Verband & Tagung

Hybride Events als neues Tagungsformat

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Wie lange die Corona-Pandemie Präsenzveranstaltungen in den Verbänden noch beeinflussen wird, ist völlig unklar. Doch unabhängig davon wird sich der Trend zu digitalen Veranstaltungsformaten weiter verstärken. Zukünftig werden sich reale und virtuelle Events wohl auf Augenhöhe begegnen. Gerade hybride Veranstaltungen bieten den großen Vorteil, dass den Tagungsteilnehmern die Wahl gelassen wird, ob sie persönlich anreisen oder lieber im (Home-)Office teilnehmen möchten. Wir stellen Veranstaltungshäuser mit entsprechenden Kompetenzen vor.

(C) Verbändereport Ausgabe 6, September/oktober 2020
ReproFacts 2020 – Rheingoldhalle Mainz © wikonect/Sven Bratulic

Mainz: Hybrides Format erfolgreich getestet

Im Juli 2020 trafen sich Wissenschaftler aus der Reproduktionsmedizin sowie verwandten Forschungs- und Fachbereichen zur Fachtagung „ReproFacts 2020“ in Mainz. Es war bereits das 10. Jubiläum dieser Veranstaltung, die zum ersten Mal sowohl in der Mainzer Rheingoldhalle als auch im virtuellen Konferenzraum stattfand. Circa 100 Teilnehmer informierten sich physisch an Ort und Stelle, etwa 300 waren per Live-stream digital zugeschaltet. Sie lauschten acht Referenten und konnten sich zu den neuesten Entwicklungen des Forschungszweigs austauschen. Auch die Fachaussteller präsentierten sich vor Ort sowie in einer virtuellen Industrieausstellung per Online-Anwendung.

Die „ReproFacts 2020“ war nicht nur für den Veranstalter eine wichtige Premiere. Für die Mainzer Kongressgesellschaft mainzplus CITYMARKETING bedeutete sie einen Meilenstein auf dem Weg zur Wiederaufnahme des Kongress- und Tagungswesens in Zeiten von Covid-19. Dank des neuen, hybriden Formats war es möglich, erstmals wieder eine medizinische Fachtagung mit einer üblichen Anzahl von Gesamtteilnehmern durchzuführen.

Darauf aufbauend wird das Format der hybriden Veranstaltungen nun gemeinsam mit der Kongressagentur wikonect zur Eventplanung für alle Veranstalter angeboten. Neben dem Livestreaming umfasst das Produkt unter der neuen Marke „mainzplus digital – powered by wikonect“ die komplette Abwicklung der Servicekette von Veranstaltungen. Konkret sind u. a. vielfältige Studio- und Live-Produktionen für Konferenzen, Tagungen und Messen möglich. Außerdem wird die gesamte Planung und Inszenierung eines Liveevents inklusive Studio- und Setbau übernommen. Hologrammtechniken sind hierbei genauso umsetzbar wie „klassische“ Veranstaltungen mit Teilnehmern im Plenum. Eine eigene mobile Bildregie kann schnell an jedem Produktionsort eingesetzt werden. Zahlreiche Kamerasignale können gleichzeitig für die spätere Bearbeitung und den Schnitt in sämtlichen Qualitätsstufen aufgezeichnet werden. Zudem ist die weltweite Übertragung aller Inhalte über Satellit vom Produktionsort möglich.

„Wir glauben fest daran, dass hybride Veranstaltungskonzepte einer der Schlüssel für die Zukunft der Eventbranche sind“, erläutert August Moderer, Geschäftsführer von mainzplus CITYMARKETING. „So ermöglichen wir unseren Kunden eine enorme Reichweite. Menschen aus der ganzen Welt können über große Distanzen miteinander vernetzt und zu einem virtuellen Veranstaltungserlebnis vereint werden.“

Hybride Tagungen in vier Locations

Ab 2021 wird es in der sanierten und erweiterten Rheingoldhalle insgesamt 9.000 Quadratmeter Eventfläche geben. Mehr Flexibilität und Kapazität schafft vor allem das Loft Meeting, eine neu hinzugewonnene Fläche in der ehemaligen Spielbank. Die modernen Räume sind variabel aufteilbar und können mit den bestehenden Räumen der Rheingoldhalle und dem angrenzenden Hilton Hotel Mainz kombiniert werden. Insgesamt stehen dann mehr als 20 Meeting-Räume sowie großzügige Foyers zur Verfügung, teilweise sogar mit Rheinblick. Insbesondere der Kongresssaal und das Rheinfoyer werden derzeit noch renoviert. Hier war es während der Sanierungsarbeiten im Mai 2019 zu einem Brand gekommen, wodurch sich die gesamte Fertigstellung des Gebäudes bis ins nächste Jahr verzögert. Trotz Sanierung voll einsatzfähig sind dagegen der Gutenberg-Saal und das Gutenbergfoyer, wo u. a. auch die „ReproFacts 2020“ stattfand. Flexibel abteilbare Sektionen erlauben eine Raumgestaltung ganz nach Bedarf.  Das Foyer dient als großzügiger Empfangs- und Garderobenbereich. Zusätzlich kann der Jockel-Fuchs-Saal – ein mobiler Bau auf dem Rathausplateau mit Blick auf den Rhein – derzeit für Empfänge, Ausstellungen und Events aller Art genutzt werden.

