„Die Lokalität sorgt für einen großen Imagetransfer der Veranstaltung“

Verbändereport: Herr Agarwal, Sie haben Psychologie und Rechtswissenschaften studiert, aber am Ende wurde es eine eigene PCO-Agentur. Wie kam das?
Abhinay Agarwal: Ich arbeitete vor der Gründung der Agentur bei größeren Gesundheitsorganisationen und -verbänden in der Schweiz und war dort für Kampagnen und Kongresse zuständig. Dabei verspürte ich auf Kundenseite oft ein Vakuum in der Schnittstelle zwischen Kongressagentur und nicht gewinnorientierten Organisationen. Und im Rahmen meiner Dissertation organisierte ich eine internationale Konferenz. Diese Tätigkeit hat mir dann so gut gefallen, dass ich die Dissertation fallen ließ, um mich beruflich neu zu orientieren. Beide Fachbereiche meines Studiums sind im Agenturalltag übrigens sehr hilfreich.

VR: Welche Lücke bestand denn zwischen Organisationen und Agenturen?
Zum Beispiel das Bewusstsein, dass die Außensicht und das Vertrauen in eine Organisation gerade bei Events nicht nur über die vermittelten Inhalte, sondern vor allem auch über die Ausgestaltung eines Events geschehen, etwa bei der Verpflegung: Da gibt es bei Gesundheitsorganisationen mittlerweile feste Grundsätze, die beachtet werden müssen. Wenn man von Nachhaltigkeit spricht, sollte man das auch bei einem Kongress umsetzen, indem man zum Beispiel Mehrweggeschirr einsetzt und vegetarisches Essen anbietet. Diese Sensibilität fehlte mir des Öfteren in der damaligen Agenturlandschaft. Eine Lücke, die ich mit der Gründung von Viva Management schließen wollte.

VR: Wie viele Veranstaltungen führen Sie im Jahr etwa durch?
Das sind circa 10 bis 20 Veranstaltungen pro Jahr, mehr als ein Drittel davon für Verbände. Es hängt aber auch von den Dimensionen der Veranstaltungen ab.

VR: Haben Sie sich auf bestimmte Branchen oder Veranstaltungsgrößen spezialisiert?
Der größte Teil unserer Kunden stammt aus dem Gesundheitsbereich, sowohl Medizin als auch Pflege und Prävention. Wir haben aber auch schon Kongresse in anderen Bereichen wie z. B. Simulationstechnik, Entwicklungszusammenarbeit oder Ingenieurwissenschaften durchgeführt. Je tiefer ich Einblick erhalte, desto mehr fällt mir auf, wie diversifiziert Themenbereiche heutzutage sind. So gibt es zum Beispiel internationale Kongresse über Atemwegserkrankungen bei Pferden oder Archäologiekongresse über urbane Kulturen Zentralasiens.

VR: Wenn ich als Verband meine Veranstaltung in Ihre Hände lege, bekomme ich …?
... eine gesamtkonzeptionelle Betreuung Ihres Anlasses. Das heißt, wir setzen uns von Projektbeginn an mit den zu übermittelnden Werten und Zielsetzungen der Veranstaltung auseinander. Wir sind uns bewusst, dass sich ein Verband mit der Durchführung einer Veranstaltung sehr stark nach außen exponiert und damit sein höchstes Gut, die Glaubwürdigkeit gegenüber seiner Zielgruppe, teilweise oder ganz in unsere Hände gibt. Dies bedingt eine transparente und partnerschaftliche Haltung auf beiden Seiten. Dabei kann es auch mal sein, dass wir einen Veranstalter darauf hinweisen, dass wir aufgrund von Erfahrungswerten ein Risiko sehen oder eine auf Kundenseite vorgeschlagene Idee eventuell nicht die gewünschte Wirkung haben wird, und wir deswegen alternative Lösungen vorschlagen. Es ist uns zudem ein Anliegen, technisch auf dem neusten Stand zu sein, um moderne Tools wie Webcasts, Konferenz-Apps und Live Votings in Ergänzung zu den üblichen Kernaufgaben anzubieten.

VR: Laut „Meeting- & EventBarometer 2018/2019“ sind auf dem deutschen Veranstaltungsmarkt neue Formate und digitale Tools auf dem Vormarsch. Gilt das auch für die Schweiz?
Ich stelle fest, dass bei den eigentlichen Kernveranstaltungen oft auf bewährte Formate wie Plenarveranstaltungen und Workshops zurückgegriffen wird und man sich noch sehr bedacht an neue Konzepte und Technologien herantastet. Im Gegensatz dazu gibt es bei Messen und Industrieausstellungen ein spürbares Bedürfnis, neue Plattformen und Formate auszuprobieren, um sich noch interaktiver mit den Teilnehmenden auszutauschen und damit näher an der Zielgruppe zu sein. Aus meiner Perspektive ist der Einsatz dieser Technologien dann sinnvoll, wenn sie im Vergleich zum bisherigen Format einen Mehrwert erbringen. Wenn sie es ermöglichen, die Inhalte auf attraktivere Weise zu vermitteln oder logistische und kommunikative Prozesse für alle Beteiligten zu vereinfachen. Ziel ist es ja, die Aufmerksamkeit, die Zufriedenheit und die Partizipation der Teilnehmenden zu erhöhen. Wenn es allen Beteiligten dann auch noch Spaß macht, umso besser! Gleichzeitig sind wir uns bewusst, dass die Menschen in der heutigen, sehr digitalen Welt vermehrt das Bedürfnis haben, sich auf direktem Weg persönlich zu begegnen. Mir scheint nicht jede neue technologische Entwicklung im Veranstaltungsbereich vorbehaltlos zielführend. Ein Beispiel davon ist der „Self-Check-in“. Der Check-in ist oft der erste Kontaktpunkt mit dem Veranstalter vor Ort. Bei einem weitgehend automatisierten Prozess fehlt meiner Meinung nach die persönliche Begrüßung mit einem menschlichen Lächeln. Die Mitarbeitenden treten nur in Erscheinung, falls etwas nicht wunschgemäß läuft. Für beide Seiten entsteht der persönliche Erstkontakt dann durch ein Problem mit Frustpotenzial. Deshalb setzen wir bei jeder Check-in-Station Personal ein.

