INFOTAG-SPECIAL: Neue Schwerpunkte, neue Formate, mehr Interaktion

Erneut werden ca. 300 Teilnehmende aus Verbänden und Organisationen erwartet, die meist spezielle Anforderungen in Bezug auf die Tagungsplanung im Gepäck haben. Auf deren Fragen freuen sich zahlreiche Aussteller verschiedener Destinationen und Tagungsorte sowie Anbieter von passenden Dienstleistungen und Services.

Eines der Topthemen lautet: Verbandsveranstaltungen revitalisieren. Und das gilt auch für den Infotag selbst! Zunächst einmal wird die Fachausstellung anders gebaut sein als in der Vergangenheit. Es gibt keine langen Gänge, stattdessen liegt der Fokus noch stärker auf Interaktion. Dafür rückt ein Meetingbereich ins Zentrum, wo auch Teile des umfangreichen Rahmenprogramms und der Diskussionen stattfinden.

„Alle, wirklich ausnahmslos alle Verbände treffen ihre Mitglieder wieder gern persönlich. Viele Verbände betreiben zudem ein großes Veranstaltungswesen und die Erträge sind auch wichtig für den Verbandshaushalt. Was wir aktuell kaum noch sehen, sind mehrtägige, tagesfüllende Konferenzen, Tagungen und Messeveranstaltungen in rein digitaler Form. Aber das muss nicht heißen, dass die nie wiederkommen werden. Es wird jetzt noch genauer geschaut, was als Format funktioniert und was nicht. Und was sich rechnet“, meint Jutta Gnauck, Geschäftsführerin der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e. V. (DGVM). Auf dem Infotag gibt es für die Veranstaltungsverantwortlichen aus der Verbandswelt viele Anregungen, Ideen und erste Post-Corona-Best-Practices.

Mitgliederversammlung neu gedacht

Da wäre etwa die Renaissance der Mitgliederversammlungen. Das Thema hat in der Verbandswelt in den vergangenen Monaten zu vielen Learnings geführt – positiven wie negativen.

Wenn es bei den aktuellen „Nach-Corona-Rekordbeteiligungen“ bleiben soll, müssen Formate überdacht und vor allem langwierige Formalia dringend eingekürzt werden. Wie gehen Verbände bei diesem so wichtigen Thema vor? Digital, hybrid – oder in Präsenz? „‚Endlich wieder Präsenz‘, jubeln die meisten Verbände. Die Gesetzeslage ist mittlerweile so, dass die Verbände das weitgehend selbst entscheiden können. Es gibt aber durchaus Argumente für eine digitale Durchführung, vor allem die oft umfangreichen und langwierigen Formalia und Wahlvorgänge können dadurch wesentlich eingekürzt werden. Und die Mitglieder müssen nicht reisen. Eine hybride Durchführung muss aber gut gemacht sein, was aufwendig und mitunter kostenintensiv ist. Und sie birgt auch die Gefahr, dass sie keinem so richtig gerecht wird – weder den Teilnehmern vor Ort noch denen am Bildschirm. Wir erwarten, dass es beides geben wird und dass Verbände das durchaus mischen werden – also mal digital und mal in Präsenz tagen werden. Oder dass sie beide Wege direkt hintereinanderschalten, sie also das Beste aus beiden Welten miteinander kombinieren“, meint Jutta Gnauck.

Egal, ob wieder per Papier gewählt oder nach einer digitalen Lösung gesucht wird – die Umsetzung sollte rechtlich unanfechtbar sein. Denn trotz gesetzlicher Grundlage gibt es Fallstricke in der satzungsgemäßen Umsetzung. Wie können Verbände hierfür Unterstützung nutzen, die einerseits bezahlbar und andererseits rechtlich nicht zu beanstanden ist? Die Teilnehmenden können sich vor Ort in verschiedenen Keynotes und Vorträgen zu diesem Thema informieren und ins Gespräch kommen. Damit sie am Ende nicht wie andere Verbände beim Registergericht darüber stolpern.

