Verbändereport AUSGABE 5 / 2001

Professionelle Communities und Newsletter

Neue Wege der internen und externen Kommunikation

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„Communities“ haben sich überall dort erfolgreich etabliert, wo Personen mit gleichen Interessen die Chancen des Internets zum bequemen Austausch von Informationen und zur Kommunikation eingesetzt haben. Sie gehören heute in den Werkzeugkasten für die erfolgreiche Verbandskommunikation. Der Einsatz professioneller Lösungen für Community-Plattformen unterstützt Verbände in ihren aktuellen und zukünftigen Herausforderungen. Dieser Beitrag soll den verantwortlichen Verbandsmitarbeitern aufzeigen, welche Potentiale Communities für sie konkret beinhalten.

What’s that: „communities“?

Unter dem Begriff „Communities“ werden Gemeinschaften von Personen verstanden, die sich auf virtuellen Plattformen im Internet oder Intranet treffen. Dabei tauschen sie Informationen und Erfahrungen über das Web oder über eMail zu Themen aus, an denen sie arbeiten oder interessiert sind. Im weiteren Sinne beinhaltet dies auch die Möglichkeit, themenspezifische Newsletter per eMail zu abonnieren oder anzubieten. Unter Community wird in diesem Beitrag deshalb sowohl die Kommunikation als auch die Information innerhalb von Gruppen verstanden.

Haben Verbände die Potentiale von Communities und Newslettern erkannt?

Sind viele Verbände tatsächlich „medienblind“ wie im Verbändereport 1/2001 provokativ gefragt? Verschlafen sie tatsächlich die Chance, sich durch die neuen Medien stärker zu profilieren, attraktiveren Service anzubieten und gleichzeitig Ausgaben einzusparen sowie neue Einnahmequellen zu eröffnen? Die ständig wachsende Anzahl von Verbandsportalen im Internet widerspricht dem.

Gleichzeitig muss jedoch festgestellt werden, dass der überwiegende Teil der Verbände, die Chance verpasst, die Internetpräsenz zu einer echten Schnittstelle für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Verbandsführung, Mitgliedern und Öffentlichkeit werden zu lassen.

  • Geringes Angebot an interessenorientierten Informationen
    Die Möglichkeit, durch eine einheitliche Plattform themenspezifisch über die Aufgaben, Angebote und Ziele des Verbandes zu informieren, wird zuwenig genutzt. So fehlt z.B. häufig ein Angebot verschiedener, themenspezifischer Newsletter, die Besucher entsprechend ihrer Interessen abonnieren können.
  • Geringe Aktivierung der Kommunikation in Verband und Öffentlichkeit
    Das Potential kommunikativer Anwendungen wird vernachlässigt und bleibt ungenutzt. Im Intranet überwiegt häufig ein starres speicherzentriertes Informationsmanagement, das hohe Hürden für die Nutzung bereitstellt und zu einem ungenutzten Datenfriedhof verkommt. Auf der Internetpräsenz wird dem Besucher meist nur ein einzelnes und als Alibi abgewertetes Forum angeboten.
  • Mangelnde Unterstützung der Kooperation von Experten, Mitarbeitern und Mitgliedern
    Das Wissen von Experten innerhalb der Verbandsführung, bei den Mitgliedern und innerhalb der Öffentlichkeit wird nicht zugänglich gemacht und aktiviert. Eine einfache und interessengeleitete Kooperation zwischen Personen, die Fragen haben und Experten, die Antworten haben, wird selten unterstützt.

Wie können Communities erfolgreich in der Verbandsarbeit eingesetzt werden?

Eine Community Plattform bietet für alle Bereiche und Themen innerhalb der Verbandsarbeit eine praktikable Lösung. Um wertvolle Nutzungsmöglichkeiten vorzustellen, wird nachfolgend in 5 zentralen Aufgabenfeldern von Verbänden die konkrete Unterstützung durch professionelle Community Lösungen erläutert.

