Laut einer aktuellen Studie des R.I.F.E.L. (Research Institute for Exhibition and Live-Communication)1 ist die Veranstaltungsbranche in Deutschland die sechstgrößte Wirtschaftsbranche. Hier sind etwa 1,5 Millionen Mitarbeiter beschäftigt und es werden knapp 130 Milliarden Euro direkt umgesetzt 1. Damit liegt sie bei den Beschäftigtenzahlen auf Platz 2, was v. a. an der Komplexität und vielfältigen Vernetzung der Veranstaltungsbranche liegt, die auf viele Wirtschaftsbereiche und Kompetenzen zugreift. Denn nicht nur Locations, Messebauunternehmen und Eventagenturen werden für Veranstaltungen aller Art benötigt, sondern beispielsweise auch Sicherheitsdienstleister, Redner, Ausstatter, Künstler und verschiedene Technikdienstleister. Zudem befinden sich viele Veranstaltungshäuser in kommunaler Trägerschaft und sind somit sehr wichtig für die Städte und Gemeinden.
Mit der Aktion „Night of Lights“ machte die Branche jüngst auf ihre Situation aufmerksam. Bundesweit strahlten in der Nacht vom 22. auf den 23. Juni Veranstaltungsgebäude und Spielstätten in roter Beleuchtung. Damit sollte an die Öffentlichkeit appelliert und auf die Insolvenzgefahr hingewiesen werden. Durch den langen Umsatzausfall befände sich die Veranstaltungswirtschaft auf der „Roten Liste“ der aussterbenden Branchen, so die Organisatoren.
EVVC-Positionspapier
Der EVVC, Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V., hat ein Positionspapier erarbeitet, das Wege für ein stufenweises Hochfahren der Veranstaltungstätigkeit aufzeigt. „Als Vertreter der Veranstaltungshäuser und Experten der Branche ist es an uns, der Politik Lösungen aufzuzeigen, wie ein Weg aus der Krise machbar und möglich ist, ohne die Gesundheit der Anwesenden zu gefährden“, so EVVC-Präsidentin Ilona Jarabek. „Uns ist es wichtig, dass die neuen Regelungen einen einheitlichen Rahmen und damit Orientierung bieten, aber in den Ländern angepasst werden können und Einzelfallbetrachtungen zulassen. Eine bundeseinheitliche Lösung nach dem Prinzip ‚One fits all‘ ist weder realistisch noch sinnvoll.“ Im ersten Schritt könnten geschäftliche Veranstaltungen, also Formate wie Meetings, Seminare, Tagungen und Ausstellungen im Bereich B2B, stattfinden. Sie seien in der Regel sehr gut zu steuern, der Teilnehmerkreis sei nachvollziehbar. In einem zweiten Schritt sollten die Erfahrungen als Blaupause für öffentliche Veranstaltungen, z. B. in den Bereichen Gesellschaft, Kultur und Sport, dienen. Um ohne Risiko für Besucher und Mitarbeiter wieder in den Veranstaltungsbetrieb zu kommen, empfehlen die Experten eine stufenweise Bewertung der Risiken. Zentrale Punkte des Positionspapiers sind hierfür: die Reduzierung der Personendichte auf maximal eine Person pro 4 Quadratmeter, die Erhöhung der Abstände von Besucherplätzen auf mindestens 1,5 Meter in alle Richtungen, die Erweiterung der mobilen Gangbreiten von 1,2 Meter auf 2,4 Meter, die Einhaltung der einschlägigen Hygienemaßnahmen sowie ein qualifiziertes Einlass- und Auslassmanagement mit entsprechender Besuchersteuerung.
Messeplätze, Kongresshäuser, Kongresshotels, Multifunktions- und Stadthallen in Deutschland seien im internationalen Vergleich die modernsten und auf höchstem technischem Niveau. Notwendige Hygienestandards könnten hier durchweg problemlos umgesetzt werden.
