Elektronische Abstimmungssysteme – Nett oder Notwendig?

In Zeiten schrumpfender Budgets einerseits und wachsendem Interesse an mehr Transparenz und Beteiligung an Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozessen andererseits, stehen viele Entscheidungsträger vor scheinbar unüberwindlichen Interessenskonflikten. Sparen – aber wie? Und trotzdem Zufriedenheit und Tschacka-Motivation bei Mitgliedern und Mitarbeitern? Die Antwort lautet: Mehr Nutzen und Effizienz aus innovativer Technologie bei gleichzeitig kleineren Budgets .

Sie benötigen keinen Günter Jauch, um Ihre Mitglieder und Ihr Publikum zu begeistern: Der Nutzen von Mitgliederbefragungen mithilfe interaktiver Abstimmungssysteme auf Verbandstagungen und Jahreshauptversammlungen lässt sich leicht erlebbar machen: Effizienteres Abstimmen hat direkten Zeitgewinn zur Folge, und dieser spart Geld für Übernachtungen und Bewirtungen der Verbandsmitglieder. 

Darüber hinaus bietet Ihnen ein professionelles Befragungssystem viele weitere Möglichkeiten, Ihre Tagung als „Event“ zu gestalten. Lassen Sie Ihre Teilnehmer selbst über die Reihenfolge der anstehenden Tagesordnung entscheiden. Evaluieren Sie per Meinungsumfrage wo der Schuh drückt. Führen Sie sicher und effizient Personenwahlen durch. Ganz gleich wie Sie Ihre Mitglieder in die Entscheidungsvorbereitungen einbinden, mit Hilfe der elektronischen Generierung der Daten können Sie die Ergebnisse in sekundenschnelle visualisieren und dokumentieren. Werden solche Befragungen regelmäßig wiederholt, ermöglichen sie Ihnen Zeitreihenanalysen.  

Der dynamische Austausch zwischen dem Teilnehmer und Veranstalter, der bei solchen Befragungen entsteht, sorgt für eine erhöhte Aufmerksamkeit und eine damit verbundene höhere Aufnahmebereitschaft der Versammlungsteilnehmer. Die Anzeige der Abstimmungsergebnisse auf einer Projektionsleinwand „heizt die Stimmung im Saal an“ und motiviert zur weiteren Mitarbeit. Die gesammelten Daten belegen den erfolgreichen Wissenstransfer in der Gruppe bzw. deren Teams. Die vermittelten Inhalte bleiben nachhaltiger in Erinnerung und unterstützen die Erarbeitung zu neuer Ein- und Ansichten.

Die Art der Fragen

Z.B. Pro & Kontra: Stellen Sie sich einen medizinischen Fachkongress vor. Der Referent möchte sein Publikum für ein neues Diagnoseverfahren gewinnen. Er zeigt dem Auditorium eine Reihe von Fallstudien und bittet jeweils im Rahmen einer Pro und Kontra Befragung um das Urteil seiner Kollegen: Was denken Sie, handelt es sich um einen behandlungsbedürftigen Meniskus? Nachdem der Referent seine neue Arthroskopie Methode dargestellt hat, zeigt er seinen Kollegen die entsprechenden Befunde für die bereits vorgestellten Fälle und bittet erneut um das Urteil seiner Kollegen. Sie können sicher sein, dass sich niemand dem „Aha-Erlebnis“ entziehen kann.  

Dann wäre da noch die Lernerfolgskontrolle, uns heute bestens bekannt als Multiple-Choice Fragen. Dazu ein Beispiel: Frau Knauser ist Erfinderin. Auf der jährlichen Erfinderbörse stellt sie auf ihrem Stand regelmäßig ihre neuesten Ideen vor. Ziel der Produktpräsentation ist für sie, herauszufinden, in welche ihrer Ideen sie ihre relativ begrenzten finanziellen Mittel investieren soll. Im Anschluss an ihre kurzen Produktpräsentationen befragt sie ihr Publikum mithilfe einer Multiple-Choice Frage, welche Ideen am besten ankommen und warum:

