Dass Verbände ihren Mitgliedern verpflichtet sind, scheint selbstverständlich. Die Mitglieder sind es, die sich allgemein von „Ihrem Verband“ wünschen, er sei modern, schlagkräftig und dienstleistungsorientiert. Dabei soll er effektiv arbeiten und natürlich alle Interessen zufriedenstellend bündeln und vertreten. Ein auf Verbände abgestimmtes Management- und Zertifizierungssystem kann die Qualität des Managements dauerhaft sichern.
Ein Werkzeug für modernes Verbandsmanagement
Aus diesem Grunde ist durch die TÜV Rheinland Group gemeinsam mit der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM) ein Management- und Zertifizierungssystem entwickelt worden, das ausgehend von den für einen Verband konkreten, strategischen Erfolgsfaktoren das Konzept der Balanced Scorecard aufgreift und mit dem umfassenden systematischen Managementansatz der ISO 9004:2000 verbindet. Dabei sind die Anforderungen der ISO 9004 verbändespezifisch interpretiert und auf typische Verbandsleistungen angewendet. Die Anforderungen der in Verbindung dem Thema Qualitätsmanagement bekannten internationalen Norm ISO 9001 sind vollständig eingeschlossen. Wenngleich die Typisierung üblicher Verbandsleistungen sowie der Detaillierungsgrad der jeweiligen Geschäftsabläufe schwerpunktmäßig auf Wirtschaftsverbände und Wissenschaftlich-Technische Vereine ausgerichtet ist, ist das vorliegende Management- und Zertifizierungssystem für Vereine aller Größenordnungen und auch in Verbindung mit weiteren, ergänzenden verbandsspezifischen Leistungen anwendbar. Auch ist die Systematik des Managementsystems so aufgebaut, dass verbandsanhängige Organisationsstrukturen, über die ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb unterhalten wird, in das Managementsystem und dessen Zertifizierung einbezogen werden können.
Der Anforderungskatalog und die Zertifizierungskriterien
Der Ansatz des Managementsystems greift das Managementby Objectives - Prinzip auf und bildet in Verbindung mit der klaren Zuweisung von Verantwortlichkeiten die Funktion eines Regelkreises ab. Auf der Basis grundlegender Anforderungen werden die in Abbildung1 aufgeführten Geschäftsabläufe definiert. Mit der Erfüllung organisatorischer Verpflichtungen und der Verpflichtung zur Förderung der internen Kommunikation werden grundsätzliche Anforderungen festgelegt, die durch die Bereitstellung von Finanz- und Sachressourcen und die Festlegung von quantifizierten Verbandszielen sowie die Erfolgsbewertung durch die Verbandsführung ergänzt werden. Neben den Geschäftsabläufen für Mitgliedermanagement und Personalmanagement, wobei bei letzterem sowohl haupt- als auch ehrenamtliche Mitarbeiter sowie temporär tätige, freiwillige Helfer berücksichtigt sind, sind auch die grundlegenden Anforderungen an die ablauforientierte Abwicklung von Leistungen sowohl zur Erfüllung des Verbandszwecks als auch im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs vorgegeben. Vervollständigt werden die Zertifizierungskriterien durch Anforderungen an unterstützende Geschäftsabläufe, die im Fall des Umgangs mit Kundenreklamationen nur im Zusammenhang mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und im Fall der Sicherung der Einsatzfähigkeit von Sachressourcen nur bei deren tatsächlicher Verwendung im Rahmen von Verbandsleistungen zu berücksichtigen sind.
Der Ablauf des Zertifizierungsverfahrens
Im ersten Schritt des Zertifizierungsverfahrens muss zunächst die Voraussetzung erfüllt werden, dass die verbandsspezifischen Geschäftsabläufe im Rahmen des Managementsystems abgewickelt werden. Dies betrifft in erster Linie die praktische Abwicklung aller Geschäftsabläufe im Geschäftsalltag und schließt eine angemessene Dokumentation des Managementsystems ein. Für manche Verbände sind in diesem Zusammenhang umfangreichere Reorganisationen zu leisten, für andere Verbände sind je nach dem aktuellen Stand der bisher angewendeten Managementkonzepte punktuelle Vervollständigungen und Systematisierungen ausreichend. In allen Fällen jedoch bietet sich für den Verband die Chance, durch eine zielgerichtete und an der Verbandsphilosophie orientierten Auswahl eigener, bewährter und zweckmäßiger Verfahrensweisen die eigenen Geschäftsabläufe so zu gestalten, dass sie in optimaler Weise die Erreichung der Verbandsziele unterstützen. Gleichzeitig wird ein risikobeherrschtes und wirtschaftliches, also möglichst verschwendungsfreies Handeln ermöglicht.
Als zweiter Verfahrensschritt schließt sich die Begutachtung des Managementsystems an, wobei neben einem optionalen „Probelauf“ und einer Bewertung der Dokumentation zum Managementsystem der Schwerpunkt des so genannten Audits durch die Bewertung der praktischen Durchführung der Geschäftsabläufe in der Verbandsgeschäftsstelle gebildet wird. Unabhängige Auditoren bewerten in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit den Verbandsvertretern den Erfüllungsgrad der Zertifizierungskriterien, bilden sich ein Urteil über die Effektivität des verbandsspezifischen Managementsystems und empfehlen im Erfolgsfall die Erteilung des „Gütesiegels für Verbände“. Die Kontinuität dieses Prozesses der Durchführung von unabhängigen Audits wird durch jährliche Überwachungsaudits gesichert, die gleichzeitig die kontinuierliche Optimierung der verbandsspezifischen Geschäftsabläufe fördern und die Weiterentwicklung des Verbands unterstützen.
Die Vorteile einer objektiven Bewertung
Die Vorteile, die mit diesem Verfahren verbunden sind, fokussieren sich auf die Aspekte der Optimierung, des Engagements und des Verbandsimages (Abbildung 2). Der Verband stellt sich dar als modern geführter Verband, dessen „Qualität“ in jeder Beziehung dem State of Art entspricht. Unterstützt wird dieser für das Marketing wichtige Aspekt durch die zusätzliche Internet-Präsentation jedes Gütesiegels. Mit der Einführung des umfassenden Konzepts eines Managementsystems und der Durchführung des Zertifizierungsprozesses legt die Verbandsführung den organisatorischen Grundstein für den „Verband als eine lernende Organisation“, die in der Lage ist, die Herausforderungen eines sich ständig ändernden gesellschaftlichen Umfelds ziel- und zukunftsorientiert erfolgreich anzunehmen.