Die neuen Formate werden in allen vier Veranstaltungshäusern angeboten, die von der mainzplus CITYMARKETING  GmbH vermarktet werden. Neben dem historischen Saalbau des Frankfurter Hofs Mainz und dem KUZ (Kulturzentrum Mainz) zählt dazu auch das Kurfürstliche Schloss zu Mainz. Bekannt ist das markante sandsteinrote Gebäude an der Rheinfront nicht nur aus der Mainzer „Fernsehfastnacht“. In der ehemaligen Stadtresidenz der Mainzer Erzbischöfe finden in sieben historischen Sälen zahlreiche Tagungen, Kongresse, Präsentationen und Konzerte statt. Besonders der Große Saal im Mainzer Barock sowie der Mozartsaal mit Parkettboden und bodentiefen Fenstern bieten eine beeindruckende Kulisse. Nun wurde im Leibniz-Saal des Kurfürstlichen Schlosses ein eigenes digitales Studio für Onlinevorträge und Produktionen aller Art eingerichtet.

Mainz ist gut gerüstet

Beim internationalen IT-Fachkongress JAX, einer unabhängigen Konferenz für Java, Architektur- und Software-Innovation, der vom 7. bis 11. September in Mainz tagte, verteilen sich insgesamt sogar 300 Teilnehmer auf die vier Veranstaltungshäuser Rheingoldhalle, Jockel-Fuchs-Saal, Kurfürstliches Schloss und Hilton Hotel. Der Fokus der JAX liegt in diesem Jahr insbesondere auf der digitalen Übertragungstechnik. Alle Teilnehmer hatten auch hier im Vorfeld die Wahl: entweder die Konferenz live vor Ort zu besuchen oder sich online dazuzuschalten – alle parallelen Workshops wurden gestreamt und übertragen. In den kommenden Wochen und Monaten sind bereits weitere Kongresse und Tagungen in der Rheingoldhalle und im Kurfürstlichen Schloss geplant – zumeist als hybride Veranstaltungen. Auch die lokale Hotellerie schaut gut gerüstet in die Zukunft – immer mit Abstandsbestuhlung und entsprechenden Hygienemaßnahmen, aber dennoch mit einem Rundum-Service-Angebot, egal ob digital oder live vor Ort.  

Filderhalle: Viel Erfahrung mit hybriden Events

Einerseits ist die Filderhalle in Leinfelden-Echterdingen sehr gut erreichbar, was schon immer ein wichtiges Argument für alle Tagungsverantwortlichen war. Das Kongresszentrum liegt nahe dem internationalen Flughafen sowie der Landesmesse Stuttgart. Andererseits kann die Location in Corona-Zeiten ihre digitalen Trümpfe richtig ausspielen: Schon seit 2014 investiert man vor Ort in das Know-how für die Umsetzung von Online-Meetings mit beliebig vielen Teilnehmern. So verfügt die Filderhalle über eigene Kamera- und Livestream-Technik, flexible Räume und digitale Event-Studios sowie eine sichere Software nach DSGVO. Vor allem hybride Veranstaltungsformate können problemlos abgedeckt werden. Zur besonderen Ausstattung gehören zudem digitale Whiteboards. Die Basis dafür bilden eine hochleistungsfähige 10-GB-Glasfaseranbindung und ein fest installiertes WLAN-System für bis zu 2.000 Endgeräte.

Diese technische Infrastruktur in Kombination mit einer speziellen Eventsoftware und dem erfahrenen Technik-Team ermöglicht die Realisierung von hybriden Veranstaltungen aus einer Hand. Für Nils Jakoby, Geschäftsführer der FILDERHALLE, liegt das Besondere im Service rund um die komplexen Möglichkeiten eine Veranstaltung digital abzubilden. „Unsere Aufgabe ist es, unseren Kunden dabei zu helfen, die kommunikativen Ziele der Veranstaltung umzusetzen und mit dem digitalen Teil der Veranstaltung möglichst nah an den Präsenzteil der Veranstaltung heranzukommen. Dabei übernehmen wir den technischen Part in einer Art Regie oder auch Backend genannt, damit sich unsere Kunden und Referenten voll auf den Inhalt ihrer Vorträge und Präsentationen konzentrieren können“, so Jakoby. Wie viele Teilnehmer jeweils digital oder analog an der Präsenzveranstaltung teilnehmen, kann flexibel bis kurz vor Veranstaltungsbeginn variiert werden. Das gibt Planungssicherheit für alle Seiten, insbesondere solange noch unklar ist, ob und wann ein neuer Lockdown droht. Eine wichtige Argumentation u. a. für den Industrieverband Steine und Erden Baden-Württemberg e. V. (ISTE), der im September seine Jahreshauptversammlung mit ca. 75 Teilnehmern in die Filderhalle verlegt hat und diese erstmals als hybride Veranstaltung plant.

