KI als Recherche-Booster: Wie Verbände ihre Wissensdatenbanken erschließen können

Ausgangslage: Komplexität und Vielfalt der Anfragen

Städte und Kommunen, Netzbetreiber, Ingenieurbüros, Bauunternehmen sowie zahlreiche weitere Akteure aus der Infrastrukturbranche wenden sich regelmäßig mit unterschiedlichen technischen Fragen an den Bundesfachverband Betonkanalsysteme e. V. (FBS). Die Bandbreite der Anfragen ist enorm: von kurzen E-Mails bis hin zu umfassenden Fragestellungen, die teilweise viele Begleitdokumente und komplexe Zusammenhänge (z. B. Schadensbeurteilung beim Einbauvorgang) betreffen.

Häufig kommen diese direkt beim Geschäftsführer an, der die technischen Anfragen bearbeitet – mal schnell telefonisch lösbar, mal als fundierte schriftliche Stellungnahme mit Verweis auf Normung und Regelwerke. Neben Normen, Regelwerken und weiteren technischen Dokumenten existiert außerdem ein gewachsenes Archiv aus Stellungnahmen und Schriftverkehr.

Fast jede Anfrage bedarf einer Recherche innerhalb der Wissensdatenbank, um Fundstellen präzise zu benennen und die Anfragen fachlich fundiert zu beantworten – dies ist der Anspruch des FBS.

Herausforderung: Wissen abrufen und Fragestellung präzise und fundiert beantworten

Die Anfragen an den FBS haben in den letzten zwei bis drei Jahren deutlich zugenommen. Der Verband hat sich gezielt als Kompetenzzentrum für Entwässerungslösungen aus Beton positioniert und wird inzwischen auch entsprechend wahrgenommen.

FBS bringt seine fachliche Expertise stets gerne ein, insbesondere dann, wenn eine neutrale Einschätzung gefragt ist. Neben dem Geschäftsführer stehen auch die drei Außendienstmitarbeiter täglich vor einer Vielzahl von Fragen, die im Rahmen von Beratungsgesprächen aufkommen – hier ist umfassendes technisches Know-how ebenso unverzichtbar.

Die Recherche in der über 50.000 Seiten umfassenden Wissensdatenbank kann dabei schnell zu einem zeitintensiven Kraftakt werden. Die zentrale Herausforderung besteht darin, das gesammelte Wissen so nutzbar zu machen, dass Informationen schnell und zuverlässig abgerufen werden können, um Anfragen zügig und korrekt beantworten zu können.

Zielsetzung: KI als Recherche-Booster – kein menschlicher Ersatz!

Der FBS suchte explizit keine künstliche Intelligenz, die Mitarbeiter ersetzt, sondern eine Lösung, die den enormen, dokumentenübergreifenden Rechercheaufwand reduziert und im besten Fall sogar eine Antwort vorbereitet.

Das Ziel war klar: Die KI soll alle relevanten Wissensquellen – von technischen Dokumenten bis zu historischen Stellungnahmen – in Sekunden durchsuchen, einen fundierten Antwortvorschlag mit Quellenverweis liefern und damit die Recherchezeit im besten Fall um mindestens 90 Prozent reduzieren.

Die finale Entscheidung und die Feinjustierung bleiben beim Experten – egal ob Geschäftsführer oder Außendienst.

Wenn ChatGPT & Co. an ihre Grenzen stoßen

Bevor der FBS eine eigene KI-Lösung in Auftrag gegeben hat, wurden gängige KI-Tools wie ChatGPT, Gemini und Claude auf Herz und Nieren getestet.

Trotz der Möglichkeit, „Custom-GPTs“ zu entwickeln, also individuelle KI-Modelle, die ausschließlich auf eingegrenzte Dokumente zugreifen und nicht im Internet nach Antworten suchen sollen, erzielten die Lösungen nicht die erhoffte Antwortqualität.

Immer wieder wurde deutlich, dass die KI gelegentlich „Halluzinationen“ erzeugte – also scheinbar plausible, aber faktisch nicht belegbare Aussagen. Die Antwortzufriedenheit war deshalb – bei einfachen wie bei schwierigen Fragestellungen – nicht ausreichend hoch.

Die wiederholt auftretenden Halluzinationen bei bestehenden KI-Lösungen waren für den FBS der Anlass, gezielt nach einer maßgeschneiderten KI-Lösung zu suchen, die den Qualitätsansprüchen genügt und ausschließlich verlässliche, nachvollziehbare Fakten auf Grundlage der eigenen Dokumente liefert.

Die Lösung: infra.pilot – eine maßgeschneiderte KI für den Verband

Mit infra.pilot setzten Verband, Partneragentur und spezialisierte externe KI-Entwickler schließlich eine innovative KI-Individuallösung auf, die von Beginn an zu überzeugen wusste und optimale Unterstützung in der Verbandsarbeit bietet:

• Anti-Halluzinations-Logik: Die KI gibt nur Antworten, die auf nachprüfbaren Fakten basieren. Kreativität ist ausgeschaltet – hier zählt Nachweisbarkeit.

