Ausgezeichnet tagen

Die Stimmung in der Geschäftsreise- und MICE-Branche ist vorsichtig optimis­tisch. Die Mehrheit der Mitglieder im Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) rechnet damit, dass noch im Jahr 2010 wieder mehr gereist wird. Zwar wirkt sich die Situation weiterhin deutlich auf das Sparverhalten aus — in fast 60 Prozent der VDR-Mitgliedsunternehmen wird immer noch stark auf die Kosten geachtet bzw. günstiger gereist. Der Rotstift wird jedoch nicht mehr so rigoros angesetzt wie in der ersten Phase der Wirtschafts- und Finanzkrise Anfang vorigen Jahres: Nur noch elf Prozent streichen alle nicht unbedingt notwendigen Reisen. In der jüngsten Umfrage im Oktober 2009 waren es noch doppelt so viele. „Die Krise hat die Travel Manager noch mehr gefordert, versteckte Einsparpotenziale aufzuspüren. Sie sind in ihrer Organisation professioneller geworden und haben erkannt, wie wichtig eine sorgfältige Planung und Analyse ist, um den Kostenblock Geschäftsreisen nachhaltig zu optimieren“, erklärt VDR-Präsident Dirk Gerdom die Entwicklung. „Das zeigt, dass die Einsparmaßnahmen in der Vorstandsetage und unter den Geschäftsreisenden akzeptiert wurden. Jetzt wird auch langfristig kein Argument stark genug sein, die Reiserichtlinien wieder zu lockern.“

Veranstaltungsmanagement unter einem Dach mit dem Travel Management

Obwohl in den vergangenen Jahren mit Travel Management nahezu kontinuierlich Effizienz gesteigert werden konnte und Kosten eingespart wurden, scheint hier nach wie vor Verbesserungspotenzial zu schlummern. Die derzeitige Situation stellt Travel Manager vor die Herausforderung, noch mehr zu sparen und dennoch Qualität zu sichern. Und wenn im Travel Management der Rotstift angesetzt wird, dann nicht nur bei Geschäftsreisen. Die VDR-Geschäftsreise­analyse 2009 hat gezeigt, dass viele Travel Manager auch das Veranstaltungsmanagement in ihrem Verantwortungsbereich haben. Das sei sehr sinnvoll, sagt Hans-Ingo Biehl, Hauptgeschäftsführer des Deutschen GeschäftsreiseVerbands VDR: „Alle mit Mobilität behafteten Wirkungsfelder im Unternehmen — neben der Geschäftsreise auch Veranstaltungen, Fuhrpark, Reiseversicherung und mobile Kommunikation — sollten unter dem Dach eines Geschäftsreise- beziehungsweise Mobilitätsmanagements betrachtet werden.“ Ein ganzheitliches Mobilitätsmanagement bezieht auch die intelligente Reisevermeidung in die Überlegungen mit ein. Viele Hotels, gerade die großer Ketten, haben in Qualität und aufwendige Konferenztechnik investiert und fragen sich, ob die gegenwärtige Lage die nötige Auslastung bringt. Die ersten Ketten positionieren sich daher Travel Managern gegenüber bereits als Videokonferenz-Dienstleister. Schließlich ergab die „VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009“, dass Videokonferenzen zunehmend genutzt werden, um Geschäftsreisen zu vermeiden. Wenn Unternehmen sich auf diese Weise zusammenfinden, sparen sie Reisen, Zeit und Geld, die Hotellerie holt sich den Umsatz zumindest teilweise zurück, tut etwas für ihr Image — und bessert auf diese Weise auch ihre Klimabilanz auf. Hans-Ingo Biehl weist jedoch auf die Wichtigkeit persönlicher Meetings hin: „Gerade im Abschwung ist es wichtig, bestehende Kontakte zu pflegen und neue anzubahnen. Jede Reise muss individuell abgewogen werden: Ist der persönliche Kontakt in diesem Fall wichtig oder kann der Termin auch per Telefon- oder Videokonferenz abgehalten werden?“

