Städtisch Tagen: Kreative Strategien für sichere Events

Tagungen, Kongresse, Unternehmens-events und Industrieausstellungen finden wieder statt. Auch Kulturveranstaltungen kehren zurück. Messen werden oft sogar in großem Stil und recht unbemerkt von der Öffentlichkeit veranstaltet. So kamen in Düsseldorf an zwei Tagen je 14.000 Fans zu Deutschlands größter Anime- und Japan-Convention zusammen. Nach der coronabedingten Absage im Mai wurde die Veranstaltung im September mit einer Sondergenehmigung und Auflagen erlaubt. Die Fläche wurde verdoppelt, die Besucherzahl dafür halbiert. Der Zugang war nur mit personalisiertem Online-Ticket möglich. Es gab mehr Security-Personal auf der Fläche. „Die notwendigen Regeln wurden ausgesprochen diszipliniert eingehalten – und das von einem mehrheitlich jungen Publikum zwischen 18 und 30 Jahren“, betonen die Veranstalter.

Besonders beliebt sind aktuell Häuser, die auch für hybride und digitale Formate gut ausgestattet sind. Dazu zählt neben einer starken Glasfaser-Internetanbindung auch eine leistungsfähige IT-Infrastruktur. Außerdem moderne Kamera-, Ton- und Lichttechnik für eine gute Streaming-Qualität. Darüber hinaus sind digitale Tools ein entscheidender Erfolgsfaktor für Hybrid-Events. Sie bilden die Brücke zwischen Online- und Live-Teilnehmern und sorgen dafür, dass virtuelle und reale Welt zu einem gemeinsamen Erlebnisraum verschmelzen. Damit gehen sie technisch und inhaltlich weit über gängige digitale Formate wie Webinare oder Videokonferenzen hinaus.

So fand in Leipzig im September als einer der ersten Kongresse seit dem Lockdown die 62. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Phlebologie statt. Die Tagung zum Thema Gefäßmedizin hatte ein hybrides Konzept, setzte aber hauptsächlich auf persönliche Begegnungen. Über einen Livestream wurde das wissenschaftliche Programm übertragen. Nach mehrmonatiger Pause plant die Leipziger Messe die Durchführung von rund 100 Eigen- und Gastveranstaltungen bis Ende 2020.
Andere Verbände wollen gern komplett zurück zur Präsenztagung – auch aus wirtschaftlichen Gründen. Denn professionelle hybride Veranstaltungen und Online-Kongresse bringen dank des massiven Technikeinsatzes oft hohe Kosten mit sich. Und dann wäre da noch der Netzwerk-Faktor. Zwischenmenschliche Begegnungen sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für Konferenzen und einer der Gründe, warum Mitglieder zur Verbandstagung fahren.

Im Moment sind daher vor allem kreative Strategien gefragt, um Tagungen und Events unter Einhaltung von Hygienemaßnahmen und Infektionsschutzkonzepten zu einem Erlebnis zu machen. Aber natürlich muss zunächst die Eventlocation selbst die Umsetzung der behördlichen Anforderungen überhaupt ermöglichen – beispielsweise durch getrennte Ein- und Ausgänge, Hygienemaßnahmen und eine gezielte Steuerung der Besucherströme.

Bad Nauheim: Naturnah tagen im Kurort

An den grünen Ausläufern des Taunus liegt einer der besten Kurorte Deutschlands. Bereits zum vierten Mal in Folge wurde Bad Nauheim in der aktuellen FOCUS-Studie zum „Top-Kurort 2021“ gekürt. Im Rahmen der Studie werden jedes Jahr alle staatlich anerkannten deutschen Kurorte und Heilbäder unter die Lupe genommen. Die Gesundheitsstadt Bad Nauheim punktete vor allem mit ihrer ausgezeichneten medizinischen Versorgung und abwechslungsreichen Sport- und Freizeitangeboten.
Dennoch sind es von hier nur 35 Minuten Fahrtzeit in die City von Frankfurt am Main und zum drittgrößten Flughafen Europas.
Seit 1. Juli hat das 4-Sterne-Tagungs- und Wellness-Hotel Dolce by Wyndham in Bad Nauheim wieder geöffnet. Veranstaltungsplaner schätzen momentan insbesondere die großen Räume, in denen das Abstandhalten kein Problem ist. Der größte Raum fasst aktuell 98 Personen, das pittoreske Jugendstil-Theater, das auch für Tagungen zur Verfügung steht, bietet 182 Personen Platz. Die historische Location kann zudem für exklusive „Dinner on Stage“ und Produkt-Präsentationen sowie weitere kreative Veranstaltungsformate gebucht werden.

