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Für Verbände stellen Konferenzen oder Kongresse nach wie vor einen Höhepunkt in der jährlichen Verbandsarbeit dar. Sie dienen als zentrale Plattformen für Dialog, Networking und Bildung, aber auch für richtungsweisende Entscheidungen. Viele Verbände organisieren das Veranstaltungsgeschäft inhouse, andere setzen auf die Zusammenarbeit mit Kongress-Dienstleistern. Der Verbändereport erklärt die wichtigsten Unterschiede und Trends.

Destination Management Organisations

Bei einer Destination Management Organisation – kurz DMO – handelt es sich in Deutschland meist um eine öffentlich-rechtliche, selten um eine privatrechtliche Organisation. Eine DMO unterstützt und koordiniert die Leistungsträger am jeweiligen Standort (Destination).

Die Conventions & Visitors Bureaus (CVB) gehören grundsätzlich zu den DMO. Seit mehr als hundert Jahren helfen CVB-Experten Tagungsplanern, Geschäftsreisenden und Freizeittouristen, die perfekte Location für ihr Event zu finden. Hier laufen die Informationen über Hotels, Kongresszentren, Eventlocations, Sehenswürdigkeiten, Restaurants und Rahmenprogramm zusammen. Daher sollten sie auch für Verbände immer der erste Ansprechpartner bei der Planung von Veranstaltungen in neuen Destinationen sein.

Alle CVBs sind gemeinnützige Organisationen, die in erster Linie von ihren lokalen Regierungen und Akteuren finanziert werden. Denn von den Einnahmen, welche aus dem Kongress- und Eventsektor generiert werden, profitiert eine gesamte Region – weit über die offensichtlichen Leistungen wie Hotelzimmer, Raummieten und Verpflegung hinaus. Deswegen ist die Unterstützung eines Convention Bureaus für die Planer in den Verbänden weitestgehend kostenlos. Ihre Mission ist es, die langfristige Entwicklung und Vermarktung einer Destination zu fördern, wobei der Schwerpunkt auf Kongressverkäufen, Tourismusmarketing und Dienstleistungen liegt. Ein Convention Bureau agiert unabhängig und verfolgt keine kommerziellen Ziele. So wird sichergestellt, dass die idealen Räumlichkeiten, die am besten geeigneten Hotels und der richtige Dienstleister empfohlen werden.

Green Events

Verstärkt wird aktuell bei der Ausrichtung von Green Events, also Veranstaltungen, bei denen die soziale, ökologische sowie ökonomische Nachhaltigkeit im Vordergrund steht, beraten und unterstützt. In einigen DMO, wie etwa dem Kassel Convention Bureau, stehen inzwischen speziell weitergebildete Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Nachhaltigkeitsberater zur Verfügung, die rund um das Thema nachhaltige Veranstaltungen aktiv weiterhelfen können.

Einen erheblichen Teil zum CO2-Fußabdruck von Veranstaltungen trägt die Mobilität der Teilnehmer bei. Viele Destinationen kooperieren deshalb mit der Deutschen Bahn und bieten Veranstaltungstickets an. Denn so reisen die Teilnehmer mit 100 Prozent Ökostrom und damit CO2-neutral zum Veranstaltungsort. Dort geht es in immer mehr Tagungsstädten mit einem kostenfreien Kongressticket im öffentlichen Personennahverkehr weiter zum Hotel oder Kongresszentrum. Der Teilnehmerausweis ist vielerorts als Fahrausweis in Stadtbahnen, Bussen und Regionalzügen gültig.

 

Inzwischen gibt es deutschlandweit eine große Auswahl an Tagungs- und Kongresslocations, die besonders ressourcenschonend arbeiten. Sie beziehen ihre Energie aus CO2-neutralen Quellen oder produzieren sie sogar selbst. Paradebeispiele sind etwa das Freiburger Kongresszentrum Konzerthaus. Die Messe Freiburg geht sogar noch einen Schritt weiter: Die Wärmeenergie für die Messehallen wird aus der Abwärme des Kraftwerks eines nahe gelegenen Industrieunternehmens gewonnen und das Haus nutzt gesammeltes Regenwasser für die Toilettenspülungen.

Eine weitere wichtige Stellschraube ist das Catering: Viele Anbieter legen Wert auf Regionalität und bevorzugen heimische Produkte für ihre Kreationen. So tragen sie nicht nur zu kürzeren Transportwegen der Güter bei, sondern unterstützen gleichzeitig die lokalen Betriebe.

Hybride Events

Die Digitalisierung ist gekommen, um zu bleiben. Hybride Veranstaltungsformate liegen nach wie vor im Trend, auch wenn viele Verbände zu Präsenztreffen zurückgekehrt sind. Vor allem die enorme Reichweite ist ein starkes Argument. Und auch, dass begehrte Keynote-Speaker und wichtige Referenten trotz Terminüberschneidungen weltweit virtuell an der Veranstaltung teilnehmen können.