  1. Interne Kommunikation.
    Auch in Verbänden werden Aufgaben und Innovationen oft durch Mitglieder und externe Experten angestoßen. Um solche Potentiale zu aktivieren, müssen Mitglieder und Experten in Communities zusammengebracht werden. In „Communities of Practice“ wird das Wissen des Verbandes und seinen Mitgliedern sichtbar. Der wertvolle Austausch von Erfahrungen in Communities über aktuelle Themen und Aufgaben empfiehlt sich sowohl über öffentliche Diskussionsforen als auch über Communities, die von Experten moderiert werden können.
  1. Mitgliederservices.
    Verbände müssen sich ihren Mitgliedern verstärkt durch eine kundenorientiertes Angebot zuwenden. Die Abwanderung von Mitgliedern ist nur ein erstes Warnsignal. Die Möglichkeit der Mitglieder, auf der Community Plattform unter dem Dach des Verbandes eigene Communities zu betreiben, ist für diese ein attraktives Angebot. Es vermittelt den Nutzern auch die Gewissheit, dass der Verband an ihrer Mitarbeit interessiert ist und ihrer Meinung eine Heimat bietet.
  1. Öffentlichkeitsarbeit und Interessenvertretung.
    Communities ergänzen attraktiv die bestehende Öffentlichkeits- und Pressearbeit von Verbänden. Durch das Angebot und den Versand von themenspezifischen Newslettern, die regelmäßig per eMail an Abonnenten versandt werden, können Verbände ihre Interessenvertretung optimal unterstützen. Durch die deutlich geringeren Kosten eines Newsletters können Verbände permanent ihre Präsenz und Aktualität beweisen. Informationen, die sich an den Interessen der Empfänger orientieren, haben eine hohe Akzeptanz.
  1. Lobbyarbeit.
    Insbesondere in der Lobbyarbeit können Communities mit Verbandsvertretern, Politikern und Experten in Kombination mit interessenorientierten Newslettern für den Verband einen entscheidenden Vorsprung in der politischen Kommunikation bewirken. So können Entscheidungsträger nicht nur zu bloßen Empfängern von Informationen werden, sondern auch einfacher mit Verbandsvertretern kommunizieren und ihre Position einbringen.
  1. Verwaltungsaufgaben.
    Durch eine Community-Plattform kann die interne Zusammenarbeit auf der Verwaltungs- und Vorstandsebene unterstützt werden. Vorstände, Geschäftsführer, Referatsleiter und Mitarbeiter können sich über themenspezifische Communities permanent und bequem über gemeinsame Aufgaben und Projekte austauschen. Die Communities sind in der Regel nur für einen geschlossen Teilnehmerkreis zugänglich, und alle Beiträge und Dokumente sind gegenüber der Einsicht durch unberechtigte Personen geschützt.

Einnahmequellen, Vermarktungs- und Einsparungspotentiale

„Der wichtigste Trend lautet: Mehr Service und bessere Dienstleistungen für die Mitglieder bieten! Und das bei tendenziell stagnierenden Verbandsetats" so lautete die Antwort von Dr. Gerhard Hein, dem Präsidenten der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V., auf die Frage nach der zukünftigen Herausforderung für Verbände.

Die Möglichkeiten, innovative Nutzenpotentiale durch die neuen Medien zu erzielen werden selten erkannt. Aufwendige und teuer eingekaufte Internetpräsenzen verfehlen immer dann ihr Ziel, wenn sie die Chancen der Vermarktung und Refinanzierung außer Acht lassen. Eine professionelle Community Plattform kann effektiv dazu beitragen, Mitglieder stärker zu binden, Marktanteile zu erhöhen, Einnahmen zu steigern und Ausgaben zu senken. Community Plattformen können Verbände hierbei in zweifacher Form unterstützen.

Zum einen helfen sie, Kosten einzusparen, indem zum Beispiel durch den wesentlich günstigeren Versand von Informationen per eMail-Newsletter erhebliche Portokosten gespart werden können. Zusätzlich verringern Communities die Häufigkeit von gemeinsamen Arbeitstreffen, da der permanente Austausch die Zusammenarbeit innerhalb von Gruppen effektiv unterstützt.

Zum anderen bieten Communities mit all ihren Angeboten von Newslettern, Foren, und Informationsarchiven eine große Palette an Erlösmöglichkeiten. Dabei bieten sich für Verbände v.a. Erlöse durch die Vermarktung von hochwertigen Informationen, dem Verkauf eigener Services rund um Communities sowie Beiträge für den attraktiven Zugang zu Experten in Communities an.

Die dem Erfolg von Communities und Newslettern zugrunde liegenden Techniken, Anwendungen und Funktionen ermöglichen es insbesondere Verbänden, vielfältige Anforderungen der Verbandsarbeit sowie die Bedürfnisse ihrer Mitglieder zu befriedigen. Die Weitergabe von gezielten Informationen, die wertvolle Kommunikation mit anderen sowie die Unterstützung von Kooperationen und des Wissensmanagements sind durch Communities möglich. Jeder Verband tut gut daran, nicht nur seinen Internetauftritt sondern auch sein Intranet durch das Angebot einer professionellen Community Plattform zu erweitern und diese in den Mittelpunkt zu stellen.

Dafür bieten ihm professionelle Anbieter angepasste Softwarelösungen, attraktive Investitionsmodelle und umfassende Beratung an.

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