Fast jeder Verband verfügt über eine mehr oder weniger funktionale Mitgliederdatenbank. Aber die Qualität der Inhalte – Adressaktualität und Hintergrundinformationen – unterscheiden sich stark. Eine regelmäßige Pflege von Datenbanken kostet Zeit und Geld. Für Einladungen zu Verbandsveranstaltungen, aber auch für Mailings zur Mitgliederwerbung nutzen viele Verbänden daher neben den eigenen Daten zugekaufte Adress-CDs. Hier gibt es jedoch große Qualitätsunterschiede.
Um den geeigneten Anbieter heraus zu filtern, spielen die Aktualität und Datenherkunft eine wichtige Rolle. Darüber hinaus ist die Tiefe der Informationen (inklusive zum Beispiel eines Datenarchivs für Firmenhistorien), der Füllungsgrad, die Schnelligkeit der Suche und die individuelle und flexible Selektierbarkeit der Informationen, der Export- und Nutzungsumfang sowie die Update-Häufigkeit relevant.
Spurensuche
Von Adress-CDs zu unterscheiden sind hochwertige Datenbanken auf CD-ROM, die über die reinen Kontaktdaten hinaus Wirtschafts- und Finanzinformationen fast aller deutschen Unternehmen enthalten. Diese Informationssysteme sind speziell für größere Verbände oder Kooperationen geeignet: Sie liefern wertvolle Daten für Markt- und Konkurrenzanalysen sowie das Forderungsmanagement. Hierzu gehören etwa Hintergrundinformationen wie Mitarbeiterzahlen, Jahresumsätze, Bankverbindungen, Fuhrparkinformationen sowie selektierbare Veränderungen wie Firmen-Neugründungen, Insolvenzen, Umfirmierungen, Sitzverlegungen und Vorstandswechsel, aber auch Firmenjubiläen, Geburtstage von Vorstandschefs, nach sämtlichen Branchen und Regionen selektierbar. Einige Datenbanken aktualisieren den Gesamtbestand sogar monatlich, da die Wirtschaft ständig in Bewegung ist und sich jeden Monat bis fünf Prozent der Daten ändern. Intelligente Zusatzfunktionen, wie etwa eine integrierte Monitoringfunktion können zudem automatisch relevante Veränderungen im eigenen Mitgliederstamm melden.
An der Quelle
So erhält etwa der Verband für die niedersächsischen Elektrohändler jeden Monat eine Auflistung aller neuen Elektrohändler in der Region mit sämtlichen Kontaktdaten und Betriebsgröße und kann diese ausgewählt anschreiben, über die Verbandsarbeit informieren und konkret abgestimmte Serviceleistungen für den Neustart anbieten. Der Verband baugewerblicher Unternehmer sucht mit individuellen Geburtstagsgrüßen, Gratulationen zu Firmenjubiläen oder Begrüßungen der neuen Vorstandschefs der angeschlossenen Unternehmen den direkten und persönlichen Dialog mit seinen Mitgliedern. Professionelle Presse- und Firmendatenbanken sind mittlerweile die viertwichtigste Informationsquelle für deutsche Organisationen, so das Meinungsforschungsinstitut forsa. Bereits zwei Drittel der Betriebe und Verbände im Fokus der Studie nutzen eine Kontaktdatenbank für das Kundenmanagement und zur Analyse von Marktpotentialen.
Die neueste Generation dieser Informationssysteme bereinigt mit Hilfe von Abgleichfunktionen eigene Adressbestände, reichert sie mit Zusatzinformationen an und beobachtet sie permanent hinsichtlich relevanter Veränderungen. Kosten in der Informationsbeschaffung sinken so nachhaltig – und das ohne große Investitionen und komplizierte EDV.
Kontrolle ist besser
Die Zahl der Unternehmensinsolvenzen in Deutschland stieg 2004 auf rund 40.000 an. Durch undurchsichtige Umfirmierungen und Sitzverlegungen verliert gerade der Mittelstand viel Geld. Diese Entwicklung spüren auch manche Verbände. Ob online oder per CD-ROM, die Buchhaltung kann routinemäßig den Klientelbestand nach schwarzen Schafen durchscannen. Einige Datenbanken bieten auch eine Überwachungsfunktion der verbandseigenen Mitgliederliste. Gibt es Veränderungen – sowie die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens – wird das Controlling automatisch benachrichtigt.
