Neue Pflichtangaben bei E-Mail-Korrespondenz

(Berlin) - Seit Januar gelten für geschäftliche E-Mails oder andere elektronische Schreiben dieselben gesetzlichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe in Papierform. Angaben über die Rechtsform und den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Handelsregisternummer müssen jetzt bei jeder geschäftlichen Korrespondenz unbedingt angegeben werden.

Der HDE empfiehlt seinen Mitgliedsunternehmen, ihre Geschäftskorrespondenz, insbesondere die E-Mails, entsprechend anzupassen, da nicht auszuschließen ist, dass Abmahnprofis hier Profit wittern.

Seit dem 1. Januar 2007 gilt das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG).
Kerninhalt des Gesetzes – worüber der HDE berichtet hat – ist die Errichtung eines zentralen Unternehmensregisters in Deutschland. Gleichzeitig schafft dieses Gesetz aber auch neue Regelungen für die Inhalte gewerblicher E-Mails. Dies ergibt sich aus dem geänderten Wortlaut der Paragraphen 37a Abs. 1 Handelsgesetzbuch, 80 Abs. 1 Aktiengesetz sowie 35a Abs. 1 GmbH-Gesetz. Diese Vorschriften regeln, dass ein Gewerbetreibender in seinen Geschäftsbriefen bestimmte Mindestanforderungen mitzuteilen hat.

In E-Mails, die als Geschäftsbriefe an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind (z.B. Angebote, Rechnungen, Quittungen, Bestell- und Lieferscheine) müssen ab sofort dieselben Angaben enthalten sein, wie auf Schreiben in Papierform.

Betroffen sind bis auf Kleinstunternehmen praktisch alle Unternehmen. Das Gesetz gilt für alle Firmen, die im Handelsregister eingetragen sind.

Die neuen Pflichtangaben für die geschäftlichen E-Mails unterscheiden - wie bei den Pflichtangaben für Schreiben in Papierform - nach der Rechtsform des Kaufmanns oder Unternehmens.

Immer angegeben werden müssen in einer gewerblichen E-Mail die Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer. Bei einer GmbH sind zusätzlich alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu nennen. Zu einer Aktiengesellschaft ist neben den Vorständen in derselben Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen. Das gilt auch für eine GmbH mit Aufsichtsrat.

Das Gesetz verlangt die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst. Daher reicht ein bloßer Link auf das Impressum der Webseite des Kaufmanns oder Unternehmens nicht aus, auch wenn jeder Empfänger einer E-Mail über einen Internetzugang verfügen dürfte.

Verstöße gegen die Nichtbeachtung der neuen Pflichtangaben bei gewerblichen E-Mails können ein Zwangsgeld nach sich ziehen. Daneben besteht auch die Gefahr einer kostenpflichtigen Abmahnung durch Wettbewerber.

Es ist daher dringend anzuraten, die Signatur für die E-Mails entsprechend zu ergänzen.

Quelle und Kontaktadresse:
Hauptverband des Deutschen Einzelhandels e.V. (HDE) Pressestelle Am Weidendamm 1a, 10117 Berlin Telefon: (030) 726250-65, Telefax: (030) 726250-69