Insgesamt verfügt das Haus über 2.750 Quadratmeter Tagungsfläche indoor – ein großer Vorteil in Pandemie-Zeiten. Fast jeder der 27 Tagungsräume hat einen direkten Zugang zum Außenbereich – so ist auch regelmäßiges Lüften problemlos möglich. Hinzu kommen zahlreiche Outdoor-Locations wie Terrassen, Arkaden und Flächen in dem 200 Hektar großen Park, der das Haus umgibt.

Dank eines umfassenden Hygienekonzepts, basierend auf den Leitlinien des Deutschen Hotel- und Gaststättenverbands (DEHOGA), der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) sowie des Prüfinstituts Certified, finden seit dem Sommer wieder regelmäßig Tagungen und Veranstaltungen statt. So wurden im Haus Plexiglasscheiben an allen Tresen installiert, die Mitarbeiter mit Mund-Nasen-Schutz ausgestattet, Desinfektionssäulen installiert und sämtliche Laufwege festgelegt, um Überschneidungen zu vermeiden. Parallel hat das Team die Bestuhlung in den Tagungsräumen und im Restaurant an den vorgeschriebenen Sicherheitsabstand angepasst. Außerdem hat man vor Ort in neue Tagungstechnik in Form des Multitouch-Displays Weframe One investiert. Dieses Tool ist geeignet für Videokonferenzen oder hybride Meetings.
Die 146 Zimmer und 13 Suiten verfügen über einen Arbeitsplatz und größtenteils Balkone. Im Wellness-Bereich warten Hallenbad, verschiedene Saunen sowie Fitness-Einrichtungen auf Gäste. Ein besonderes Schmankerl für Elvisfans: Der King of Rock ‘n‘ Roll lebte während seiner Militärzeit in einer Villa vis-à-vis.

Kassel: Deutliche Belebung im Herbst erwartet

Auch im Kassel Kongress Palais freut man sich, dass das MICE-Geschäft wieder angelaufen ist. „Kassel weist seit Monaten stabil niedrige Infektionszahlen im Hinblick auf das Corona-Virus auf“, informiert Oliver Höppner, Leiter des Kassel Kongress Palais. Kassel sei als mittelgroße Stadt zu keiner Zeit überfüllt oder überlaufen. Höppner: „All diese Faktoren machen Kassel zu einer idealen MICE-Destination – auch und gerade jetzt!“

Veranstaltungsplaner schätzen die großen Säle des Palais mit Flächen zwischen 450 und fast 800 Quadratmetern. Diese sind außerdem mit modernen Lüftungsanlagen ausgestattet. Für eine gezielte Steuerung der Besucher sorgen der geräumige Eingangsbereich und die weitläufigen Foyers. Weitere Räume sind flexibel nutzbar.

Auch für hybride und digitale Formate bietet das Kassel Kongress Palais die technischen und personellen Voraussetzungen. Zudem lässt sich das historische Flair durch eine geschickte Bildinszenierung auch den Online-Teilnehmern vermitteln. Das Kasseler IT-Unternehmen plentymarkets realisierte hier zum Beispiel seinen Online-Händler-Kongress 2020 als Hybrid-Event.
„Die Auslastung im vierten Quartal zieht spürbar an“, berichtet Andreas Bilo, Geschäftsführer der Kassel Marketing GmbH, der das Kassel Kongress Palais angehört. „Gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern freuen wir uns auf eine deutliche Belebung im Herbst!“

Tagungswerk Berlin: Raum, Technik und Livestreaming im Paket

Bereits von Weitem erkennt man das Tagungswerk gegenüber vom Jüdischen Museum durch den frei stehenden Glockenturm, ein Überbleibsel der bis Anfang der 2000er-Jahre genutzten Jerusalemkirche. Seit 2007 gehört das Haus zu den BESONDEREN ORTEN und hat sich in den letzten Jahren als „die Praktische“ unter den mittlerweile acht Veranstaltungsorten des Berliner Unternehmens etabliert. Der gerade abgeschlossene Umbau des roten Klinkergebäudes macht die Location zu einem modernen Tagungsort im Herzen Berlins.     

Der Name ist hier Programm: Mit Saal und korrespondierenden Seminarflächen, Innenhof und Dachterrasse sowie technischer Ausstattung bietet die Location „Plug-and-Play“ für Tagungen und Kongresse. Neben dem hellen und teilbaren Saal mit Bühne bietet das Haus insgesamt fünf Seminarräume auf drei Etagen. Im neu gestalteten Foyer holen die durchgängigen Fensterflächen das Draußen nach drinnen. Man gelangt von dort auch direkt auf den Innenhof. Für Frischluft sorgt darüber hinaus eine Dachterrasse, die nicht nur einen Blick über Berlin, sondern auch kleinere Rooftop-Events ermöglicht. Und gleich neben der Dachterrasse wird grüner Strom selbst erzeugt.