Nach aktuellen Umfragen unter den EVVC-Mitgliedshäusern sei bundesweit mit einem Mehrbedarf aufgrund der Corona-Krise von rund einer Milliarde Euro zu rechnen, um die kommunalen Häuser in diesem Jahr zu finanzieren. Sollten bis Ende des Jahres keine Veranstaltungen möglich sein, werde diese Zahl noch steigen. Der EVVC repräsentiert rund 750 Veranstaltungszentren, Kongresshäuser, Arenen und Eventlocations in Europa.
Messe-Neustart ab September
Auch wenn Großveranstaltungen bis zum 31. Oktober 2020 grundsätzlich untersagt bleiben, gelte diese Vereinbarung nicht für Messen, betont der AUMA – Verband der deutschen Messewirtschaft. Das hätten Bund und Länder in ihrer Vereinbarung vom 6. Mai 2020 festgelegt. Außerdem wurde darin geregelt, dass ab sofort die Bundesländer in eigener Verantwortung über die Zulassung von Messen entscheiden und entsprechende Durchführungsbestimmungen zu den Abstands- und Hygieneregeln erlassen können. In vielen Fällen sei das bereits geschehen.
Die Messe Essen nimmt als erste deutsche Messegesellschaft den Veranstaltungsbetrieb wieder auf. Die European Bridal Week macht vom 4. bis 6. Juli 2020 den Anfang. Bei der Fachmesse für Brautmode greift erstmals das neue Hygieneschutz- und Sicherheitskonzept der Messe Essen, das der Gastveranstalter United Fairs BV für seine Veranstaltung angepasst hat.
Für 2020 stehen deutschlandweit noch rund 145 weitere Messen auf dem Programm, darunter 75 mit internationaler oder nationaler Bedeutung. Insgesamt 30 der 145 Messen wurden coronabedingt aus dem ersten Halbjahr in das zweite verlegt. Für 2021 planen die deutschen Messeveranstalter rund 190 internationale und nationale Messen. Hinzu kommen fast 160 Messen mit regionalem Einzugsgebiet, so-dass nach heutigem Stand fast 350 Messen bei der AUMA gelistet sind.
Zwar werde auf den Messen zunächst noch nicht die gewohnte Atmosphäre herrschen und die Zahl der Teilnehmer werde wohl in vielen Fällen nicht die bisherigen Größenordnungen erreichen. Aber, so der AUMA-Vorsitzende Philip Harting: „Wir gewöhnen uns auch im Alltag, beim Einkaufen und demnächst auch im Urlaub an neue Rahmenbedingungen.“
Viele Messeveranstalter hätten für diesen Herbst außerdem neue Formate entwickelt mit veränderten Konzepten und mit neu definierten Besucherzielgruppen. Das seien sehr wichtige Initiativen, auch mit dem Ziel, das reale Messeerlebnis mit ergänzenden digitalen Formaten intelligent zu verknüpfen. Harting: „Wir brauchen Referenzprojekte, die zeigen, Messen funktionieren auch unter erschwerten Bedingungen.“ Die Erfahrungen daraus würden allen Beteiligten helfen, darauffolgende Messen zu planen.
Estrel Berlin: Mehr Flexibilität, großes Raumangebot
Die Flexibilität der Veranstaltungsorte spielt sicher eine Schlüsselrolle bei der schrittweisen Erholung der Tagungs- und Eventbranche und erfordert von den Häusern größere Anpassungen. Um das Risiko für Veranstaltungsplaner niedrig zu halten und zusätzliche Sicherheiten zu schaffen, verbessern viele Locations aktuell ihre Meeting-Angebote, indem sie sich auf die Einhaltung von Gesundheitsprotokollen, Regeln zum Social Distancing und auf Anpassungen im Speisen- und Getränkeservice konzentrieren.
