Deutschlands Tagungsbranche boomt. Dabei sind vor allem Kongresszentren ein wichtiger Erfolgsfaktor. Mit hervorragendem Service und erstaunlichen Kapazitäten bieten sie sich auch und gerade für Verbandstagungen an. Ein Überblick über Deutschlands lebendige Kongresszentrenlandschaft.
Wenn es um Tagungen und Kongresse geht, ist Deutschland die erfolgreichste Veranstaltungsdestination in Europa. Im weltweiten Vergleich sind nur die USA noch besser. Das ist das Ergebnis des „Meeting- & EventBarometer 2008“, einer Studie zum Tagungs- und Eventmarkt in Deutschland. Bereits zum zweiten Mal haben die Deutsche Zentrale für Tourismus (DZT), das GCB German Convention Bureau e.V. und der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC) das Europäische Institut für TagungsWirtschaft (EITW) beauftragt, den hiesigen Veranstaltungsmarkt zu beleuchten. Demnach stieg im Jahr 2007 die Zahl der Veranstaltungen in Deutschland um sechs Prozent auf 2,8 Millionen. 314 Millionen Besucher kamen – eine Steigerung von acht Prozent.
Fragt man nach den Gründen für diese Entwicklung, dann werden vor allem zwei Punkte genannt: die strategisch günstige Lage im Herzen Europas und die große Palette an Tagungsmöglichkeiten: 6.200 Hotels, Kongress-/Veranstaltungszentren und Eventlocations stehen derzeit den Organisatoren von Tagungen und Events aus aller Welt in Deutschland zur Verfügung – sechs Prozent mehr als im Vorjahr. Mit rund 1.500 Vertretern nehmen die Kongress- und Veranstaltungszentren fast ein Viertel der Anbieter ein. Und einige von ihnen, vor allem in Großstädten, verfügen über Kapazitäten für höchste Teilnehmerzahlen: Einzelsäle für über 5.000 Personen und Räumlichkeiten für bis zu 25.000 Menschen insgesamt.
Was ist eigentlich ein Kongresszentrum?
Damit sind die Kongresszentren ein wesentlicher Erfolgsfaktor im deutschen Tagungs- und Eventgeschäft. Aber was genau ist eigentlich ein Kongresszentrum? Die wesentlichen Merkmale lassen sich im Vergleich mit anderen Typen von Veranstaltungshäusern herausarbeiten. So werden Kongresszentren gern mit „Bürgerhäusern“ und „Gemeindezentren“ assoziiert. Diese aber haben in der Regel einen ganz konkreten Orts- oder Stadtteilbezug, können von Privatpersonen, Vereinen oder gewerblichen Nutzern für Veranstaltungen aller Art gemietet werden und gehören meist in den Verwaltungsbereich einer Kommune. Kongresszentren dagegen sind fast ausschließlich auf nationale oder internationale Tagungen für eine größere Gästezahl ausgerichtet und werden überwiegend als Privatunternehmen geführt. Zwar warten neuerdings auch moderne „Arenen“ mit Tagungskapazitäten auf, doch werden Arenen in erster Linie für Sportveranstaltungen genutzt. Bliebe noch das „Tagungshotel“ als Vergleichskategorie. Der wesentliche Unterschied hier jedoch: Tagungshotels sind in erster Linie Beherbergungs- und Verpflegungsbetriebe – mit zusätzlichen Konferenzmöglichkeiten. Kongresszentren dagegen konzentrieren sich voll und ganz auf das Tagungsgeschäft, weshalb sie meist auch größere Kapazitäten besitzen und eine komplexere technische Infrastruktur bieten.
Am Ende erweist sich die banalste Definition als die treffendste: Kongresszentren sind Veranstaltungshäuser, in denen Kongresse stattfinden. Und was sind Kongresse? Zusammenkünfte einer größeren Zahl von Menschen für eine begrenzte Zeit – zur Information, zum Gedankenaustausch oder zur Entscheidungsfindung. Kongresse behandeln innerhalb eines bestimmten inhaltlichen Rahmens eine Vielzahl von Einzelthemen. Arbeitskreise, Workshops und Seminare gehören ebenso zum Ablauf wie Vorträge, Diskussionen, Produktpräsentationen und begleitende Ausstellungen, für gewöhnlich werden zusätzlich festliche Rahmen- und Freizeitprogramme organisiert.
Vor allem Kongresszentren, und das ist gerade für große Verbändetagungen interessant, werden den Herausforderungen solcher Veranstaltungen rundum gerecht. Sie sind räumlich flexibel, bieten eine entsprechende Veranstaltungstechnik und arbeiten entweder als Full-Service-Anbieter oder mit Partnern, die sich um Sonderleistungen bis hin zum Eventmanagement kümmern. Da Großtagungen gern von Fachmessen begleitet werden, sind Kongresszentren häufig mit Messegeländen verbunden und werden von kombinierten Messe- & Kongress-GmbHs betrieben.
