Ein Festival der Ideen

Diese Idee, Aussteller, Veranstalter und Experten zusammenzubringen, hat der Veranstalter bereits zum dritten Mal umgesetzt. Und: Die kombinierte Veranstaltung kommt bei den Teilnehmern hervorragend an. Das Besondere des Infotags, harte Informationen gepaart mit konkreten Präsentationen neuer Locations und Services, macht das eintägige Programm aus. Gleich die erste Veranstaltung, die Fuckup Night, brachte die Teilnehmer kräftig in Schwung. Das Format bietet allen Teilnehmern die Möglichkeit, aus guten Ideen, aber auch von gescheiterten Anwendungen zu lernen. Praxis und Erfahrungen beschäftigen die Gemüter der Teilnehmer. So heißt dann auch das Thema: „Innovative Eventformate und was ist, wenn diese in der Praxis nicht funktionieren“. Moderator und Teilnehmer der Fuckup-Sessionen Oliver Fink von Fink Different erlebte engagierte „Nähkästchenplauderer und zugleich neugierig Zuhörende“, wie er seine Veranstaltung kommentiert. Fink: „Es war ein Festival der Impulse.“ Das gelegentliche Scheitern ist eine super Chance zum Besserwerden. „Das fand breite Zustimmung.“ Auch bei seinem Referat über innovative Führungsqualitäten erlebte Fink überaus engagierte und aktive Teilnehmer. „Alle haben sich intensiv informieren und inspirieren lassen“, so das Fazit Finks.

Wie wird meine Veranstaltung zum Event? Das ist die Kernfrage, die allen Veranstaltern zuweilen schlaflose Nächte beschert. Jede noch so gute und perfekt vorbereitete Veranstaltung kann überraschenderweise mal in eine falsche Richtung laufen. Entweder ausgelöst durch äußere Umstände oder auch durch Irritationen seitens der Location-Verantwortlichen. „Hier heißt es Gelassenheit bewahren“, empfiehlt Anna Cassagne vom Congressforum Frankenthal. Das Congressforum hat deswegen einen bedingungslosen Leitfaden für die Planung und Durchführung von erfolgreichen Veranstaltungen erstellt. „Im Vorfeld besprechen wir diesen Leitfaden mit dem Veranstalter und unterstützen ihn bei allen entscheidenden Punkten.“

Zielgruppe konkret kennen

In eine ähnliche Richtung zielten die beiden Vorträge von Matthias Schultze (GCB German Convention Bureau) und Dr. Christina Buttler (MCI Germany). Der Erfolg steigt um ein Vielfaches, wenn der Veranstalter und die Referenten wissen, wer genau teilnimmt. Die unterschiedlichen Lerntypen zu kennen und sich zielgenau auf die Teilnehmer und ihr Hintergrundwissen einzustellen, gehört zu den Meilensteinen jeder Veranstaltung. Schultze: „Die alles entscheidende Frage lautet: Wer ist mein Teilnehmer?“ Wenn etwas Bleibendes beim Teilnehmer hängen bleibt, dann ist es immer etwas Disruptives. Zu dieser Erkenntnis kommen Untersuchungen vom Fraunhofer Institut. Buttler ist überzeugt, dass sich die Wahrnehmung und das Verhalten der Teilnehmer auf Konferenzen und Veranstaltungen in den letzten Jahren deutlich verändert haben. Buttler: „Der Teilnehmer holt sich aus einer Veranstaltung nur noch das heraus, was er braucht. Er geht sehr selektiv vor.“ Sie empfiehlt daher, Konferenzen nicht mit einer Gießkannen-Mentalität zu gestalten.

Dass der Infotag genau diese Mentalität nicht an den Tag legt, sondern sehr selektiv die unterschiedlichen Teilnehmergruppen anspricht, bestätigt Christine Popp. Die Vertriebsrepräsentantin der Kassel Marketing Gmbh nahm mit Heike Topole von der Historischen Stadthalle Wuppertal bereits zum zweiten Male als Aussteller (Gemeinschaftsstand) teil. Beide dokumentieren unisono, dass sich der Infotag überaus lohnt: „Für uns ein attraktives Format mit sehr gutem Erfolg: Wir haben viele neue, interessante Kontakte geknüpft und bestehende Kontakte gepflegt.“ Die beiden Marketingprofis, die „beim nächsten Mal wieder dabei“ sein wollen, waren auch von dem zusätzlichen Pre-Konferenzprogramm am Vorabend angetan. „Der Dialog mit den Entscheidern der Verbände kann hier vertieft werden.“