Große Häuser, wie das Estrel Berlin, haben zudem den Vorteil, dass sie flexible Raumkonzepte anbieten können, die durch Trennwandsysteme oder Raum-in-Raum-Konzepte individuell angepasst werden können. Zusätzlich stehen großzügige Außenflächen für Outdoor-Programme und die Möglichkeit für professionelle, hybride Veranstaltungen zur Verfügung. Die Top-Ausstattung im Bereich Veranstaltungstechnik ist gerade aktuell ein großer Pluspunkt des Estrel. Hier zahlt sich die Investitionsfreude des Hauses aus, die seit jeher zur Geschäftspolitik gehört.
Konzepte für COVID-19-konforme Veranstaltungen
Doch auch für reine Präsenzveranstaltungen fühlt man sich gut aufgestellt: Es gibt Desinfektionsspender in allen Bereichen und eine engmaschige Taktung bei der Reinigung bzw. Desinfektion von Räumen, Flächen, Sanitärbereichen sowie Mobiliar. 24 Stunden am Tag sind Sicherheitsmitarbeiter mit Sanitätsausbildung bzw. entsprechenden Schulungen im Einsatz, um das Geschehen zu überprüfen.
Vor Ort wurden außerdem zahlreiche Aufsteller und Aushänge mit den entsprechenden Informationen über die Hygienerichtlinien angebracht. Die interne Hygienebeauftragte des Hauses hält den kontinuierlichen Kontakt zur Gesundheitsbehörde.
Auch beim Einlass- und Auslassmanagement gelten neue Regeln: Das Estrel rät, entweder auf digitale Systeme (z. B. Online-Ticketing, kontaktlose Registratur) oder alternativ auf eine physische Registratur an Countern mit Plexiglasscheiben zurückzugreifen. In beiden Fällen sei die Vergabe von Zeitfenstern sinnvoll, um Warteschlangen zu vermeiden.
Um zu prüfen, wie viele Personen sich bei der Veranstaltung wirklich aufhalten, ist im Estrel neben dem Zählen per Klicker eine automatische Erfassung per App oder Ampelsystem realisierbar. Sowohl beim Ein- als auch beim Auslass sowie im Umfeld der Catering-Stände und in den sanitären Anlagen ist das Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes zu empfehlen, meint Heike Klein, Director Key Account Germany. „Hier passiert es schnell, dass der Mindestabstand unterschritten wird.“ Und sie hat noch einen wichtigen Tipp für Veranstalter: „Überlegen Sie sich ein Handling, ob und wie Sie Teilnehmer vor Ort registrieren, die keine Vorab-Anmeldung haben.“
Auch während der Veranstaltung gibt es verschiedene Maßnahmen, die zum Schutz der Teilnehmer ergriffen werden können. Dazu zählen etwa ausreichend lange Pausen, um die Desinfektion von Kontaktflächen zu ermöglichen, oder der zeitlich gestaffelte Beginn von Vorträgen und Workshops, um Andrang vor den Räumen zu vermeiden. Und natürlich wurden die Cateringkonzepte komplett überarbeitet.
Noch mehr Platz ab 2021
Ab Frühjahr 2021 erhöht sich die Kapazität dank des neu gebauten Estrel-Auditoriums für 800 Personen sowie weiterer elf Räume noch mal erheblich. In dem hellen Neubau verteilen sich die zusätzlichen Räumlichkeiten auf zwei Etagen, die mit Rolltreppen und Foyers verbunden sind. Im Erdgeschoss befinden sich eine eigene Küche, Technik- und Materiallager und ein Anlieferungsstore für Lkws. Auch ein eigener Eingang für das Gebäude ist vorhanden. So möchte man gerade in Zeiten von Corona eine reibungslose Logistik bei der Durchführung der verschiedenen Veranstaltungsformate garantieren. Insbesondere das Auditorium kann aber nicht nur für Konferenzen, sondern auch als Konzertsaal genutzt werden. Das neue Flaggschiff des ECC ist definitiv auch ein Grund für das Team vor Ort, optimistisch in die Zukunft zu schauen.