• Visuelle Evidenz und Quellenangabe: Jede Antwort kommt mit direktem Verweis auf die Fundstelle im Originaldokument. Der Nutzer kann die Quelle unmittelbar prüfen.

• Technische Dokumente und Tabellen auswerten: Die KI ist darauf trainiert, auch komplexe technische Dokumente mit Abkürzungen, Tabellen und speziellen Schreibweisen auszuwerten.

• Integration von Archiv und Vergangenheit: infra.pilot durchsucht nicht nur aktuelle Regelwerke, sondern auch historische Stellungnahmen und Schriftverkehr aus der Verbandshistorie.

• Schnelle, sichere Recherche: Komplexe technische Anfragen können in Sekunden bearbeitet werden – mit maximaler Sicherheit und nachvollziehbarem Know-how.

Praxisbezug: Unterstützung für Geschäftsführung und Außendienst

Die KI ist so gestaltet, dass sie vor allem die Geschäftsführung dort unterstützt, wo die meisten technischen Fragestellungen ankommen. Gleichzeitig profitieren die drei Außendienstmitarbeiter des Verbands: Sie können infra.pilot als Wissensdatenbank vor, während und nach Beratungsgesprächen nutzen und sind in der Lage, auf Anfragen zügig zu reagieren.

Viele Fragen, die früher ausschließlich bei der Geschäftsführung landeten und oftmals mit aufwendigem Rechercheaufwand verbunden waren, werden jetzt bereits im Außendienst geklärt.

Programmierung der KI: Expertise ist entscheidend für Qualität

Ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Entwicklung von infra.pilot ist die gezielte Parametrisierung der KI. Für viele Anwender bleibt der Umgang mit künstlicher Intelligenz weiterhin eine „Blackbox“ – selbst technisch versierte Nutzer stoßen häufig an ihre Grenzen, wenn es darum geht, die KI exakt auf die eigenen Anforderungen auszurichten.

Die Qualität und Quantität der Antworten hängen maßgeblich davon ab, wie die KI-Modelle trainiert und konfiguriert werden. Aus diesem Grund ist die Zusammenarbeit mit spezialisierten Experten im Bereich künstlicher Intelligenz unerlässlich.

Erst die Kombination aus Expertenwissen und maßgeschneiderter Parametrisierung ermöglicht die gewünschte Antwortqualität und sorgt für echte Effizienzsteigerungen.

Erfolg und Wirkung: Mehr Zeit für Kernaufgaben

Innerhalb weniger Monate wurde die Lösung trainiert und implementiert – mit dem Anspruch, maximale Präzision und höchstes Nutzervertrauen zu gewährleisten.

Seit infra.pilot im Verband eingesetzt wird, zeigt sich der Erfolg messbar:

• Massive Reduktion des Rechercheaufwands: Aufgaben, die vorher Stunden gedauert haben, werden jetzt in Minuten erledigt.

• Mehr Zeit für Kernberatung und Mitgliederbetreuung: Die gewonnene Effizienz kommt direkt den Mitgliedern zugute.

• Positives Feedback: Die Außendienstmitarbeiter bestätigen, dass die KI fundierte Antworten liefert, die in Beratungssituationen sehr gut geeignet sind.

Fazit: Zukunftsfähiges Wissensmanagement für den Verband

infra.pilot fördert nicht nur die Geschwindigkeit und Qualität der Beratung, sondern wird zum Zukunftsmodell für modernes Wissensmanagement im Verband.

Die KI ist Werkzeug, Recherche-Booster und Servicegarant zugleich. Der Gewinn des mediaV-Awards 2025 in der Kategorie „Innovativer KI-Einsatz“ hat den Verband darin bestätigt, einen Mehrwert geschaffen zu haben, von dem auch andere Verbände profitieren können.

Praxistipps für Verbände: So gelingt der Einstieg ins KI-Wissensmanagement

1. Neugierig sein und Schutzraum für Experimente schaffen

Testen Sie KI-Anwendungen wie ChatGPT in alltäglichen Situationen, zum Beispiel beim Formulieren von Antworten oder beim Suchen in Dokumenten. Erlauben Sie Fehler und lernen Sie daraus – Erfahrung ist wichtiger als Perfektion.

2. Einen „KI-Master“ im Verband bestimmen und einfache Leitplanken schaffen

Bestimmen Sie einen Kollegen oder eine Kollegin, der oder die sich freiwillig intensiver mit dem Thema KI beschäftigt. Dieser „KI-Ermöglicher“ kann anderen helfen, die ersten Schritte zu gehen und Fragen zur Bedienung zu beantworten.

3. Mehrwert durch KI schaffen

Überlegen Sie gemeinsam: Was soll und kann die KI im Verband verbessern? So erkennen Sie schnell, wo KI wirklich helfen kann, und schaffen einen echten Mehrwert für Ihren Verband.