Objektive Instrumente für optimale Hotelwahl

Wer sich also für die Auswärtstätigkeit entscheidet, muss sowohl direkte als auch indirekte Kosten unter die Lupe nehmen. Das Bewusstsein in den Unternehmen dafür, dass z. B. im Tagungsgeschäft ein ganz spezifisches Expertenwissen erforderlich ist, steigt deutlich. Für Hilfsmittel, die objektive und messbare Kriterien beinhalten, ist das eine gute Zeit: Prüfsiegel wie z. B. die Zertifikate der VDR-Hotelzertifizierung Certified Business Hotel, Certified Conference Hotel sowie Certified Conference Ship gewinnen aus diesen Gründen gerade zu wirtschaftlich schwierigen Zeiten an Bedeutung. So kann z. B. mittels der Integration VDR-zertifizierter Hotels in die verbands- und firmeninternen Reise- und/oder Veranstaltungsrichtlinien Qualität gesichert werden. Darüber hinaus werden ganz nebenbei Prozesse verkürzt und somit indirekte Kosten reduziert. Bei einer konsequenten Bündelung und Steuerung des Volumens reduzieren sich dann auch die direkten Hotelkosten. Einkäufer, Travel- und Veranstaltungsmanager wie z. B. Rüdiger Krenz, Global Travel Category Manager der AXA Service AG, empfiehlt seinen Veranstaltungs­organisatoren, bevorzugt VDR-zertifizierte Geschäftsreise-Hotels bzw. vor allem VDR-zertifizierte Tagungshotels auszuwählen: „Bei dem Angebot wird es immer schwieriger, ein geeignetes Geschäftsreise- oder Tagungshotel zu finden. Zeit für Vorabbesuche steht in der Regel auch nicht zur Verfügung. Bei einem VDR-zertifizierten Hotel geht man in der Regel kein Risiko ein.“ Auch Dr. ­Martin Buck, Direktor des KompetenzCenters Travel & Logistics der Messe Berlin, kennt die Vorteile: „Stringente Reiserichtlinien, die im Haus rundum akzeptiert sind und konsequent angewendet werden, bringen nicht nur dem Travel Management handfeste Vorteile, sie sorgen auch für Verlässlichkeit und Professionalität im Verhältnis zwischen Firmenkunden und Leistungsträgern.“

„Blind“ buchen dank aussagekräftigem Prädikat

Diese Verlässlichkeit und Professionalität erfährt der Tagungsplaner durch die VDR-Zertifikate. Hat die Hotelzertifizierung des deutschen GeschäftsreiseVerbands ein Hotel als Certified Conference Hotel ausgezeichnet, dann weiß der Veranstaltungsplaner, dass er hier „blind“ buchen kann. „Dank dem Zertifikat kommt etwas Transparenz in den ‚Dschungel‘ der deutschen Tagungshotels“, freut sich Bettina Zimmer, HRG Events & Meetings Management. „Als Organisatorin von Tagungen und Veranstaltungen verlasse ich mich sehr gerne auf diese zertifizierten Hotels, da wichtige Komponenten, die für eine erfolgreiche Veranstaltung unerlässlich sind, einfach vorausgesetzt werden können. Somit kann man fast blind buchen, ohne dass man jedes Hotel persönlich kennen muss.“ Die Orientierung geht schnell, denn die Qualität ist transparent — damit geht der Veranstaltungsplaner kein Risiko ein, optimiert seine Prozesse und spart Kosten.

Vier Verbände garantieren neutrale Bewertung

Als sich der Verband vor mehr als acht Jahren zum ersten Mal mit dem Thema der Zertifizierung im Tagungsbereich auseinandersetzte, wurde schnell klar, dass diese Aufgabe nicht ohne starke Partner zu verwirklichen ist. Mit der Deutschen­ ­Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM), dem German Convention Bureau e.V. (GCB) und der Vereinigung Deutscher Veranstaltungs­organisatoren e.V. hat der VDR heute starke Partner an seiner Seite. Der VDR ist damit dem Ruf seiner Mitglieder nachgekommen, neben der Zertifizierung für Geschäftsreisehotels dem Certified Business Hotel auch eine Orien­tierung im Tagungsbereich zu bieten. Das GCB vermarktet den Tagungsstandort Deutschland national und vor allen Dingen auch international, somit ist der Einsatz für eine Qualitätsinitiative mehr als verständlich. Die DGVM repräsentiert einen großen Anteil an Tagungskunden: 40 Prozent des Tagungsvolumens in Deutschland werden durch die Verbändewelt produziert. Und die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren zählt stolze 700 Veranstaltungsplaner aus deutschen Unternehmen — sie ist na­tional die größte Vereinigung an Corporate-Meeting-Planern. Somit steht der Qualitätsstandard für Tagungs­hotels auf vier starken Säulen — und blickt in eine rosige Zukunft. „Dieses Projekt ist richtungsweisend für die Tagungs- und Kongressbranche. Zum ersten Mal werden — getragen von vier Verbänden — industriekonforme Qualitätskriterien für Tagungs- und Kongresshotels geschaffen“, lobt Lutz P. Vogt, Geschäftsführer des GCB, die Initiative.