Mehr hybride und räumlich verteilte Veranstaltungen
Zielgenaue Aussagen, wie lange die Corona-Pandemie die Veranstaltungsbranche beeinträchtigen wird, sind derzeit nicht möglich. Eines scheint jedoch sicher: Unabhängig von ihrer Dauer wird die aktuelle Krise zu tiefgreifenden Veränderungen auf dem deutschen Meeting- & Eventmarkt führen und beispielsweise den Trend zu digitalen Formaten weiter verstärken. Während noch bis Anfang März 2020 – vor Beginn der akuten Corona-Krise in Deutschland – nur 27 Prozent der Anbieter hybride und räumlich verteilte Veranstaltungen als zukunftsweisend erachteten, waren es nach dem 9. März laut German Convention Bureau (GCB) bereits 60 Prozent der Befragten. Die Meinung, solche Formate seien überbewertet bzw. nicht zukunftsfähig, wurde ab diesem Zeitpunkt in der Befragung überhaupt nicht mehr geäußert. Ein ähnliches Bild zeigt der Blick auf die Bewertung virtueller Veranstaltungen durch die Veranstalter: Vor Corona antworteten 47 Prozent der Befragten, dass virtuelle Formate „ausbaufähig“ seien. Kurze Zeit später lag diese Zahl bereits bei 75 Prozent. „Bereits in den letzten Jahren gab es deutliche Tendenzen zur Digitalisierung und Hybridisierung des Veranstaltungsmarktes“, erklärt Matthias Schultze, Managing Director des GCB German Convention Bureau e. V. „Die Corona-Krise wirkt nun wie ein Beschleuniger für die zukünftige Entwicklung in der Veranstaltungskonzeption.“
„Hybride Events gehen aus dieser Zeit als Sieger hervor“, meint auch Heike Topole von der Historischen Stadthalle Wuppertal. „Die Veranstalter können ihren Teilnehmern so die Möglichkeit geben, ob sie eine Dienstreise antreten wollen oder nicht. Die reisefreudigen Gäste begrüßt man vor Ort, während die anderen an ihren Endgeräten im Homeoffice teilnehmen. Mit dem großen Vorteil, dass die Teilnehmerzahl nicht eingeschränkt werden muss.“ Auch in Wuppertal wurde kräftig in die Technik investiert, damit Live-Videokonferenzen und Live-Streaming reibungslos über die Bühne gehen.
Die Historische Stadthalle Wuppertal sammelt bereits seit Mai Erfahrungen mit Tagungen unter den vorhandenen Bedingungen. Denn seitdem finden politische Veranstaltungen, wie Ratssitzungen und Aufstellungsveranstaltungen mit bis zu 120 Teilnehmern, vor Ort statt. Von diesen Erfahrungen können jetzt auch Verbände und Unternehmen profitieren. „Unsere Veranstaltungskonzepte sind vom Krisenstab der Stadt Wuppertal genehmigt und entsprechen vollumfänglich den aktuellen Verordnungen. Bei der Hygiene setzen wir durch Ozonreinigung unserer Säle noch ein Mehr an Sicherheit für unsere Veranstalter drauf“, so Topole weiter. Der Große Saal sei derzeit mit maximal 200 Personen bespielbar. Zudem verfügt die Historische Stadthalle über einen großen Garten und eine überdachte Terrasse, die sich für Networking und Catering eignen. „Bis Ende des Jahres haben wir eine Spezial-Preisliste und Verbände profitieren von der Mehrwertsteuerreduzierung. Es gibt bei uns definitiv gute Möglichkeiten, persönliche Begegnungen ‚face to face‘ mit der virtuellen Welt zu verknüpfen. Und die echten Treffen lassen sich trotz Hygienebedingungen und amtlichen Auflagen mit Ambiente umsetzen“, ist sich Heike Topole sicher.