VR: Welche neuen Technologien und interaktiven Tagungsformate haben Sie schon selbst umgesetzt?
Gerade letzten Monat hatten wir ein Live-Voting-Tool bei einer Plenarveranstaltung im Einsatz. Diese Technik kam beim Veranstalter und vor allem auch bei den Teilnehmenden sehr gut an. Es entspricht dem Bedürfnis, Inhalte in einem attraktiven und interaktiven Format zu präsentieren, um in einen Dialog mit den Teilnehmenden zu kommen.
Das Gleiche gilt auch für Konferenz-Apps, bei denen man über mobile Geräte direkt im Hörsaal Referate bewerten und vor Ort die Abstracts der Referierenden abrufen kann, um sich das individuelle Tagungsprogramm zusammenzustellen.

VR: An welche Veranstaltung der letzten zwölf Monate können Sie sich noch gut erinnern?
Wir organisierten im letzten Jahr einen internationalen Geriatrie-Kongress in Montreux im selben Gebäude, in dem jährlich das weltbekannte Montreux Jazz Festival stattfindet. Daher war es für die Veranstalter naheliegend, einen bekannten Jazzmusiker zu einem Konzert mitsamt Interview zum Thema „Älter werden“ einzuladen. Im Vorfeld war viel Nervosität spürbar und die Kontakte mit dem Musiker vor dem Anlass erweckten den Eindruck, dass man es mit einem sehr anspruchsvollen Gast zu tun hat und das Ganze eventuell nicht reibungslos über die Bühne gehen könnte. Als er dann kam, verzichtete ich auf sämtliche hochgestochenen Formalitäten oder ein besonderes VIP-Handling, um ihm ganz natürlich auf menschlicher Ebene zu begegnen. Wir hatten dann backstage sehr interessante Gespräche und er bedankte sich am Schluss seines Programmteils für die sehr angenehme und freundliche Betreuung während seines Aufenthaltes am Kongress.  

VR: Was schätzen Sie am Tagungsland Schweiz?
Die kurzen Distanzen, die sehr gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr, die Zuverlässigkeit und Präzision der Dienstleistungen. Aufgrund der Überschaubarkeit der Anbieter ist man in der Schweiz nach einigen Jahren in der Branche sehr gut vernetzt und kann deshalb oft Unmögliches aufgrund guter Kontakte möglich machen. Gerade für internationale Veranstaltungen kann die Schweiz als Austragungsort sehr attraktiv sein, denn sie weist hervorragende Voraussetzungen für den Kongresstourismus auf: beste Infrastruktur gepaart mit Mehrsprachigkeit, politische und wirtschaftliche Stabilität, Innovationskraft und Servicequalität.

VR: Ihre Agentur sitzt in Bern – wo kann man in Bern und Umgebung besonders gut tagen?
Das ist sehr individuell und kommt insbesondere auf das Image des Veranstalters, dessen Zielgruppe, die Art und Größe des Anlasses und natürlich auf das Budget an. Gerade die Lokalität sorgt für einen großen Imagetransfer der Veranstaltung. Für größere Veranstaltungen sehe ich in Bern vor allem das Messegelände der Bern Expo und den Kursaal Bern als optimale Tagungsorte. Der Ausblick auf Bern vom Kongresstrakt des Kursaals aus ist einmalig. Zudem erhalten wir oft die Rückmeldung, dass die Kulinarik im Kursaal bei den Teilnehmenden sehr gut ankommt. Und es gibt eine Vielzahl an Räumlichkeiten mit zahlreichen modularen Optionen sowie eine rundum persönliche Betreuung. Bei kleineren Tagungen kommen oft Hotels mit erweitertem Tagungsbereich in Betracht, wie zum Beispiel das Hotel Kreuz oder das Hotel Bern mitten im Zentrum. Soll es etwas Exklusives sein, kommen die 5-Sterne-Häuser Hotel Bellevue oder Hotel Schweizerhof infrage. Für einen Anlass mit eher industriellem Charakter gibt es die sogenannte „Eventfabrik“ im Universitätsviertel.

VR: Was empfehlen Sie für das Rahmenprogramm am Abend?
Bei ausländischen Gästen sehr beliebt ist eine Fahrt mit der Standseilbahn auf den Berner Hausberg „Gurten“ und anschließendem Abendessen mit Sicht auf die Region Bern. Auch der Rosengarten mit einem Restaurant in fußläufiger Distanz zur Altstadt bietet einen einmaligen Blick auf die Stadt.

VR: Ihr persönlicher Lieblingsplatz in der Stadt?
Die Münsterplattform inmitten der Altstadt und in unmittelbarer Nähe unseres Büros bietet eine umwerfende Sicht auf die Aare mit Blick auf den Gurten. Es ist eine grüne Oase inmitten des hektischen Arbeitsalltags. Ich komme gerne hierher, wenn ich in einer intensiven Phase das Bedürfnis verspüre, den Kopf zu lüften. Der Platz verfügt zudem über ein kleines Café mit viel Berner Charme, das „Einstein au Jardin“. Tischtennis, Kinderspielplatz, Liegewiesen und ein Brunnen mit Trinkwasser laden Groß und Klein zum Verweilen ein. ?(KS)