Live-Events müssen zukünftig einen deutlichen Mehrwert bieten, damit die Teilnehmer Anreise und Aufwand in Kauf nehmen. Die Zeit der reinen Frontalbeschallung, unterbrochen von kurzen Kaffeepausen, ist gezählt. Daher werden digitale Tools als attraktive Ergänzung von Präsenzveranstaltungen erhalten bleiben – ob Live-Streaming oder Online-Voting.

Dazu kommt die gewonnene Flexibilität nicht nur im Hinblick auf den kommenden Winter: Sollten bestimmte Umstände es für die Teilnehmer verhindern, an der Veranstaltung am Veranstaltungsort teilzunehmen, können hybride Veranstaltungen das Event retten.

Auch im Hinblick auf geeignete Technikanbieter und Locations für hybride Veranstaltungen sind CVBs meist gut informiert und vernetzt. Es muss nicht immer direkt aufs Messegelände oder in ein professionelles Studio ausgewichen werden.

Service für Verbände

Häufig zentral für die gemeinsame Bewerbung einer Stadt, einer wissenschaftlichen Institution und eines Verbands um einen Kongress ist das „Bid Book“ als eine Art Bewerbungsmappe. Hier hilft das jeweilige CVB dabei, das „Bid Book“ zu erstellen sowie den Standort mit Blick auf die thematische Kompetenz und die organisatorischen Umsetzungsmöglichkeiten in einem einheitlichen Look & Feel zu präsentieren.

Wenn ein offizieller Rahmen erwünscht ist, wie die Begrüßung durch den Oberbürgermeister oder andere Würdenträger, stehen CVBs in direktem Kontakt zu prominenten Vertretern der Stadt und fragen diese für Empfänge und Grußworte an.

Auch das Hannover Kongress- und Veranstaltungsbüro ist als Teil der DMO zentraler Ansprechpartner für die Organisation von Events und Kongressen. Hier wurde kürzlich der Service für Verbände noch weiter ausgebaut. Im Mittelpunkt steht eine extra für Verbände konzipierte Landingpage. Diese bietet Informationen zu den Veranstaltungslocations der Region Hannover, hält individuelle Abrufkontingente für Hotelzimmer vor und informiert zu Themen wie Green- oder Hybrid-Events.

Absoluter Vorreiter ist Hannover Kongress bei der Präsentation der Tagungsmöglichkeiten im Netz: Mit fast 800 Tagungsräumen in der Region Hannover ist die Auswahl groß. Viele der Kongresshäuser und Locations stehen nun seit Kurzem vorab online für einen virtuellen 360-Grad-Rundgang bereit. Dabei kann der Besucher zunächst ein Themengebiet auswählen. Anschließend wird er von einem professionellen Sprecher oder einer Sprecherin mit auf eine virtuelle Themen-Tour genommen, bei der verschiedene Locations vorgestellt werden, die zur Auswahl passen. Die einzelnen Locations sind zudem über weitere 360-Grad-Touren im Detail erlebbar. Das vereinfacht die Suche nach der passenden Räumlichkeit und Site Inspections vor Ort können im Vorfeld deutlich zielführender geplant werden. Mit dabei sind etwa das größte Messegelände der Welt, aber auch trendige „Urban Spaces“ für kleinere Meetings oder historische Locations für Galadinner und Empfänge wie die Galerie in den Herrenhäuser Gärten. Bei den vorgestellten Tagungslocations reicht die Palette ebenso von modern über klassisch bis zum Eventbereich im Erlebnis-Zoo. Zusätzlich gibt es einen umfangreichen Kongressplaner in Print oder digital mit den wichtigsten Fakten zu allen angebotenen Häusern.

Zum Service gehört in einigen Kongressstädten, so auch in Hannover, neben der Einholung von Angeboten und der Organisation von Zimmerkontingenten außerdem die Erstellung von individuellen Buchungswebsites im Veranstaltungsdesign. Diese können vom Veranstalter auf seiner Webseite verlinkt bzw. den Gästen zugeschickt werden – auf Wunsch auch passwortgeschützt. Zusätzliche Buchungsformulare in Papierform können ebenfalls kostenfrei erstellt werden.

Bei der Organisation des Rahmenprogramms ist man in Verbänden oft dankbar für hilfreiche Empfehlungen. Denn nicht jedes Angebot passt zu den jeweiligen Mitgliedern: kulinarische Stadtrundgänge, Paddel-Touren, Krimi-Dinner, digitale Schnitzeljagden oder gemeinsame Kochevents. Die Palette ist groß – Beratung und Abwechslung sind daher meist erwünscht.