WorldCCBonn: Voll hybrides Konferenz-Set-up
„Auch bei uns werden hybride Veranstaltung aktuell verstärkt nachgefragt. Wir haben daher ein vollhybrides Konferenz-Set-up entwickelt und können Präsenzveranstaltungen mit verschiedenen Webanwendungen verbinden. Dabei liegt der Schwerpunkt nicht nur auf Videostreaming, sondern auch auf der interaktiven Teilnahme aller Beteiligten, egal ob diese vor Ort anwesend sind oder per Webanwendung zugeschaltet werden“, erklärt Jan-Michael Uhlig, Leiter Veranstaltungsmanagement im World Conference Center Bonn. Er ergänzt: „Wir können außerdem hausintern verschiedene Säle technisch miteinander verknüpfen, sodass größere Gruppen räumlich entzerrt werden können. Die Zuschaltung externer Referenten sowie die Bereitstellung von Remote-Dolmetschertechnik sind ebenfalls möglich.“
Darüber hinaus hat man sich auch hier auf die neuen Bedingungen eingestellt und in Abstimmung mit den Behörden alle notwendigen Maßnahmen getroffen. Uhlig möchte Veranstalter ermutigen, trotz allem Präsenzveranstaltungen im WCCB durchzuführen. „Wir haben ein großes Haus und bieten jetzt auch für kleinere Veranstaltungen genügend Fläche. Unter Berücksichtigung der aktuellen Abstandsregelung wurden neue Bestuhlungspläne mit neuen Maximalkapazitäten erstellt. Momentan sind für unsere Verhältnisse die Kapazitäten natürlich eingeschränkt, jedoch bieten unsere Säle und Foyers immer noch ausreichend Platz für große, abstandskonforme Kongresse und Veranstaltungen, sogar mit großzügigen Catering- und Ausstellungsflächen.“
Veranstaltern wird sogar das hausseitig entwickelte Akkreditierungstool zur Verfügung gestellt, um die behördlichen Auflagen entsprechend zu erfüllen.
SIND VERANSTALTUNGEN SYSTEMRELEVANT?
2019 konnte abermals als Rekordjahr für den deutschen Tagungs- und Kongressmarkt verbucht werden – rund 423 Millionen Menschen nahmen laut jüngstem Meeting- & Eventbarometer an Tagungen, Kongressen und Events in Deutschland teil. Auch die Zahl der internationalen Gäste schoss mit einem Zuwachs von 15,9 Prozent in die Höhe. Die Erwartungen für 2020 waren daher groß. Doch dann kam Corona und legte das öffentliche Leben und fast alle Wirtschaftszweige lahm. Viele Akteure der Veranstaltungswelt stehen vor der Frage: Wie geht es weiter?
Klar ist, dass diese Pandemie kein Sprint ist, bei dem man schnell wieder in alte Fahrwasser gelangen wird. Doch noch lässt sich für beide Seiten – Verbände und Tagungslocations – nicht absehen, wie lange die Puste reichen muss. Die persönliche Begegnung ist sicher ein wichtiger Teil unserer menschlichen Natur. Daher, so argumentiert die Veranstaltungsbranche, seien Veranstaltungen systemrelevant. Das Europäische Institut für TagungsWirtschaft (EITW) hat Szenarien für die Erholung des Marktes entwickelt.
Das erste Szenario geht von einem Höhepunkt der Corona-Pandemie zwischen Juni und August aus und prognostiziert den Re-Start ab September. Rund ein Drittel aller ursprünglich geplanten Veranstaltungen könnten stattfinden. Profitieren würden vor allem die kleineren Veranstaltungen, welche bis Ende des Jahres eine vollständige Erholung erleben könnten. Mittelgroße und große Veranstaltungen könnten hingegen erst ab Februar respektive April/Mai 2021 mit einer Normalisierung rechnen. Das zweite und weniger optimistische Szenario geht von einem Re-Start im Dezember 2020 aus. Dies würde einen Ausfall von 90 Prozent aller geplanten Veranstaltungen mit sich bringen. Eine Erholung des Marktes dürfte allerdings nicht vor Sommer 2021 eintreten. Auch in diesem Szenario könnten kleinere Veranstaltungen auf eine schnellere Normalisierung hoffen als die Großveranstaltungen. Diese könnten frühestens ab Herbst 2021 von einer Erholung ausgehen.2 ?(KS)
