Virtuelle Eigentümerversammlungen – Ein Meilenstein für Immobilienverwaltungen und Eigentümergemeinschaften
(Berlin) - Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Zulassung virtueller Eigentümerversammlungen im vergangenen Jahr wurde eine langjährige Forderung des VDIV erfüllt und ein neues Kapitel in der Kommunikation zwischen Verwaltungen und Eigentümergemeinschaften aufgeschlagen. Um seinen über 4.100 Mitgliedsunternehmen den Einstieg zu erleichtern, stellt der VDIV ab sofort einen umfassenden Praxisleitfaden sowie einen Marktüberblick zu geeigneten Softwarelösungen bereit.
Eigentümerversammlungen sind das zentrale Organ der Willensbildung in Wohnungseigentümergemeinschaften, hier werden Entscheidungen getroffen, die den Wert und die Zukunft des gemeinschaftlichen Eigentums bestimmen. Ihre reibungslose Durchführung ist daher von zentraler Bedeutung für alle Beteiligten, für Verwaltungen ebenso wie für Eigentümer.
Bisher war die Organisation von Eigentümerversammlungen oft mit erheblichem Aufwand verbunden: komplexe Logistik, hohe Kosten, feste Termine in den Abendstunden bei zunehmenden Personalmangel.
Mit der gesetzlichen Zulassung virtueller Eigentümerversammlungen ändert sich das grundlegend: Das rein digitale Abhalten bietet eine praxisgerechte Antwort auf zentrale Anforderungen. Sie vereinfacht die organisatorischen Prozesse erheblich, ermöglicht Versammlungen während regulärer Arbeitszeiten und beschleunigt damit Beschlussprozesse. Gleichzeitig schafft das virtuelle Format mehr Flexibilität und entlastet das Personal – ein wichtiger Beitrag, um den Beruf attraktiver zu machen und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.
Doch die Vorteile gehen weit darüber hinaus: Virtuelle Versammlungen erlauben kurzfristige, unterjährige Treffen und sichern so schnelle Entscheidungen bei dringendem Handlungsbedarf. Für Eigentümer bedeutet die ortsunabhängige Teilnahme nicht nur höheren Komfort, sondern auch mehr Beteiligung, was die Legitimation von Beschlüssen stärkt. Darüber hinaus führen virtuelle Formate zu erheblichen Kosteneinsparungen, da sie deutlich geringere Ausgaben verursachen. Damit setzen virtuelle Eigentümerversammlungen einen neuen Standard für Effizienz, Transparenz und moderne Kommunikation zwischen Wohnungseigentümern und Verwaltung.
„Die virtuelle Eigentümerversammlung ist kein Selbstzweck, sondern Schlüssel zu mehr Innovation und Leistungsfähigkeit. Sie erhöht die Partizipation der Eigentümer, senkt die Belastung der Verwaltungen und macht Prozesse zukunftsfähig. Mit unserem Leitfaden geben wir den Unternehmen ein praxisorientiertes Instrument an die Hand, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten“, so VDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler.
Warum der Praxisleitfaden jetzt unverzichtbar ist und Kostenvorteile genutzt werden sollten:
Die Anforderungen an Vorbereitung, Technik und Kommunikation dürfen im Digitalisierungsprozess nicht unterschätzt werden. Der Praxisleitfaden unterstützt Immobilienverwaltungen mit Checklisten und gesetzlichen Hinweisen dabei, virtuelle Versammlungen rechtssicher und effizient umzusetzen. Er bietet Orientierung bei der Auswahl geeigneter Hard- und Software, berücksichtigt Datenschutzvorgaben und zeigt praxisnahe Wege, um technische Risiken auszuschließen. Ergänzend enthält er einen Marktüberblick über gängige Softwarelösungen – von ERP-integrierten Systemen bis hin zu spezialisierten Tools – und schafft damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Einführung virtueller Formate. Für die Mitgliedsunternehmen gibt es Vorteilsangebote der Anbieter zu deutlich geringeren Preisen. Die Angebote haben eine Laufzeit von sechs Monaten.
Der Praxisleitfaden steht ab sofort für VDIV-Mitgliedsunternehmen (nach Login) zur Verfügung unter: vdiv.de/publikationen
Quelle und Kontaktadresse:
Verband der Immobilienverwalter Deutschland e.V. (VDIV), Leipziger Platz 9, 10117 Berlin, Telefon: 030 3009679-0