Rechtssicherheit bei Verträgen und Sponsoring

Apropos Rechtssicherheit: Neben korrekten Wahlen und Abstimmungen werden auch die häufigsten Fehler bei Veranstaltungsverträgen unter die Lupe genommen. Denn hier kommt es nicht nur darauf an, was in den Klauseln geschrieben wird. Schon bei den Vorgesprächen, im Vorwort eines Vertrages, in der Abwicklung bis hin zur Abrechnung können kostspielige, aber durchaus vermeidbare Fehler gemacht werden. Daher liegt auf dem Thema Veranstaltungsrecht ein besonderes Augenmerk und Rechtsanwalt Thomas Waetke gibt praktische Tipps für sichere Verträge.

Ähnliches gilt für das Thema Sponsoring, denn oft fehlt es an Wissen über entsprechende Steuerfallen. Sponsoren sind ein wichtiger Finanzierungsposten für Verbandsveranstaltungen. Doch zuweilen prallen unterschiedliche Erwartungen aufeinander. Besonders gemeinnützige Verbände müssen zudem aufpassen, wie sie mit diesen Einnahmen umgehen und was sie ihren Sponsoren im Gegenzug bieten. Und auch die Abgrenzung zwischen Spende und Sponsoring ist zwingend notwendig. Was darf man und was nicht? Dr. Jörg Alvermann, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht, bringt Licht ins Dunkel.

Beim Urheberrecht heißt es ebenso: Augen auf, sonst kann es teuer werden! Sowohl Fotografen als auch Grafiker, Designer und Texter können Urheber sein. Weltweit geltende Bestimmungen führten schon zu einigen Überraschungen für Auftraggeber und Verwerter, die kostenintensiv werden können – besonders in der Langzeitperspektive. Denn finanzielle Risiken können sich über viele Jahrzehnte kaum beherrschbar anhäufen. Die teuersten Fehler und wie sie sich vermeiden lassen, ist ein Thema am Nachmittag des Infotags.

Mehrwert von Agenturen und Dienstleistern

Wer wird sie zukünftig machen, die Verbandsveranstaltungen? Bei vielen Verbänden mangelt es an Personal, Zeit und Know-how, um Sponsoren und Teilnehmende effektiv für ihre Kongresse einzuwerben. Schon in der DGVM-Jahresumfrage 2023 war der Trend „(Neue) Mitarbeiter für das Hauptamt finden und halten“ als Aufsteiger des Jahres auf Platz sechs geschossen. „Diese zunehmende Personalfluktuation in der Verbandswelt haben wir in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten so noch nie erlebt“, stellt auch Gnauck fest. Sie ergänzt: „Verbände sind spannende Arbeitgeber, weil jeder ein Thema hat, für das er brennt. Das möchten wir in den kommenden Monaten noch klarer rausstellen, damit sich die richtigen Menschen für eine Karriere im Verband entscheiden. Auch auf dem Infotag ist erstmals eine Jobwall mit aktuellen Angeboten geplant.“

Als Alternative bleibt gerade im Eventgeschäft das Outsourcing von Aufgaben. Doch wie arbeitet man erfolgreich mit einer Veranstaltungsagentur zusammen? Verstehen Agenturen überhaupt die individuellen Verbandsbedürfnisse und was können sie liefern? Oder sind Agenturen als strategische Partner nur etwas für die ganz großen Verbände und Konferenzen? Silke Weerts verantwortet seit 2019 den Bereich Verbands-Strategie, -Beratung und -Entwicklung bei MCI Deutschland. Sie stellt auf dem Infotag verschiedene Praxisbeispiele aus der Zusammenarbeit mit Verbänden vor und macht klar, welchen Mehrwert Agenturen heute, morgen und in Zukunft erbringen können.