„Welches Produkt stiftet Ihnen den größten Nutzen?“

• Das Bartwickelgerät
• Der Müllsortierer
• Das Reisebügeleisenföntelefon
• Das aufblasbare Taxischild
• Die neue Abstimmungsanlage

Nachdem Frau Knauser auf diese Weise immer wieder feststellt, dass das aufblasbare Taxischild ein echter Renner werden könnte, interessiert sie natürlich, weshalb dem so ist. Sie fragt also nochmals mit einer Multiple-Choice Frage nach:

„Was hat Ihre Entscheidung am meisten beeinflusst?“

• Das Design
• Die Funktionalität
• Die Originalität
• Der Preis
• Die Qualität ...?

So kann sich Frau Knauser ein genaues Urteil erlauben und muss sich nicht allein auf Ihre Einschätzung der Dinge verlassen.

Eine Erweiterung der Multiple-Choice Fragen ermöglicht der Fragentyp „Ranking“. Bis zu zehn Antwortkategorien erlauben Mehrfachauswahlen. Zusätzlich wird hier die Reihenfolge der Tasteneingaben ausgewertet. Die Antwort, die am häufigsten als erstes gewählt wurde, steht in der obersten Zeile der Rangreihe, die Antwort, die am seltensten bzw. als letztes gewählt wurde, steht am Ende der Rangreihe. Auf diese Weise kann eine Reihenfolge der besten „Erfindungen“ in einer einzigen Abstimmung ermittelt werden. Die Reihenfolge der gedrückten Tasten gibt dabei die Rangreihe der gewünschten Platzierung wieder, einfacher geht es nicht.

Parlamentarisches Abstimmen

Die parlamentarische Abstimmungsvariante bietet die bekannten drei Schlüsselkategorien: JA, NEIN, ENTHALTUNG. Solche Abstimmungen wie sie für Verbandstagungen und große wie kleine Parteitage Gang und Gäbe sind, ermöglichen eine schnellere Abwicklung der Tagungsordnung. Die Stimmabgabe im Rahmen parlamentarischer Abstimmungen kann offen oder geheim erfolgen, je nachdem, was sich für Ihre Veranstaltung als weniger „zeitfressend“ oder notwendig erweist (Stichwort: Satzungsrecht). Sie kann außerdem mit oder ohne Stimmenhäufelung durchgeführt werden. Die anschließende Auswertung erfolgt natürlich ebenso effizient weil elektronisch. Auch alle weiteren Phasen des Informationsaustauschs während verschiedener Veranstaltungen können mithilfe interaktiver Abstimmungsanlagen protokolliert werden, dass eine spätere Weiterverarbeitung der Ergebnisse bei minimiertem Bearbeitungsaufwand möglich ist.

Auch die Auswertung der Ergebnisse erfolgt ganz nach Ihren Bedürfnissen. So können Einzel-, Gesamt- oder Gruppenauswertungen vorgenommen werden. Ergebnisse können gruppiert werden, sofort oder verzögert angezeigt werden. Sie können die Ergebnisse jederzeit wahlweise als Balken- oder Kreisgraphiken darstellen, oder die Darstellung einer Tabelle wählen.

Ein Veranstalter, dem es gelingt, vom einzelnen Teilnehmer ausgehend, den erhaltenen „Input“ im Rahmen der Informationsgemeinschaft aller Teilnehmer „hochzurechnen“ und danach erneut wieder jedem einzelnen zur Verfügung zu stellen, braucht um den Erfolg und die positive Bewertung der Tagung nicht zu fürchten. Jeder Teilnehmer, der den Saal verlässt, wird die Veranstaltung als effiziente Informationsbörse weiterempfehlen. Dies ist kein uniformes Patentrezept für alle, sondern ein speziell auf die Zielgruppe und das Veranstaltungsziel abgestimmtes Konzept.

