Pressemitteilung | Immobilienverband Deutschland IVD Bundesverband der Immobilienberater, Makler, Verwalter und Sachverständigen e.V.

IVD: Realistische Kalkulation der Betriebskosten zahlt sich aus / Für eventuelle Nachzahlungsansprüche muss der Mieter in voller Höhe aufkommen / Mieter auf Zahlungsfristen hinweisen / Nachträgliche Korrektur der Abrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich

(Berlin) – Schuld sind der kalte und lange Winter und die durch den extrem stark gestiegenen Ölpreis besonders hohen Heizkosten: Die Betriebskostenabrechnungen für viele Mietwohnungen fallen in diesem Jahr unerwartet hoch aus, viele Vermieter müssen Nachzahlungsforderungen an ihre Mieter stellen. „Die Mieter sind verpflichtet, diese Nachzahlungen zu leisten – vorausgesetzt, der Vermieter erstellt die Abrechung fristgemäß – spätestens 12 Monate nach Ablauf der mietvertraglich festgelegten Abrechnungsperiode muss diese beim Mieter sein“, sagt Jürgen Michael Schick, Vizepräsident und Sprecher des Immobilienverbandes Deutschland (IVD). Möglich ist auch die Vereinbarung kürzerer Fristen. „Trifft die Abrechnung auch nur einen Tag später beim Mieter ein, erlischt für den Vermieter der eventuell vorliegende Nachzahlungsanspruch, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.“ Ein Beispiel: Die Betriebskosten von Oktober 2004 bis September 2005 sind abzurechnen. Die Abrechnung für diesen Zeitraum muss dann bis spätestens 30. September 2006 dem Mieter zugegangen sein. Umgekehrt haben Mieter dagegen auch über die zwölf Monate hinaus einen Anspruch auf Rückzahlung, wenn sich in der Abrechnung ein Guthaben ergibt. Bei nicht fristgerechter Abrechung kann der Mieter unter bestimmten Voraussetzungen sogar die bereits geleisteten Vorauszahlungen zurückverlangen (vgl. BGH NJW 2005, 1499).

Umstritten ist mittlerweile, ob die vorbehaltlose Zahlung des Mieters zu einem Anerkenntnis führt und der Mieter dadurch mit weiteren Einwendungen ausgeschlossen ist. Dies wurde vor der Mietrechtsreform vornehmlich bejaht. „In einer aktuellen Entscheidung hat der BGH diese Frage aber leider offen gelassen, so dass die Rechtslage insoweit noch ungeklärt ist“, bedauert Schick (BGH, Urteil vom 18. Januar 2006, VIII ZR 94/05).

Gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB kann der Mieter gegen eine Betriebskostenabrechnung ebenfalls innerhalb von 12 Monaten Einwendungen erheben. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem die Abrechnung dem Mieter zugeht. Vermieter sollten Mieter auf diese Frist hinweisen. Unzulässig sind Klauseln im Mietvertrag und auf der Abrechnung, wonach Betriebskosten als anerkannt gelten, wenn der Mieter nicht binnen Monatsfrist widerspricht.

Abrechnung korrigieren nach Fristablauf möglich
Die gesetzliche Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist gewahrt, wenn dem Mieter eine zumindest formell ordnungsgemäße Abrechnung fristgerecht vorgelegt wurde. Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung enthält eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Ist die Abrechnung inhaltlich fehlerhaft, zum Beispiel weil die Kosten im Verhältnis zum jeweiligen Mietanteil falsch umgelegt sind, also der Umlageschlüssel nicht stimmt, darf sie auch noch nach Ablauf der Jahresfrist korrigiert werden (vgl. BGH, Urteil vom 17. November 2004, VIII ZR 115/04). „Zur Fristwahrung genügt es jedoch nicht, dem Mieter einfach eine Zahlenzusammenstellung als „Alibi-Abrechnung" auszuhändigen und dann in Ruhe nachzubessern“, warnt Schick. Zudem spreche es auch für die Seriosität des Vermieters, wenn die Vorauszahlung auf die Nebenkosten den tatsächlichen Kosten möglichst nahe kommt.

Von Anfang an richtig abzurechen lohnt sich auch aus folgendem Grund: „Ergibt sich nach der Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag für den Mieter, kann der Vermieter außerhalb der 12-Montats-Frist die Differenz nicht mehr einfordern“, so Schick. Ein Beispiel: Ein Vermieter rechnet den Abrechnungszeitraum (beispielsweise Kalenderjahr 2004) fristgerecht im Jahr 2005 ab. Der Mieter erhält eine formell ordnungsgemäße Nachzahlungsaufforderung in Höhe von 200 Euro. Anschließend stellt sich heraus, dass ein falscher Verteilerschlüssel angewandt wurde. Der Vermieter korrigiert die Abrechnung, die jetzt eine Nachforderung zu seinen Gunsten in Höhe von 250 Euro ausweist, und verschickt die Abrechnung im März 2006 erneut. Der Mieter müsste dann auf die formell ordnungsgemäße und jetzt auch inhaltlich richtige Abrechnung, die er 2005 erhalten hat, eine Nachzahlung leisten. Aber nicht in Höhe von 250 Euro, sondern nur in Höhe von 200 Euro.