Die Kongresszentrum-Kriterien des GCB
Wer in Deutschland nach einem geeigneten Kongresszentrum und Kontakten für die Organisation einer nationalen oder internationalen Veranstaltung sucht, findet im GCB German Convention Bureau e.V. den ersten Ansprechpartner. Das GCB vermarktet Deutschland international und national als Standort für Kongresse, Tagungen, Events und Incentives. Gleichzeitig wirkt es als Schnittstelle zwischen Veranstaltern und Anbietern. Zu seinen 250 Mitgliedern zählen führende Hotels, Kongresszentren, Städte, Autovermietungen, Veranstaltungsagenturen und Dienstleister aus der deutschen Tagungsbranche. Und mithilfe der Online-Suche unter www.gcb.de finden Verbände schnell die richtigen Tagungsräume für die von ihnen vorgesehene Personenzahl.
Um eine gleichbleibend hohe Qualität zu garantieren, hat das GCB eine Liste von Kriterien entwickelt, die die angeschlossenen Kongresszentren nachweislich erfüllen müssen. Danach verfügen GCB-Kongresszentren über eine adäquate Anzahl von Breakout-Räumen von mindestens 50 Prozent der Platzkapazität (Reihenbestuhlung) des größten Plenarsaales. Sie haben eine direkt den Vortragssälen zugeordnete Ausstellungsfläche in einer Größe von 0,8 m je Platzkapazität aller Vortragssäle, verfügen über große Bankettflächen und können auch das entsprechende qualitätsvolle Catering liefern. GCB-Kongresszentren verpflichten sich, eine Anfrage innerhalb von 24 Stunden zu bestätigen und innerhalb einer Woche nach dem Kundenbriefing ein qualifiziertes Angebot zu erstellen. Zu den weiteren Kriterien gehören eine regelmäßig gewartete Technik, qualifiziertes, ständig fort- und ausgebildetes Personal sowie eine systematische Qualitätssicherung.
Harter Wettbewerb: Suche nach Alleinstellungsmerkmalen …
Zum einen wird Deutschland als Tagungsdestination immer beliebter, zum anderen steigt – auch im Zuge der Globalisierung – der Wettbewerbsdruck. Klassische Unique Selling Propositions (UPSs) wie optimale Verkehrsanbindung, Spitzenservice und ein attraktives Umfeld reichen da nicht mehr aus, um sich am Markt zu behaupten. Natürlich gibt es Kongresszentren, die von vornherein ganz besondere Alleinstellungsmerkmale haben. Die Karlsruher Messe- und Kongress-GmbH (KMK) etwa mit ihren Standorten Messe Karlsruhe, Kongresszentrum und Europahalle kann gemeinsam mit der Aktionsgemeinschaft TechnologieRegion Karlsruhe vielfältige Synergieeffekte nutzen, um die Position dieses hochkarätigen Wissenschaftsstandorts auszubauen. Das World Conference Center Bonn (WCCB) wiederum ist gemeinsam mit anderen Tagungsstätten der Stadt auf internationale Nachhaltigkeitskongresse abonniert – kein Wunder, haben sich doch seit den Neunzigerjahren unter dem thematischen Schwerpunkt „Sustainable Development“ 17 UN-Organisationen in Bonn angesiedelt.
... und immer wieder: Ausbau und Modernisierung
Wer nicht mit solchen spezifischen Standortfaktoren arbeiten kann, bleibt auf andere Weise am Ball. In jedem Fall müssen Kapazitäten ständig angepasst werden und die technischen Einrichtungen auf dem neusten Stand sein. Weil deutsche Betreiber hier besonders wachsam und aktiv sind, erleben die Kongresszentren der Republik gerade einen regelrechten Erweiterungs- und Modernisierungsboom. So wird Ende 2009 das World Conference Center Bonn seinen Erweiterungsbau eröffnen, um zusätzliche Kapazitäten für bis zu 5.000 Personen, vor allem für UN-Tagungen, zu schaffen. Dem neuen Kongressgebäude wird ein 4-Sterne-plus-Hotel der Althoff-Gruppe mit 350 Zimmern direkt angeschlossen. In Dresden werden durch den Neubau eines Tagungszentrums mit direkter Anbindung an die Messehallen ab 2010 auch Kongresse mit mehr als 6.000 Teilnehmern möglich sein. An der Frankfurter Messe befinden sich ein repräsentatives neues Torgebäude, der Eingang West, und die neue zweigeschossige Halle 11 im Bau. Ab Spätsommer 2009 stehen hier mehr als 23.000 Quadratmeter Ausstellungsfläche und weitere rund 2.000 Quadratmeter Konferenz- und Tagungsfläche zur Verfügung. Während in Kassel just der ehrwürdige Kongress Palais renoviert und technisch modernisiert wurde, übernimmt die KölnKongress GmbH neuerdings die Vermarktung der auch für Ausstellungen und Kongresse geeigneten Rheinparkhallen. Gleichzeitig wurde im Congress-Centrum Ost Koelnmesse eine durchgängige Netzwerkverkabelung installiert, aufwendige Renovierung inklusive. Dass parallel dazu auch Messekapazitäten auf Stand gebracht werden, zeigt beispielhaft für viele die Hamburg Messe und Congress GmbH: In der Hansestadt, wo Messe und Congress Center über 4.000 Arbeitsplätze sichern, sorgen aktuell ein erheblich vergrößertes hochmodernes Ausstellungsgelände und die gerade eingeweihte Adresse „Messeplatz“ für eine deutliche Neupositionierung im internationalen Geschäft.