Die rund 1.000 Quadratmeter Eventfläche sind gradlinig geschnitten. Echtholzparket und Klinkersteine sorgen für eine warme Atmosphäre. Alle Seminarräume sind hell und technisch modern ausgestattet.

Mit der Möglichkeit des Live-Streamings sind hier hybride Veranstaltungen möglich, bei denen zum Beispiel externe Gäste zugeschaltet werden und Publikumsfragen sowohl digital als auch vor Ort beantwortet werden. Für Veranstalter wurden attraktive Angebote geschnürt, die sowohl Technik und Raummiete wie auch das Livestreaming-Paket enthalten.
Für die Sicherheit der Gäste haben die BESONDEREN ORTE ein umfassendes Schutz- und Hygienekonzept für das Tagungswerk entwickelt, welches gemeinsam mit den Veranstaltenden individuell auf die einzelne Veranstaltung angepasst wird. Dabei wird die Einhaltung der nötigen Abstände durch die Bestuhlung sichergestellt, an neuralgischen Punkten lenken Bodenmarkierungen und Abstandshalter die Gäste. CO2-Messgeräte steuern das regelmäßige Lüften der Veranstaltungsräume. Hier sind die fast sieben Meter Deckenhöhe des Saals ein echter Pluspunkt, weil der Saal dadurch über ein großes Luftvolumen verfügt.
Das Tagungswerk ist nicht nur um Sicherheit bemüht, sondern hat auch die Nachhaltigkeit im Fokus. Nachhaltigkeit ist von Anfang an Bestandteil der inzwischen 20-jährigen Unternehmenskultur der BESONDEREN ORTE. Seit 2012 ist das Unternehmen zertifiziert nach EMAS – dem europäischen Umweltmanagementsystem, es verfügt über den DNK (Deutscher Nachhaltigkeitskodex) und hat die Zertifizierung als Sustainable Partner Berlin. Auch das Tagungswerk ist eine Green Meetings Location – mit Photovoltaikanlage auf dem Gründach, Ökostrom und Biogetränken. Die hausgemachten Kaffeepausen sind mit Produkten aus nachhaltigem und regionalem Anbau hergestellt, wobei ein Teil der Lebensmittel biozertifiziert ist.

Celle: Gastgeber seit 111 Jahren

Seit über 100 Jahren ist die Congress Union Celle ein fester Bestandteil der Stadt. Bis zum Bahnhof Celle ist es nur ein Kilometer, direkt gegenüber liegt das Althoff Hotel Fürstenhof Celle mit 62 Zimmern und Suiten. Weitere 550 Hotelzimmer befinden sich in der direkten Umgebung. Insgesamt bietet das Kongress- und Seminarzentrum elf Veranstaltungsräume, darunter einen großen Saal mit Empore, großer Bühne und Platz für 1.100 Personen in coronafreien Zeiten. Die Reihenbestuhlung kann mehrstufig gefahren werden. Auch Messen finden sowohl hier wie auch im Europasaal sowie in den hellen Foyerflächen statt. Der acht Meter hohe Europasaal liegt zentral im Erdgeschoss und wird für größere Veranstaltungen bis 400 Personen genutzt. Die kleineren, teilweise historischen Räume eignen sich für Seminare, kleinere Bankette und Tagungen.
Das Catering möchte man keinem ortsfremden Caterer überlassen und kümmert sich lieber selbst darum. Am Abend oder zum Frühschoppen finden Gesellschaften Platz im Thaers Wirtshaus mit Biergarten, Lounge, Hochtischen und einem denkmalgeschützten Pavillon.

Die Congress Union Celle ist bereits seit 2014 Green-Globe-zertifiziert. In Deutschland gehört sie mit 95 Prozent erfüllter Kriterien zu den Top 10 der nachhaltig zertifizierten Tagungsstandorten. In Niedersachsen liegt sie aktuell
sogar auf Platz 3.

Auch mit neuen Veranstaltungsformaten wie Barcamp, World-Café, Pecha Kucha, Open Space, Fish Bowl oder Speed Geeking kennt man sich vor Ort aus. Alle Inhalte können zudem live in jeden anderen Raum des Hauses oder auch nach draußen übertragen werden. Hybride Veranstaltungen sind technisch problemlos umsetzbar. (KS)