KI und CRM im Eventbereich

Die Digitalisierung von Veranstaltungen ist nach wie vor ein wichtiges Thema. Inzwischen schon beinahe ein Klassiker in diesem Bereich sind die Möglichkeiten und Grenzen von Verbands-CRM. Dank Event-Modulen können sie nicht nur Zielgruppen passgenau auswählen und einladen. Auch die Planung, Vermarktung, Anmeldung und Nachbereitung werden erheblich vereinfacht. Dazu kommen – im besten Fall – automatisierte Buchungen, die Überwachung von Rechnungseingängen sowie ausführliche Auswertungen und Cockpits. Auf dem Infotag sind mehrere Slots zu diesem Thema geplant.

Doch es geht mittlerweile nicht mehr nur um die Umsetzung und Beschleunigung der Digitalisierung, sondern auch um ihre konkreten Auswirkungen. In den letzten zwölf Monaten hat keine technologische Entwicklung unsere digitale Gesellschaft so stark geprägt wie die breite Verfügbarkeit von KIs. Doch wie können Verbände diese bahnbrechende Technologie gezielt für Veranstaltungen einsetzen? Ist KI im Veranstaltungsbereich die Antwort auf den Personalmangel in den Verbänden? Was kann sie, was wird sie nie können?

Auf dem Infotag gibt es Einblicke in das Funktionsprinzip von KI-Systemen und in die Herkunft der verwendeten Daten. Außerdem wird der Unterschied zwischen künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen erklärt. Neben den Stärken geht es ebenso um die Schwächen generativer KIs bei Verbandsveranstaltungen. Ziel ist es, den Eventplanenden das nötige Wissen zu vermitteln, damit jeder selbstbewusst über den Einsatz von KIs im eigenen Verband und bei seinen Verbandsveranstaltungen entscheiden kann.

Nachhaltigkeit von Verbandsevents

Auch das Thema Nachhaltigkeit in der Verbandswelt hat inzwischen eine ganz eigene Dynamik entwickelt. Laut den Erhebungen des „Österreichischen Umweltzeichens“ beträgt die Umweltbelastung durch Kongresse, Tagungen und Messen im Durchschnitt pro Eventbesucher 3,5 Kilogramm Restmüll, 5,5 Kilogramm Altpapier, 100 Liter Abwasser sowie durch die Mobilität ca. 200 Kilogramm CO2. Immer öfter fordern Teilnehmende und Sponsoren daher, dass Veranstaltungen nachhaltig sein müssen. Große Unternehmen und Arbeitgeber verankern bereits entsprechende Vorschriften in ihren Richtlinien. Teilnahmen und Reisen von Mitarbeitenden müssen gerechtfertigt werden. Es bedarf also idealerweise eines Nachweises vom Veranstalter.

Nun könnte man die provokante Frage stellen, ob es nicht nachhaltiger wäre, keine Veranstaltungen mehr zu machen. Doch Verbände leben davon, dass sie Menschen zusammenbringen – wie geht es an dieser Stelle für sie weiter? „Mir liegt sehr am Herzen, dass wir als Veranstaltungsschaffende in der Nachhaltigkeitsdiskussion den sozialen Aspekt mehr nach vorne rücken. Er gehört genauso zu den drei Sphären der Nachhaltigkeit wie Ökologie und Ökonomie. Wir schaffen mit unseren Veranstaltungen Begegnungen, die den Menschen guttun und von denen sie lange zehren. Es ist enorm wichtig, dass wir das tun“, ist sich Gnauck sicher.

In einigen Verbänden ist das Thema Nachhaltigkeit bereits fester Bestandteil des Mindsets und im Tagesgeschäft verankert. Für andere ist es aber noch ziemliches Neuland und eine eher „gefühlte Nachhaltigkeit“ – gerade im Bereich Veranstaltungen. Nun sind die Kriterien für ein nachhaltiges Event einfach ausfindig zu machen. Das Event in der Praxis tatsächlich nachhaltig zu gestalten, ist hingegen oft eine Herausforderung – insbesondere da sich die Konzepte je nach Anlass stark unterscheiden. Denn jeder Anlass hat eine andere Ausgangslage und andere Ziele und setzt entsprechende Prioritäten in der Nachhaltigkeit.