Zeitgemäßes Marketing
Doch Erweiterung und Modernisierung sind nicht alles. Um sich im Tagungsmarkt zu behaupten, gehen Deutschlands Kongresszentren auch fantasievoll neue Wege. Das fängt schon beim zeitgemäßen Relaunch der Außendarstellung an: So haben etwa das CCD Congress Center Düsseldorf, die Dresdner Kongressbranche, das Congress Centrum Mainz (CCM) und die Mannheimer Betreibergesellschaft m:con ihre Internetauftritte überarbeitet. Mainz und Mannheim bieten sogar virtuelle Location-Rundgänge an. Die m:con-Website erwies sich am Ende als so spektakulär, dass sie mit dem „iF communication design award“ und dem „red dot design award“ gleich zwei renommierte Designpreise erhielt.
Innovative Kooperationen
Am Rhein, in Düsseldorf und Köln, wurden gerade zwei neue Convention Bureaus eröffnet. Sie sollen sich unter anderem um das kümmern, was andere Metropolen bereits erfolgreich praktizieren: innovative Kooperationen – mit der Stadt, der Region und anderen Partnern, die Synergieeffekte erzeugen helfen. Ein gutes Beispiel ist hier München. Dort positioniert sich das Internationale Congress Center (ICM) nicht nur gemeinsam mit der Stadt, dem Flughafen München, mit der Hotellerie und der Gastronomie, sondern auch im Verbund mit den Marketing-Allianzen „SevenCenters“ und „leading centres of europe“ auf dem internationalen Markt. Im Rahmen einer „Innovationsoffensive 07/08“ wurden neue Kongresse und Veranstaltungen akquiriert, und für den größten Medizinkongress in Europa, den Kongress der European Society of Cardiology, machte man Anfang September über vielfältige Aktionen prompt ganz München zur „Kardiologen-City“. Bei so viel Einsatz kommen die Gäste gern. Partnerschaften mit Verkehrsverbünden und gemeinsame regionale Marketingaktivitäten wie die der Wiesbadener Kongressallianz mit 20 Partnern sind weitere Beispiele für die Kreativität der deutschen Kongressbranche.
Besonderer Trumpf: Nachhaltigkeit
Ein großes Trendthema schließlich ist die nachhaltige Gebäudetechnik. Zum einen werden gesetzliche Klimaschutzregelungen strenger, zum anderen kreieren immer umweltbewusstere Kongressteilnehmer eine Nachfrage. Bereits seit 2001 residiert im Herzen Berlins das noble axica Kongress- und Tagungszentrum, das nach modernsten Umweltstandards von Frank O. Gehry konzipiert und gebaut wurde. Ende 2007 eröffneten mit dem Darmstädter darmstadtium, dem Erweiterungsbau für das m:con Congress Center Rosengarten Mannheim und der Neuen Messe Stuttgart drei weitere Zentren, die neben ihrer hochmodernen Architektur durch eine innovative energieeffiziente Bauweise bestechen. In Mannheim setzt man außerdem die zehn Nachhaltigkeitsprinzipien des UN Global Compact um, in Stuttgart oder Düsseldorf will man zukünftig auf den Dächern von Messehallen und Kongresszentren Solarenergie-Systeme installieren.
Auch kleinere Zentren können punkten
Wer nun denkt, dass große Kongresszentren in internationalen Metropolen durch ihre Dimensionen, ihr Angebot und ihr urbanes Umfeld alles andere in den Schatten stellen, irrt. Auch die in kleineren Städten gelegenen Kongresszentren haben ihre individuellen USPs: kurze Wege in der Stadt zum Beispiel, die etwas entspanntere Atmosphäre oder ein besonders attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Hinzu kommen charmante Besonderheiten, die auch ganz bewusst propagiert werden. So setzt die Messe Offenburg-Ortenau GmbH bei der Vermarktung der gerade fertiggestellten Oberrheinhalle auch auf die „unschlagbare badische Küche und den Wein“, dazu auf die „optimale Anbindung an Frankreich und die Schweiz“. Und das Amberger Congress Centrum bietet unter dem Motto „Tagen mit Kultur“ zusätzlich hochkarätige Dauerkunstausstellungen – von Picasso bis Hundertwasser, von Chagall bis Miró. Für sein originelles Gesamtkonzept wurde das Amberger Congress Center übrigens 2007 vom EVVC als „Bestes Center“ in der Kategorie bis 1.200 Plätze ausgezeichnet. Was einmal mehr unterstreicht: Ob groß, ob klein, ob ländlich oder urban – Deutschlands Kongresszentren sind ständig in Bewegung.
Weitere Infos
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