Der Kunde als König wird leider zu oft nicht als solcher behandelt. Gerade Deutschland wird häufig als Servicewüste beschimpft. Der kleine feine Unterschied kann aber viel ausmachen. Besonders, wenn es darum geht, den perfekten Tagungsort für eine Veranstaltung zu finden. Die Sparwelle aufgrund der Krise bedeutet nicht, dass dabei an Qualität gespart wird – im Gegenteil. Wenn eine Geschäftsreise oder eine Tagung stattfindet, dann ist die Auswahl eines geeigneten Hotels umso wichtiger.
Das Bewusstsein dafür, dass im Tagungsgeschäft ein ganz spezifisches Expertenwissen erforderlich ist, steigt deutlich. Für Hilfsmittel, die objektive Kriterien beinhalten, ist das eine gute Zeit: Prüfsiegel wie die Zertifikate der VDR-Hotelzertifizierung, aber auch subjektive Bewertungsplattformen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Mit seiner Interaktionsmöglichkeit bietet Web 2.0 eine zusätzliche Qualitätssicherung für Geschäftsreisende und Tagungsplaner: Durch ein standardisiertes Bewertungssystem wird die Qualität eines Hotels noch transparenter.
Wichtig wie nie zuvor ist eine gute Zusammenarbeit zwischen Industrie und Anbieterseite. Mit seiner Hotelzertifizierung schafft der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR), der deutsche Geschäftsreise Verband, seit 2001 Transparenz und Sicherheit bei der Buchung von Geschäftsreise- und Tagungshotels. Sein Ziel: Zusammenarbeit professionalisieren und Industriestandards im Geschäftsreise- und Tagungsbereich schaffen.
Um die Oasen in der Servicewüste Deutschlands aufzuzeigen, vergibt die VDR-Hotelzertifizierung Prädikate an geschäftsreisegeeignete bzw. besonders für Tagungen ausgelegte Hotels. In Kiel hat die VDR-Hotelzertifizierung im Frühjahr dieses Jahres die ersten tagungsfähigen Schiffe ausgezeichnet. Die Tagungsschiffe „M/S Color Magic“ und „M/S Color Fantasy“ der Kieler Reederei Color Line dürfen sich seitdem „Certified Conference Ship“ nennen.
Strenge Kriterien für eine Auszeichnung als zertifizierter Tagungsort
An den VDR-Prüfsiegeln Certified Business Hotel sowie Certified Conference Hotel orientieren sich immer mehr Tagungsplaner bei der Wahl ihres Veranstaltungsortes. Zusätzlich steht ihnen jetzt auch das Prädikat Certified Conference Ship als Orientierungshilfe zur Verfügung. Während ein Certified Business Hotel auf die spezifischen Anforderungen der Einzelreisenden eingestellt ist, erfüllt ein Certified Conference Hotel die harten Kriterien von Veranstaltungsprofis ebenso wie ein Certified Conference Ship.
Diese beiden Zertifikate bieten mit ihren Kriterien einen verlässlichen Rahmen, den der Organisator benötigt, um sich auf die Inhalte seiner Veranstaltung konzentrieren zu können – von den baulichen Gegebenheiten bis hin zur persönlichen Betreuung durch einen „Kümmerer“ sowie Angebots- und Abrechnungsvorgaben. Es beginnt mit der Einsicht in komplette Raumpläne, die sowohl Bestuhlungsmöglichkeiten als auch genaue Größenangaben beinhalten. Das Hotel bzw. Schiff übernimmt dann die Organisation der kompletten Technik, schildert Konferenzräume in den Company-Farben mit Logo und Motto aus und organisiert Anlieferungs- sowie F&B-Services. Die Rechnungen des jeweiligen Vortages liegen jederzeit zur Einsicht bereit und schließlich legt der Kümmerer innerhalb von 24 Stunden nach Veranstaltungsende einen Kostenüberblick vor. Eine zeitnahe Rechnungslegung ist das Kriterium, das ein zertifizierter Veranstaltungsort als krönenden Abschluss erfüllen muss. Durch eine professionelle Vorbereitung und die Auswahl eines professionellen, auf den Geschäftsreise- und Tagungsbereich spezialisierten Partners wird die Wahrscheinlichkeit, „böse überrascht“ zu werden, minimiert.
Die Kriterien der Hotelzertifikate wurden von einem Gremium erfahrener Vertreter aus Hotellerie, Verbänden und Wirtschaft entwickelt und immer wieder auf den Prüfstand der Nutzer gestellt, weiterentwickelt und verfeinert. Sie stellen heute Garanten dar, die die tägliche Organisation von Geschäftsreisen, Tagungen und Veranstaltungen sowohl auf der Nutzer-, der Auftraggeberseite, als auch auf der Anbieterseite erleichtern. Die neutralen Verbandskriterien, die für die Vergabe des Zertifikats „Certified Conference Hotel“ entwickelt wurden, hat der VDR auf die Gegebenheiten an Bord konferenzfähiger Tagungsschiffe angepasst und somit das Prädikat „Certified Conference Ship“ geschaffen.
Die Zertifikate stehen für Qualität und Service – von Profis für Profis. Sie zeigen: Das Hotel oder Schiff kennt die Bedürfnisse der Travel Manager und Tagungsplaner nicht nur, es erfüllt sie auch. Die Verleihung der Prüfsiegel erfolgt unabhängig von ihrer jeweiligen Kategorie. Das bedeutet, dass sowohl ein 5-Sterne-Hotel oder 5-Sterne-Schiff als auch ein einfacher Landgasthof oder 3-Sterne-Schiff das Zertifikat erhalten können, sofern sie die hohen Anforderungen erfüllen.
Für Veranstaltungsplaner bedeuten die Prüfsiegel Certified Conference Hotel und Certified Conference Ship Arbeitserleichterung und Produktivitätssteigerung. Sie sorgen für Transparenz, bieten Planungssicherheit und unterstützen sie bei der Suche nach dem richtigen Tagungsort.
Inspirierende Umgebung für ein besonderes Tagungserlebnis
Tagungsplaner suchen immer neue Herausforderungen, besondere Locations, informiert Gerhard Bleile, erster Vorsitzender der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V.: „Tagungsentscheider sind immer auf der Suche nach innovativen Tagungsorten, die einen hohen Qualitätsstandard erfüllen. Hierbei nehmen Tagungen auf dem Wasser einen besonderen Stellenwert ein.“
Eine Tagung auf einem Schiff ist solch eine ungewöhnliche Location – Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter werden auf eine außergewöhnliche Seereise in eine erholsame und atmosphärisch einmalige Welt entführt. Dies steigert den Teamgeist und die Motivation aller Teilnehmer – zwei der wichtigsten Voraussetzungen für effektives und erfolgreiches Arbeiten. Die Zertifizierung für Tagungsschiffe zeigt: Das Schiff ist optimal auf die Durchführung von Veranstaltungen ausgerichtet. „Durch Certified Conference Ship wird in puncto Geschäftsreisetüchtigkeit und Qualität eine Transparenz bei Tagungsschiffen geschaffen,“ so Bleile. Holger Leisewitz, Meeting und Event Manager bei der Beiersdorf AG, hat die Vorzüge des innovativen Tagungsortes auch schon erkannt: „Die drei Tage lohnen sich: in inspirierender Umgebung die Ziele einer Tagung vertiefen, Ergebnisse festigen und Teamgeist wecken. Die Konferenzschiffe der Color Line auf ihrem Weg zwischen Kiel und Oslo sind eine längst geforderte Alternative zur Tagung an Land“, so Leisewitz.