In der Praxis ist vieles eine Frage der richtigen Planung. Anderes muss einfach gut kommuniziert werden. Wo kann man wirkungsvoll ansetzen, wo muss man es zwingend tun? Wer unterstützt dabei? Auch die Convention Büros und Destinationen bieten interessante Lösungen. Welche Guidelines existieren und auf welcher Grundlage kann man Förderungen akquirieren? Auf dem Infotag sollen Best Cases aus der Praxis entsprechende Impulse geben. Zudem sei der Artikel „Nachhaltige Veranstaltungen im Verband“ von Jürgen May in der vorliegenden Ausgabe empfohlen.

Zukunft der Verbandsevents

Wie finden sie statt, die Events der Zukunft? Digital? In Präsenz? Aktuell bedienen viele Verbände beide Welten mit allen Vor- und Nachteilen. Für zwei Stunden Briefing braucht sicher niemand mehr durch die Republik zu reisen. Doch gerade im Seminarbereich setzen viele Verbände nicht mehr allein auf das digitale Angebot. „Es macht einfach Spaß, Menschen wieder gemeinsam in einer Gruppe zu erleben und sie angeregt diskutieren zu sehen. Nach einem solchen Tag geht jeder mit wertvollem Wissen und Erkenntnissen nach Hause. Das ist auch für uns als Veranstalter wahnsinnig befriedigend. Wir erleben aktuell eine neue Form der Wertschätzung unseres Angebots“, freut sich Gnauck, die neben den Infotagen noch den Deutschen Verbändekongress und die Kölner Verbände Seminare veranstaltet.

Hybride Umsetzungen gelten nach wie vor als teuer und aufwendig. Stimmt das noch oder lassen sich hybride Events auch mit schmalen Budgets und Personalressourcen erfolgreich umsetzen? Und welches „hybrid“ ist das richtige für die eigenen Anforderungen: Echtzeit, seriell oder der Plattformgedanke? „Von der Notlösung zum Gamechanger – digitale und hybride Veranstaltungen 2024“, titelt der Vortrag von Nikola Nikolov, Nikkus Veranstaltungstechnik GmbH, auf der Center Stage zu diesem Thema. Zuvor werden hier die Supertrends und ihr Einfluss auf die Verbandsveranstaltungen der Zukunft einem Realitätscheck unterzogen.

Apropos Zukunft: Gibt es eine für die gute, alte Pressekonferenz? Früher war sie ein Klassiker in der Verbandskommunikation – heute führt sie eher ein Hintergrunddasein. „Völlig zu Unrecht“, sagt Michael Schwartz von CoachKom. Auf dem Infotag möchte er aufzeigen, dass eine gut vorbereitete Pressekonferenz gerade in der digitalen Welt sehr effektiv in der Verbandskommunikation eingesetzt werden kann.

Und sonst? Lust auf Neues!

Das Thema Veranstaltungen als Erfolgsfaktoren im Verband lässt sich in viele Richtungen ergänzen. Wie organisiert man zum Beispiel Begegnungsformate im Politikbereich, etwa parlamentarische Abende, Hintergrundgespräche und fachpolitische Mittagessen? Wie schafft man es, dass ein Mitglied des Bundestags Verbandsmitglieder besucht? Dazu berät auf dem Infotag Sebastian Frevel, geschäftsführender Gesellschafter der von Beust & Coll. Beratungsgesellschaft.

Auch Wettbewerbe, Awards und Preisverleihungen sollten neu gedacht werden. Fast jeder Verband vergibt einen Preis, ohne das gesamte Potenzial dieses Instruments auszunutzen. Stefan Böck von alpha awards zeigt mit der Award-Canvas, wie dieser Schatz gehoben werden kann. Dazu gehört neben einem klaren Wettbewerbskonzept, einer einfachen, digitalen Award-Verwaltung u. a. auch eine Preisverleihung, die allen Teilnehmenden den „once in a lifetime“-Moment bereitet.

Weiterführende Informationen:
www.infotag-tagung.de