Betriebskostenabrechnung kann Steuerlast senken / Verwalternachweis für haushaltsnahe Dienstleistungen im Wohneigentum kostenpflichtig

(Berlin) - Die gestiegenen Ölpreise sorgen wie bereits im vergangenen Jahr auch dieses Jahr bei vielen Mietern und Eigentümern für eine böse Überraschung beim Durchsehen ihrer Betriebskostenabrechnung. Denn die durch den Preisanstieg beim Öl stark erhöhten Heizkosten bedeuten vielfach Nachzahlungen im dreistelligen Bereich.

Allerdings bringt die Betriebskostenabrechnung auch einen positiven Aspekt mit sich: „Seit diesem Jahr können Mieter und Wohnungseigentümer mit ihrer Betriebskostenabrechnung Steuern sparen“, weiß Rechtsanwalt Ulrich Löhlein vom Servicecenter Immobilienverwaltung des IVD, dem mit 6.000 Mitgliedern stärksten Unternehmensverband der Immobilienwirtschaft, unter dessen Dach auch zahlreiche Vermieter und Wohneigentumsverwalter organisiert sind. Eine Änderung des Einkommensteuergesetzes erlaubt es, Teile der Mietnebenkosten als so genannte haushaltsnahe Dienstleistungen direkt von der Steuerschuld abzuziehen. „Auf diesem Weg kann zumindest ein Teil der Mehrkosten aufgefangen werden.“

Was an Mieter und Eigentümer weiterberechnet werden darf

Die Neuerung im Umgang mit haushaltsnahen Dienstleistungen ermöglicht es Mietern und Eigentümern, ein Fünftel des Lohnanteils der Betriebskosten direkt von ihrer Einkommensteuer abzuziehen. Unterschiedlich sind aber bei Mietern und Eigentümern die umlagefähigen Kosten. Für Vermieter lautet die Grundregel: Regelmäßige Kosten für Betrieb, Pflege und Wartung des Hauses und seiner Anlagen können auf die Mieter umgelegt werden, zum Beispiel Grundsteuer, Wasserversorgung, Müllabfuhr und Kosten für die Haftpflichtversicherung. Alle Kosten hingegen, die für Verwaltung und Reparaturen anfallen, hat der Vermieter selbst zu tragen.

„Verfügt das Haus beispielsweise über einen Aufzug, müssen die Mieter regelmäßige Wartungsarbeiten und die Gebühren für das Notrufsystem zahlen. Das gilt ebenfalls für Mieter im Erdgeschoss, auch wenn diese den Aufzug nicht nutzen. Stellt sich bei der Wartung heraus, dass Teile ausgetauscht werden müssen, ist der Vermieter dran“, erläutert Löhlein.

Umfassende Wartungsverträge, in denen auch Kosten für Reparaturen enthalten sind, darf der Vermieter also nicht vollständig weiterberechnen. Er muss vielmehr genau klären, was er für Wartung und Betrieb und was er für Reparaturen gezahlt hat. Nur die Kosten für Wartung und Betrieb dürfen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

Wohnungseigentumsverwalter geben im Gegensatz dazu auch alle Kosten für Instandsetzungs- und Modernisierungskosten an die Eigentümer weiter.

Nachweis in der Regel kostenpflichtig

Damit der Mieter die Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann, sollen Vermieter entsprechend dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 26. Oktober 2007 die Betriebskostenabrechnung so darstellen, dass der Mieter sie zur Vorlage bei seinem Finanzamt verwenden kann. Dadurch wird die Abrechnung jedoch unübersichtlich und ist für den Mieter schwerer nachzuvollziehen. Der IVD empfiehlt daher, beim Verwalter eine separate Bescheinigung anzufordern. Diese schlüsselt die einzelnen auf den Mieter entfallenden Kosten auf und weist eventuell enthaltene Materialkosten aus, da lediglich Lohnkosten abzugsberechtigt sind. Da damit beim Verwalter zusätzliche Arbeit anfällt, sind diese Bescheinigungen in der Regel kostenpflichtig.