Smarte Helfer

Immer mehr Verbände greifen im Hinblick auf ein digitales Teilnehmer- und Besuchermanagement auf externe Dienstleister zurück. Angefangen von den Einladungen zu Veranstaltungen über ein Baukasten-System für Event-Websites bis hin zu Registrierung, Zahlungsabwicklung und Reporting reicht das Angebot. Wichtiger Bestandteil sind die rasch erstellten und an die jeweilige Veranstaltung angepassten Online-Formulare, um alle relevanten Daten der Gäste übersichtlich und schnell zu erheben.

Doch nicht nur vor, sondern auch während des Events lassen sich Zeit und Nerven sparen: Das komplette Set-up fürs Einlassmanagement kann professionalisiert werden – mit Check-in-App oder dem direkten Ausdruck von Namensschildern vor Ort.

Professional Conference Organizer

Ein Professional Conference Organizer – kurz PCO – oder eine Kongressagentur ist ein Unternehmen, das sich in erster Linie auf die Planung und Organisation von Kongressen, Messen, Veranstaltungen und Meetings spezialisiert hat. Die meisten PCOs bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an, angefangen bei der Suche nach der richtigen Location über das Teilnehmer- und Referentenmanagement bis hin zu Finanzplanung, Buchhaltung, Technikmanagement und Reisedienstleistungen. Vor allem größere Kongresse bestimmter Branchen wie Medizin und Wissenschaft werden regelmäßig von PCOs gemeinsam mit dem jeweiligen Verband organisiert. Oftmals fallen hier auch noch Ausstellungsplanung, Sponsorenakquise, Abstract Handling und Erfolgsmanagement in die Aufgabenbereiche des PCOs.

Seit der Pandemie und der damit einhergehenden zunehmenden Digitalisierung werden von PCOs v. a. stärkere Kreations- und Beraterleistungen eingefordert. Das beginnt bereits beim Eventmarketing. Veranstaltungen werden generell erlebnisorientierter und PCOs als „Erlebnis-Designer“ angefragt. PCOs fungieren häufig als konzeptioneller und technologischer Berater, da viele mit hybriden und digitalen Veranstaltungen inzwischen bestens vertraut sind. Vor allem, wenn es darum geht, sowohl die Live- als auch die Online-Erlebnisse miteinander zu verknüpfen. Ein Schwachpunkt vieler hybrider Events der Vergangenheit.

Auch die mit dem Klimawandel verbundenen Anforderungen definieren die Veranstaltungsbranche neu. PCOs müssen Fragen der sozialen und ökologischen Verantwortung in ihre Veranstaltungsplanung aufnehmen.

Ebenso ist die Begründung für einen Standort stärker gefordert. Dabei spielt auch die Risikobewertung eine größere Rolle. Je nachdem muss die Planung von Veranstaltungen nun das erhöhte Risiko von zivilen Unruhen und Terroranschlägen beachten und umfassende Sicherheitsstrategien beinhalten, die Konzepte zur Einlasskontrolle, Schulungen der Teams und Evakuierungspläne in Zusammenarbeit mit den örtlichen Behörden umfassen. Außerdem sollten PCOs zusätzliche Dienste wie Datenanalysen und erweiterte Berichtsfunktionen anbieten.

Destination Management Company

Eine Destination Management Company (DMC) ist eine Firma, die eine Reihe von Produkten und Dienstleistungen an einem beliebten Tagungs- und Kongressziel im Portfolio hat. Üblicherweise werden DMCs mit der Planung und Umsetzung von einzelnen oder kompletten Veranstaltungsprogrammen und -dienstleistungen am Austragungsort des Events beauftragt. Die Mitarbeiter einer DMC verfügen über umfassende Kenntnisse der Region und sind meist sehr gut mit den Anbietern vernetzt. Eine DMC kann eine große Hilfe für einen Veranstaltungs- und Tagungsplaner sein, der etwa mit der Koordination einer Veranstaltung in einer komplett unbekannten Stadt oder im Ausland beauftragt wurde.

Unterstützung gibt es z. B. bei der Koordination von Transport, aber v. a. bei der Organisation des Rahmenprogramms bis hin zu kompletten Incentive-Reisen. Oft kann die DMC aufgrund ihres ganzjährigen Auftragsvolumens auch Vorzugspreise bei lokalen Dienstleistern und Lieferanten verhandeln. In nicht englischsprachigen Ländern kann eine DMC auch helfen, Sprachbarrieren zu überwinden. Ein lokaler Planer versteht außerdem kulturelle Normen und Erwartungen – und weiß, wann die Preise in die Höhe getrieben werden oder unnötige Extras zu einer Rechnung hinzugefügt werden.
(KS)


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