Green Meetings im Ländle

Und auch in Sachen Nachhaltigkeit sieht sich die barrierefreie Filderhalle gut aufgestellt. Bereits 2007 wurde sie an das moderne Blockheizkraftwerk des Hallenbads angeschlossen. Als Nebenprodukt wird Strom produziert, der dann in den Verbund eingespeist wird. Im Jahr 2012 hat sich das Haus nach den international anerkannten Kriterien der „Green Globe Certification“ auf Umweltaktivitäten und Umwelttauglichkeit prüfen und zertifizieren lassen. Seit diesem Zeitpunkt können vor Ort durchgehend nachhaltige Veranstaltungskonzepte realisiert werden, sogenannte „Green Meetings“.
Der Entwicklungsprozess wurde in der Folgezeit weiter vorangetrieben und regionaler ausgerichtet. Mit dem Beitritt zur Win Charta im September 2018 verpflichtete sich die Filderhalle zur unternehmerischen Verantwortung für Nachhaltigkeit bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie entlang der gesamten Prozesskette. Das Thema Nachhaltigkeit wird seitdem in allen Unternehmensbereichen und Geschäftsfeldern positioniert.

Eines der Ziele vor Ort ist es, die Inanspruchnahme von natürlichen Ressourcen zu verringern. Daher setzt man u. a. weitgehend auf papierlose Kommunikation und installierte im Haus bereits 2018 ein digitales Informations- und Beschilderungskonzept. Beim Catering wird der Fokus auf saisonale und vor allem regionale Produkte gesetzt mit dem Ziel, ein durchgängiges Angebot an regional produzierten und – wenn möglich – bio basierten Produkten anzubieten. Zudem investierte man beispielsweise in selbst kühlende Milchzapfstellen, um Portionsmilch in Plastik-Verpackungen komplett abzuschaffen. Und trotz Digitalisierung möchte man auch mit den Energieressourcen vor Ort bewusst umgehen. Die Umrüstung der Hallenbeleuchtung auf LED-Technik trägt wesentlich dazu bei. Weitere Schritte sollen folgen.

Hofgut Algertshausen: Virtuell Tagen im Grünen

Gut, wenn sich grüne Umgebung und Digitalisierung miteinander verknüpfen lassen. Auch das Hofgut Algertshausen, Konferenz- und Tagungsstätte des Augustinum nahe dem Ammersee, hat die pandemiebedingte Zwangspause genutzt: Während der Schließung wurden mehrere Räume renoviert und die Technik wurde auf den neuesten Stand gebracht. Das ermöglicht innovative Tagungsformen auch für Gastveranstaltungen anderer Unternehmen und Organisationen, die mit kleinen Teilnehmergruppen anreisen. Die Basis für diese hybriden Meetings bildet ein digitales Raumsystem für Gruppen, das über den eigenen Laptop genutzt werden kann. Die Technik ist mit jeder gängigen Konferenzsoftware wie Skype, Teams oder Zoom kompatibel. Herzstück ist ein 75-Zoll-Bildschirm mit Mikrofon, Lautsprechersystem und intelligenter Kamera. Sie erkennt beispielsweise, welcher Konferenzteilnehmer gerade spricht, und rückt ihn ins Bild. Gerade, wer lange Online-Meetings gewohnt ist, weiß diese Funktion zu schätzen. Das System ermöglicht auch Präsentationen, interaktive Gruppenarbeiten oder Videokonferenzen. Teilnehmer können sich mit Smartphone, Tablet oder Laptop einloggen und tragen Texte, Fotos oder Videos bei – komplett ohne Installation. Alle Inhalte und Ergebnisse sind jederzeit von überall abrufbar.

Axica: Studiobühne in der Hauptstadt

Direkt am Brandenburger Tor liegt die Axica, ein Kongress- und Tagungszentrum der DZ Bank mit viel Platz für Tagungen, Kongresse, Gala-Dinner und Empfänge. Die Lage im Herzen von Berlin ist vor allem in der Sky Lobby spürbar: Man befindet sich hier auf Augenhöhe mit der Quadriga und hat einen direkten Blick auf die Kuppel des Reichstags. Das zeitgenössische Gebäude mit imposanten Glasflächen wurde von dem bekannten Architekten Frank O. Gehry entworfen, der viel Wert auf Licht und eine klare Formensprache legte.

Im Forum, einem der unteren Haupträume, befindet sich inzwischen auch ein großzügiges und mit direktem Tageslicht ausgestattetes Studio. Es verfügt über eine Studiobühne mit LED-Bühnenrückwand, eine Grundausstattung an Designer- und Bühnenmobiliar, professionelle Medientechnik sowie eine Licht-, Ton- und Bildregie. Besonders interessant für Eventplaner: Dank moderner Technik sind neben der Zuschaltung von Gastrednern und Experten via HD-Video auch die Durchführung von Abstimmungen sowie Q&A-Sessions möglich. Auf Wunsch kann das Studio außerdem individuell umgestaltet werden, sodass die Farben und Logos des Verbandes für alle Teilnehmer des Events sichtbar werden.     (KS)

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