Nur in Ausnahmefällen haben Mieter Anspruch auf Kopien der Belege
Alle Rechungen und Belege, die der Betriebskostenabrechung zugrunde liegen, dürfen vom Mieter eingesehen werden. Zu einer Zusendung von Kopien dieser Belege sind Vermieter nach einem Urteil des BGH vom März 2006 (Az. VIII ZR 78/05) nur in Ausnahmefällen verpflichtet. „Ein solcher Fall liegt zum Beispiel vor, wenn dem Mieter die Einsichtnahme in die Originalunterlagen beim Vermieter nicht zumutbar ist, dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Wohnort des Mieters und der Sitz des Vermieters sehr weit auseinander liegen oder der Mieter diese Möglichkeit aus gesundheitlichen Gründen nicht wahrnehmen kann“, erläutert Bettina Baumgarten, Mietrechtsexpertin in der Immobilienkanzlei Bethge und Partner, Hannover. „Der Mieter hat aber in jedem Fall die Kosten zu begleichen, die für Erstellung und Versand der Kopien entstehen.“

Was der Vermieter abrechnen darf
Gestritten wird immer wieder um die Frage, ob der Vermieter die Betriebskosten korrekt abgerechnet hat. Grundlage für jede Abrechnung sind die vertraglichen Vereinbarungen, die in der Regel auf die Betriebskostenverordnung vom 1. Januar 2004 verweisen. In dieser sind insgesamt 16 fest definierte Arten von Betriebskosten aufgeführt, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser- und Wärmeversorgung, Müllabfuhr und Beiträge für die Haftpflichtversicherung. Darüber hinaus gibt es die „sonstigen Betriebskosten“. Darunter lassen sich allerdings nur solche Kosten subsumieren, die für Betrieb, Wartung und Pflege des Hauses unerlässlich sind und laufend entstehen – zum Beispiel, zumindest nach überwiegender Ansicht, die Kosten für die Wartung der Feuerlöscher und Blitzableiter oder der Lüftungsanlagen. Die einzelnen Positionen müssen aber separat und eindeutig spezifiziert im Mietvertrag aufgelistet werden. Nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten zählen sämtliche Kosten für Verwaltung und für Reparaturen. Die Übertragung ist lediglich durch individuelle Vereinbarung möglich.

Beispielsweise gehen bei Fahrstühlen die regelmäßigen Wartungsarbeiten und die Gebühren für das Notrufsystem eindeutig zu Lasten der Mieter. Reparaturkosten wiederum trägt grundsätzlich der Vermieter. „Umfassende Wartungsverträge, in denen auch Kosten für Reparaturen enthalten sind, darf der Vermieter also nicht vollständig weiterberechnen. Er muss vielmehr genau klären, was er anteilig für Wartung und Betrieb sowie Reparaturen gezahlt hat“, sagt Baumgarten.

„In der Praxis ist es in vielen Fällen aber oft schwierig zu unterschieden, welcher Anteil umlagefähig ist und welcher nicht“, gibt Baumgarten zu bedenken. Besonders häufig trete dies Problem bei der Abrechnung der Hauswarttätigkeit auf. So dürfen die laufend anfallenden Kosten für einen Hausmeister als Betriebskosten den Mietern in Rechung gestellt werden. Wenn der Hauswart aber Reparaturen ausführt, bei der Übergabe von Wohnungen hilft oder wenn er Handwerker beaufsichtigt, sind dies Reparaturarbeiten bzw. Verwaltungstätigkeiten, die ausdrücklich nicht umgelegt werden dürfen. Oft werden zur Aufteilung der Kosten regionaleinheitliche Quoten angewandt. Dies ist aber bedenklich, da die örtlichen Besonderheiten der bestimmten Wohnanlage (viel oder wenig Haustechnik etc.) unberücksichtigt bleiben. Die umlagefähigen und nicht umlagefähigen Anteile müssen vielmehr genau erfasst werden. Zu empfehlen ist, die auf die einzelnen Tätigkeiten (Verwaltung, Reparatur, Hauswart etc.) entfallenden Zeitanteile im Hausmeistervertrag bereits festzulegen oder aber separate Verträge abzuschließen, um eine Trennung zu ermöglichen. Ist dies nicht erfolgt, sollte der Hausmeister in regelmäßigen Abständen schriftlich bestätigen und auflisten, wie viel Zeit er für die reine Hauswarttätigkeit aufwendet.

Vorauszahlungen möglichst exakt bestimmen
Normalerweise sind die monatlichen Vorauszahlungen im Mietvertrag vereinbart. Diese sollten in angemessener Höhe festgelegt werden, das heißt, möglichst nah am tatsächlich zu zahlenden Betrag. Die angemessene Vorauszahlung auf die Betriebskosten kann jährlich geändert werden. Ein einziger Satz unter der Betriebskostenabrechnung genügt dafür. Somit lassen sich zu niedrig angesetzte Abschläge ändern.

„Bei kurzfristigen Mietverhältnissen bietet sich auch eine monatliche Betriebskostenpauschale an. Damit entfallen beim Mieterwechsel die kompletten und aufwendigen Abrechnungen“, sagt Schick. Allerdings können dann auch keine Nachforderungen gestellt werden. Ein Wechsel zwischen Pauschale und Vorauszahlung ist nur aufgrund ausdrücklicher Vereinbarung der Parteien möglich.

Quelle und Kontaktadresse:
IVD Immobilienverband Deutschland, (ehemals Verband Deutscher Makler für Grundbesitz, Hausverwaltung und Finanzierungen e.V. (VDM)) Jürgen Michael Schick, Pressesprecher, Presse- u. Öffentlichkeitsarbeit Littenstr. 10, 10179 Berlin Telefon: (030) 38302528, Telefax: (030) 38302529

(sk)

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