Schwarmintelligenz hilft bei Entscheidungen

Wissen wird häufig durch neue Erkenntnisse vertieft und untermauert. Als Moderator des Worldcafé Workshops ist Gerrit Jessen von der Communication & Management GmbH ein Ergebnis in Erinnerung geblieben: „Konsens der 60 Teilnehmer auf die Frage nach Ideen, wie man durch Veranstaltungen Teilnehmer messbar an den Verband binden kann, waren drei Themenbereiche: 1. Netzwerken fördern. 2. Wissen vermitteln und 3. Inhalte vor und nach der Tagung zur Verfügung stellen.“ Entscheidend ist, so seine Erkenntnis, dass das Format Worldcafé die Punkte 1 und 2 perfekt verbindet. Die im Café entstehende sogenannte Schwarmintelligenz oder auch kollektive Intelligenz genannt „wird analog genutzt, um relevante Antworten auf drängende Fragen der Gruppe zu erarbeiten und intelligente Entscheidungen treffen zu können“.

Dass Veranstaltungen nicht nur Cost-, sondern auch Profit-Center sein können, unterstrich der Referent für PR und Marketing vom Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt in seinem Vortrag „Sponsoring von Verbandsveranstaltungen“. André Gorpe erklärte anhand vieler Praxisbeispiele und Tipps, wie Veranstalter mit kleinen Stellschrauben lukrative Sponsoren für sich gewinnen und in Konferenzen einbinden können. Gorpe empfiehlt, Sponsoren lieber Partner als Sponsor zu nennen und beim Wording darauf zu achten, dass Investitionen keine Kosten sind. Es ist nicht nur clever, sondern manchmal sogar wichtig, dass „Sponsoren mit einer (sehr) wertigen Marke nicht unbedingt etwas zahlen müssen. Sie bringen eine nicht monetäre Leistung für die Teilnehmer ein und verschaffen der Veranstaltung eine Reputation – der Brand dieser Sponsoren hat Strahleneffekte“, so Gorpes Erfahrung.

Gerold Elkemann, Geschäftsführer der Landesinnung Bayern für Orthopädie-­Schuhtechnik, hat den Infotag genutzt, um sich in einigen Punkten Klarheit zu verschaffen. Die Landesinnung ist aktuell mitten im digitalen Transformationsprozess und führt ein CMS ein. Neben der Betreuung der 400 Mitgliedsbetriebe in Bayern veranstaltet die Innung Seminare, Mitgliederversammlungen und Kongresse. Die Veranstaltungen sollen in Zukunft im Workflow digital durchlaufen. „Aus diesem Grund war die Veranstaltung sehr hilfreich, um zu überprüfen, ob wir auf dem richtigen Weg sind und welche Tools des digitalen Veranstaltungsmanagements zur Verfügung stehen. Die Fachvorträge waren informativ und gut struk­turiert“, bilanziert Elkemann.

Zusammenkunft des Who’s Who

Gespräche, Erfahrungsaustausch und aktives Netzwerken gab es auf dem Infotag zuhauf. Kurze Wege, eine Aussteller-Halle im Estrel, die komplett mit Dienstleistern und Location-Anbietern gefüllt war, Workshops oben in der Galerie und eine Speakers Corner, in der sich innovative Ideen und Technologien in drei Pitches präsentierten. Kurz: jede Menge Informationen und am Rande auch das persönliche Zweier-Gespräch und Branchen-Geflüster. Davon ist Peter Neven besonders begeistert. Der Hauptgeschäftsführer des AUMA erklärt: „Der Infotag Verband und Tagung ist für mich immer wieder eine Zusammenkunft des Who’s who des deutschen Tagungswesen, insbesondere der Tagungsstätten. Gerade die Digitalisierung ist ein wichtiges Thema der Veranstaltungswirtschaft und eben auch der Messewirtschaft.“ Neven spricht den meisten Teilnehmern aus der Seele. Neben den Informationsständen, den Workshops und den Referaten sind für viele Besucher das Netzwerken und der Erfahrungsaustausch wichtig für zukünftige Entscheidungen. Neven ergänzt: „Die Veranstaltung ist eine Mischung von Netzwerken der Aussteller untereinander, der Besucher untereinander und letzten Endes auch zwischen Ausstellern und Besuchern.“

Die unendliche Kraft des Netzwerkens kennt in ganz besonderer Weise die Projektmanagerin Tourismus- und Kongressmarketing bei der HA Hessen Agentur Ursula Rössig. Ihr Hessen MICE Net nahm bereits zum dritten Mal als Aussteller teil und gehört zu den Vorreitern. „Als Netzwerk führender hessischer Kongresszentren, Convention Bureaus und Stadtmarketingorganisationen suchen wir immer nach Möglichkeiten, um in den direkten und persönlichen Kontakt mit unseren Zielgruppen zu kommen. Hierfür ist der Infotag „Verband & Tagung“ eine sehr interessante Plattform.“ ?(MJ)