Apropos Zielgruppe: Fragen Sie doch mal in Ihrer Verbandstagung, wer genau Ihnen eigentlich heute zuhört! Eine scheinbar banale Frage. Mit noch einfacheren Antworten: Auf der Verbandstagung hören mir Verbandsmitglieder zu, auf dem Ärztekongress hören mir Ärzte zu, auf der Aktionärsversammlung Aktionäre. Angenehmer, vor allem zielgerichteter, ließe sich natürlich arbeiten, wenn Sie wüssten, wie sich die anwesenden Verbandsmitglieder zusammensetzen: 40 Prozent Mitglieder aus Industriebetrieben, 24 Prozent aus Handwerksbetrieben, 6 Prozent aus Dienstleistungsbetrieben, 4 Prozent Sonstige etc. Spannend wäre eigentlich auch zu wissen, ob Sie es bei den anwesenden Unternehmen um solche sehr unterschiedlicher Größe handelt, ob Sie mit Eigentümern oder Angestellten konfrontiert sind, die ...halt, halt, halt!  Sie wollten einen interaktiven Vortrag gestalten, keinen Mikrozensus erheben! Sie und Ihr Publikum sind nun jedenfalls bestens informiert, wer Ihnen heute zuhört, und können dieses Wissen für das weitere Vorgehen nutzen.

Kampfabstimmungen

Szenenwechsel: Bei oft notwendigen Kampfabstimmungen hilft die exakte Ermittlung von Ergebnissen zu eindeutigen Resultaten zu gelangen, die von den Mitgliedern nicht angezweifelt werden können. Ergebnisse können in Tabellen verwaltet und für nachträgliche Analysen gespeichert, ausgedruckt oder aufbereitet werden. So können auch vermeintliche „schwarze Schafe“, die unberechtigterweise abstimmen wollen, aussortiert werden. Mit einer zum System gehörigen ChipCard gibt es keine unautorisierte Stimmrechtsübertragung mehr. So eine ChipCard ermöglicht auch eine Zugangskontrolle im Saal oder die Erfassung der Präsenz einzelner Mitglieder. Mit der ChipCard ist außerdem eine sitzplatzungebundene Abstimmung möglich. Auch die benutzte Abstimmeinheit muss bei Einsatz der persönlichen ChipCard nicht immer dieselbe sein.

Ausgereifte Erhebungsinstrumente wie Digivote helfen auch bei der Generierung von Rednerlisten. Diese können durch einfachen Tastendruck vor oder während der Veranstaltung erstellt werden, und lassen sich nach den einzelnen Tagesordnungspunkten gliedern. So wird Ihnen die Verwaltung von Redezeiten erleichtert, die zur Verfügung stehende Tagungszeit kann in Redezeitkontingente unterteilt werden. Die „Zeitkonten“ Ihrer Redner und Teilnehmer werden effizient verwaltet.

Es geht auch ohne Teilnehmerregistrierung vor Ort?

Wollen Sie sich eine aufwendige, zeit- und personalintensive Registrierung der Teilnehmer vor Ort ersparen? Nutzen Sie die lange vor Beginn der Veranstaltung feststehenden Mitgliederlisten oder Teilnehmerlisten: Sie Vergeben Sie bereits vorab Rede- und Abstimmungsrechte ggf. sogar für jede einzelne Frage neu. Auch eine personalisierte Gewichtung der Stimmen (-häufelung) ist bereits vor der Veranstaltung möglich. Per ChipCard werden die Informationen gesichert und auf dem Postweg an ihre Teilnehmer versandt.

Wichtig bei der Entscheidung für ein elektronisches Abstimmungssystem, das Ihnen mehr Nutzen und Effizienz aus einem kleineren Budget bringen soll, ist die Entscheidung für ein zuverlässiges, drahtloses Modell. Dieses kann ortsunabhängig eingesetzt werden, d.h. Sie sind nie auf einen bestimmten Veranstaltungsort festgelegt und wählen je nach Veranstaltungsgröße den für Sie kostengünstigsten Saal. Möchten Sie während der Veranstaltung den Raum z.B. mit einer kleineren Teilnehmergruppe wechseln, transportiert man einfach den Koffer mit den Abstimmeinheiten in einen anderen Saal, legt die Einheiten aus, schaltet den Transponder und den PC ein, und schon kann die nächste „interaktive“ Sitzung beginnen.