Moderne Tools für die schnelle Suche nach dem perfekten Hotel

Doch die VDR-Hotelzertifizierung ruht sich nicht auf Lorbeeren aus. Egal, wie die Hotelbeschaffung im Unternehmen organisiert ist — dank der Kennzeichnung VDR-zertifizierter Hotels mit den entsprechenden Logos oder Icons bei namhaften Agenturen, Insourcing- bzw. Online-Plattformanbietern, OBE’s (Online Booking Engines), Verlagen und sogar schon bei den ersten Meta-Suchmaschinen ist die Berücksichtigung der zertifizierten Hotels mühelos sichergestellt. Seit Anfang dieses Jahres werden die VDR-zertifizierten Hotels sogar in Google Maps gekennzeichnet. Die Online-Landkarte kann auch auf Mobil­telefonen oder PDAs abgerufen werden. Um den Kartendienst mobil nutzen zu können, muss die entsprechende Softwareversion auf dem Gerät installiert werden — auf dem Apple iPhone ist Google­ Maps inklusive Street View schon als Applikation vorhanden. Mit seiner Interaktionsmöglichkeit bietet Web 2.0 eine zusätzliche Qualitätssicherung für Geschäftsreisende und Tagungsplaner: Durch ein standardisier­tes Bewertungssystem wird die Qualität eines VDR-zertifizierten Hotels noch transparenter. Ob interaktiv oder nicht — die Online-Plattformen vereinfachen durch die Kennzeichnung die Hotelrecherche. Und egal mit welchem Buchungsweg — die Kennzeichnung ist eine Orientierungshilfe, die Planungssicherheit gibt und Prozesse optimiert. Auch Gerhard Bleile, Vorsitzender der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren, schätzt diese Vorteile: „Für Veranstaltungsplaner in Deutschland bedeutet Certified Conference Hotel eine enorme Arbeits­erleichterung und signifikante Produktivitätserhöhung. Rein rechnerisch betragen die Einsparungen durch die Sicherheit bei der Wahl geeigneter Tagungsorte — konservativ gerechnet — weit über 30.000 Arbeitstage pro Jahr. Das ist ein echter Mehrwert!“

Veranstaltungsplanern, wie sie in jedem Verband zu finden sind, steht seit ­Anfang des Jahres ein kostenfreies Online-Buchungsportal auf der VDR-Seite ­­www.vdr-service.de zur Verfügung. Hier kann sowohl ausgewählt und gebucht wie auch Veranstaltungen mittels ausgefeilter Reportings ausgewertet werden.

Certified Conference Hotel

Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR), die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM) und das German Convention Bureau e.V. (GCB) bündelten 2005 ihre Kernkompetenzen im Bereich Veranstaltungsmanagement in dem Prüfsiegel „Certified Conference Hotel“. Gemeinsam mit dem Hotelverband Deutschland (IHA) sind die Anforderungen definiert worden, die ein professionelles Tagungshotel erfüllen muss.

Gemeinsam verabschiedeten sie „Verbandskriterien Tagungshotel“ als den Tagungsstandard für die Hotellerie als Grundlage zur Vergabe des Zertifikats Certified Conference Hotel, das von den Initiatoren VDR, DGVM, GCB sowie seit 2007 weiterhin von der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. getragen wird.

Die folgenden sieben Pflichtanforderungen, denen alle Kriterien thematisch zugeordnet sind, kennzeichnen das Leistungsspektrum eines professionellen Tagungshotels. Ein professionelles Tagungshotel muss:

• über einen eigenen, professionellen Tagungsbereich verfügen
• standardisiertes Informations­material in Druck- und in digitaler Form vorweisen
• ein standardisiertes Angebots­prozedere einhalten
• professionelle, tagungsspezifische F&B-Leistungen sowie die entsprechenden F&B-Räumlichkeiten zur Verfügung stellen
• eine professionelle Veranstaltungsbetreuung sicherstellen
• einen vorgegebenen Abrechnungsprozess sowie eine vorgegebene Abrechnungsform einhalten
• in Ausstattung und Dienstleistung geschäftsreisegeeignet sein

Einen ausführlichen Kriterienkatalog sowie die aktuelle Übersicht aller Certified Conference Hotels finden Sie unter: www.vdr-hotel.de