Aufbauend auf meinem letzten Artikel zum Thema Mitglieder-Management (Verbändereport Ausgabe 8/2016, Seite 48 ff.), möchte ich im vorliegenden Beitrag den Umgang mit Dokumenten betrachten. Welche Herausforderungen stellen sich für Ihren Verband im Zusammenhang mit der Pflege und Verwaltung aller Dateien, Formulare, E-Mails und sonstigen Dokumente? Worauf müssen Sie beim modernen Dokumentenmanagement und bei der Archivierung achten?
Der Begriff Dokumentenmanagement wird in vielen Verbänden immer noch synonym mit der Pflege von Dateien in Ordnerstrukturen gebraucht. Diese werden lokal oder auf gemeinsamen Netzlaufwerken abgelegt. Optimal wird diese Form der Ablage dann genutzt, wenn relevante E-Mails, Faxe, Eingangsbriefe, Protokolle etc. ebenso in diesen Ordnerstrukturen organisiert werden. Aus meiner Sicht kann man auch erst jetzt von einem echten Dokumentenmanagement sprechen. Der nachfolgend verwendete Begriff Dokumentenmanagement steht deshalb immer für diese Form der ganzheitlichen Ablage. Dateien in der Cloud Als topmodern gilt heutzutage, wenn man die beschriebene Ablage mit Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive und Co. in die Cloud bringt. Das ermöglicht den Zugriff von überall und nicht nur mit dem PC, sondern auch mit dem Tablet und Smartphone. Das ist ohne Frage komfortabel und schnell eingerichtet, aber datenschutztechnisch durchaus bedenklich. Denn es liegen ungeschützte Dateien – wer verschlüsselt schon je