Wohnungseigentumsverwalter sind laut Urteilen verschiedener Amtsgerichte dazu berechtigt, für den Nachweis über haushaltsnahe Dienstleistungen ein Sonderhonorar zu berechnen. Begründet wird diese Entscheidung auch von den Gerichten mit dem hohen Aufwand, der dem Verwalter durch das Zusammenstellen der entsprechenden Kontoumsatzbelege und Rechnungen entsteht.

„Bei Wohnungseigentümern und Mietern, werden die Steuerersparnisse höher sein als die Kosten für die Ausstellung des Nachweises“, sagt Löhlein und ergänzt: „Mit der Neuregelung können Mieter und Eigentümer ohne größeren Zusatzaufwand ihre Steuerlast senken. Es ist aber zu befürchten, dass mit der Darstellung der abzugsfähigen Kostenanteile die Übersichtlichkeit und Prüfbarkeit der jährlichen Nebenkostenabrechnung verloren geht. Deswegen sollte dringend eine separate Bescheinigung verwendet werden.“

Auch wenn Vermieter künftig diese Bescheinigungen so ausstellen, dass sie zur Vorlage beim Finanzamt genutzt werden kann, gilt Vorsicht bei der Wahl der Darstellung. „Wenn sich der Vermieter dazu verleiten lässt, eine Bescheinigung auszustellen, wie sie dem BMF-Schreiben als Muster beigefügt ist, gibt er nicht nur eine `Wissenserklärung´ über die Höhe, Art und Zuordnung der entstandenen Kosten ab“, erläutert Hans-Joachim Beck, vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg. „Er würde zudem über die steuerliche Abzugsfähigkeit der Kosten entscheiden und damit Haftungsrisiken auslösen.“ Der gleiche Sachverhalt gelte für Wohnungseigentumsverwalter. Vermieter und Verwalter sollten daher lediglich eine aufgegliederte Darstellung der Kosten vornehmen.

Abzuziehende Kosten müssen meist geschätzt werden

Ein Problem ergibt sich aus dem Abgabetermin der Steuererklärung. „Die Einkommensteuererklärung muss grundsätzlich bis zum 31. Mai des Folgejahres eingereicht werden“, stellt Beck fest. „Da der Vermieter aber bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit hat, die Abrechnung zu erstellen, kann der Mieter laut einem Schreiben des BMF vom 26.10.2007 die Beträge aus der vorigen Betriebskostenkostenabrechnung angeben, also aus der Abrechnung, die sich auf das Vorjahr bezieht. In der Einkommensteuererklärung für das Jahr 2007 wären das die Beträge aus der Betriebskostenabrechnung 2006.“

Ein etwas anderes Bild zeigt sich bei den Wohnungseigentümern. Da Verwalter nach der Rechtsprechung der Gerichte die Abrechnung in den ersten drei bis sechs Monaten nach Ablauf des Jahres erstellen müssen, können Eigentümer beim Finanzamt einen Antrag auf Verlängerung der Abgabefrist stellen. „Sollte die Finanzbehörde den Antrag ablehnen, müsste der Eigentümer ebenfalls die Beträge aus der vorherigen Betriebskostenabrechnung in die Steuererklärung eintragen“, erläutert Beck.

IVD-Tipps zum Steuern sparen

- Ein Fünftel des Lohnanteils der Betriebskosten können Mieter und Wohnungseigentümer jetzt direkt von der Einkommensteuerschuld abziehen.

- Vermieter sollten künftig alle mit Wartung, Betrieb und Pflege beschäftigten Firmen bitten, die Materialkosten gesondert auszuweisen, da diese nicht steuerlich begünstigt sind.

- Wegen des Abgabetermins der Einkommensteuererklärung sollten Mieter den Anteil der abzugsfähigen Lohnkosten eintragen, die laut der Bescheinigung des Vorjahres angefallen sind.

- Wohnungseigentümer sollten, wenn ihnen die Abrechnung des Verwalters nicht rechtzeitig zugeht, eine Verlängerung der Abgabefrist beim Finanzamt beantragen oder ebenfalls die Beträge der vorherigen Abrechnung angeben.

Quelle und Kontaktadresse:
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