Sehr schnell gerät man bei der Organisation einer Veranstaltung – je nach Umfang – mit den klassischen Hilfsmitteln an Grenzen, weil sie entweder nur Teilbereiche abdecken (Beispiel: Excel zur Budgetplanung) oder in ihrer Anwendung mit Medienbrüchen verbunden sind (Registrierung über eMail – die dann in die Word-Teilnehmerliste manuell übertragen wird). Eine Lösung, die dies vermeidet, muss folglich durchgängig und integriert sein. Was ist bei der Auswahl einer „Software für Veranstaltungsmanagement“ also zu beachten?
Als wesentliche Elemente einer Software für das professionelle Kongress-Management gelten:
- Veranstaltungsmanagement — mit Zeit-, Raum- und Ressourcenplanung, Aktivitäts- und Logbuchfunktionen, Budget- und Kostenmanagement, Dokumentenverwaltung;
- Teilnehmermanagement — mit Online-Registrierungs-Option (über das Internet), Buchungs- und Zahlungsüberwachung, Hotelkontingentierung, Warteliste;
- Aussteller-Management — zur Buchung, Bestätigung und Abrechnung von Ausstellern bzw. Ständen einer begleitenden Fachausstellung;
- Auswertungen und Statistiken — für die laufende Überwachung, in Form von Teilnehmer- oder Workshop-Listen, persönlichen Stundenplänen etc.;
- Sonderfunktionen — beispielsweise für das Abstract- oder Postermanagement bei wissenschaftlichen Kongressen (Annahme- und Auswahlprozess), die Integration einer Online-Zahlungsmöglichkeit im Rahmen des Registriervorganges oder die Referentenverwaltung.
Wie auch bei einer manuellen Veranstaltungsplanung bauen einzelne Arbeitsschritte aufeinander auf:
- Aus dem Inhalt (Veranstaltungsprogramm) ergibt sich das Internet-Formular zur Registrierung;
- aus den Interessenten der Adress-Datenbank die Empfänger der Kongress-Einladung;
- aus den jeweiligen Anmeldungen die Teilnehmerliste;
- aus den jeweiligen Buchungen und Zahlungen die Offene-Posten-Liste;
- aus den geplanten Kosten und den eingegangenen Buchungen die aktuelle Budgetübersicht.
Wesentliche Vorteile einer professionellen Kongresssoftware bestehen demnach in der
- Durchgängigkeit der Arbeitsprozesse (keine Medienbrüche)
- Vermeidung von Fehlern durch softwareüberwachte, einheitliche Vor-gänge
- Integration von Internet-Funktionalitäten (Online-Registrierung)
- Automatisierung von Vorgängen (Teilnehmer registrieren sich selbst)
- Kommunikation „per Knopfdruck“ (Versand von personalisierten Einladungs-eMails an alle Interessenten)
- aktuellen Informationen (Budget- und Anmeldezahlen sind bei Aufruf immer „up to date“)
Vom Programm zur Ablauf- und Kostenplanung
Während der Programmplanung für einen Kongress entwickeln sich einzelne Programmpunkte — wie Workshops, eine Plenar-Sitzung, Kaffee-Pausen und Rahmenprogrammpunkte. Benötigte Leistungen (Video-Projektoren, Pausengetränke, Dolmetscher-Anlage, Räume etc.) werden diesen zugebucht. Das Organisationsteam erhält „per Knopfdruck“ einen Ablaufplan (wann und wo findet was statt, welche Ressourcen sind dort geplant) sowie einen Kostenplan (was kosten die geplanten Ressourcen). Jede weitere Eingabe (ein zusätzliches Mikrofon für die Plenarsitzung wurde bestellt) aktualisiert automatisch alle verbundenen Pläne!
Vom Plan zur Teilnehmerregistrierung
Veranstaltungselemente, die bereits für die Programmplanung angelegt sind, werden mit zusätzlichen Informationen versehen (Gebühren, maximale Teilnehmerzahl) und bilden die Grundlage für ein elektronisches Teilnehmer-Formular. Alle gekennzeichneten Programmpunkte erscheinen automatisch in einer Buchungsmaske, ohne zusätzlichen Erstellungsaufwand. Das Organisations-Team kann „per Knopfdruck“ die Buchung freischalten; innerhalb der Software werden eingegangene Buchungen automatisch in den jeweiligen Listen verwaltet) und in der Budgetüberwachung berücksichtigt.
