die gut ausgebaute WLAN-Infrastruktur in allen Produktionsstudios.

Doch nicht nur die Veranstaltungshäuser der mainzplus CITYMARKETNG entwickeln sich für den virtuellen Veranstaltungsmarkt weiter – auch die Mainzer Hotellandschaft hat sich den aktuellen Gegebenheiten schnell angepasst: So wurden Hotelzimmer und Foyers in digitale Produktionsstudios umgebaut und um die entsprechende Streaming-Technik erweitert. (KS)