Von der Adresse zum Namensschild
Ein CRM-(Customer Relationship Management) System bietet dem Organisationsteam zunächst eine komplette Datenbank, aus der — über Such- und Filterfunktionen — eine Liste potenzieller Teilnehmer zusammengestellt wird. „Per Mausklick“ wird an alle ausgewählten Adressen eine personalisierte eMail gesendet, die — neben einer Beschreibung zur Veranstaltung — einen Link enthält. Per Klick auf den Link gelangt die angesprochene Person zur Online-Buchungsmaske. Direkt im Anschluss an die Registrierung wird, wieder automatisch von der Kongresssoftware, eine Bestätigungs-eMail versandt. Alle Angaben aus der Regis-trierung werden auch für die Erstellung von Namensschildern (Badge) und Gutscheinen (Voucher) verwendet; entsprechende Ausdrucke erhält der Teilnehmer entweder im Vorfeld zugeschickt oder vor Ort, zusammen mit weiteren Tagungsunterlagen, übergeben.
Neben Faktoren wie Integration, Durchgängigkeit und Internet-Fähigkeit müssen bei der Auswahl einer geeigneten Kongressmanagement-Software die folgenden acht Kriterien beachtet werden:
- Wie flexible ist die Software? Kann sie für unterschiedliche Veranstaltungen, ohne Hilfe des Lieferanten, angepasst und genutzt werden?
- Wie modular ist die Software? Können Funktionen, die eventuell später benötigt werden, problemlos nachgerüstet werden?
- Wie standardisiert ist die Software? Können Erfahrungen aus der Anwendung von typischer Office-Software (Word, Excel, Outlook) übertragen werden?
- Wie modern ist die Software? Nutzt sie alle heute verfügbaren Möglichkeiten, etwa zur raschen Erstellung von Listen und Auswertungen durch den Anwender selbst?
- Wie bewährt ist die Software? Welche Referenzen kann der Lieferant nennen und wie groß ist die „User--Gemeinde“?
- Wie zukunftssicher ist die Software? Wie kann sichergestellt werden, dass die Weiterentwicklung eine langfristige Nutzung ermöglicht, die Anwendung damit auch immer aktuellen Anforderungen entspricht?
- Wie wirtschaftlich ist die Software? Welche Kosten für die Inbetriebnahme und Nutzung stehen welchen Nutzenpotenzialen gegenüber?
- Wie erfolgt die Unterstützung? Bietet der Lieferant eine Hotline an, gegebenenfalls auch nachts und an Sonn- und Feiertagen?
Nicht allein aus organisatorischer, sondern auch aus finanzieller Sicht ist die Entscheidung zur Einführung einer Kongressmanagement-Software sehr sorgfältig zu planen.
Die folgenden Kostenarten sollten dabei Berücksichtigung finden:
- Lizenzgebühren:
- Anschaffungskosten der Software, möglichst gestaffelt nach Anzahl der benötigen Benutzer (User) und Umfang der gewählten Funktionen (Module)
- Beratung und Schulung:
- Dienstleistungskosten für die Anpassungs-/Implementierungs- und Schulungs-/Trainingsleistungen, die zur optimalen Nutzung notwendig sind
- Pflege und Support
- Unterstützung durch den Lieferanten während der Nutzung (z. B. durch Hotline) sowie Bereitstellung von neuen Versionen der Software (Updates)
- Hardware und Standardsoftware
- Für den Betrieb der Software notwendige Hardware (z. B. Server), Datenbanksoftware (z. B. SQL-Server) und Standardsoftware (z. B. MS-Office)
- Sonstige Kosten
- Interne Personalkosten für die Einführung und den Betrieb, monatliche Gebühren für den Internet-Zugang
Insbesondere die beiden zuletzt genannten Kostenarten haben dazu geführt, dass — als Alternative für den eigenen Betrieb — eine Kongressmanagement-Software von einigen Anbietern auch „gehostet“ wird: Das bedeutet, dass die gesamten Leistungen, die für den technischen Betrieb notwendig sind, extern erbracht werden. Das Organisationsteam greift über das Internet auf die Software zu, muss sich aber weder um Server noch um Updates, Datensicherung etc. kümmern. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Standort-Unabhängigkeit. Ohne zusätzlichen Aufwand kann die Software von jedem mit dem Internet verbundenen PC aus aufgerufen werden, also auch am Veranstaltungsort.
