Verbändereport AUSGABE 1 / 2021

Das Zertifikat Certified Conference Hotel bietet Sicherheit bei der Tagungsplanung

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„Wenn ich in einem mir unbekannten Tagungshotel für eine Gremiensitzung einen Tagungsraum aus dem Internet oder einem Hotelkatalog buche, weiß ich nicht, ob ich nicht doch in einer beleuchteten Garage lande, die im Katalog als günstige Tagungsmöglichkeit angeboten wurde“, bringt es die Veranstaltungsmanagerin eines Verbandes auf den Punkt, der jährlich über 100 Veranstaltungen mit zehn bis 300 Teilnehmern in ganz Deutschland durchführt, und ergänzt: „selbst die Sternekategorien schützen da vor schlechten Erfahrungen nicht.“ Als sich der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) vor mehr als fünf Jahren zum ersten Mal mit dem Thema der Zertifizierung im Tagungsbereich auseinandersetzte, wurde schnell klar, dass diese Aufgabe nicht ohne starke Partner zu verwirklichen ist. Mit der DGVM und dem GCB wurden die gesuchten Mitstreiter gefunden. Allen war in der Entwicklungsphase wichtig, ein profundes und professionelles Zertifikat aufzubauen, das aus der Praxis kommt und den Veranstaltungsplanern in Unternehmen und Verbänden die Sicherheit gibt, in den „Certified Conference Hotel“- zertifizierten Tagungshotels „blind“ buchen zu können und mit Sicherheit einen adäquaten Tagungsraum zu erhalten. In diesem Beitrag schildert Sonja Klasen, sie ist beim VDR Projektleiterin für die Certified Conference Hotels, wie sich das Zertifikat nach der Markteinführung entwickelt hat und welche Qualitätskriterien ein zertifiziertes Tagungshotel erfüllen muss.

Wir mögen es genau. Bis ein Hotel eines unserer Zertifikate erhält, kann es schon mal mehrere Monate dauern. Im Schnitt vergehen 260 Tage von der Anmeldung bis zur Vergabe des Zertifikates. Dann aber haben unsere Prüfer alles „auf Herz und Nieren“ untersucht, haben gecheckt und gegengecheckt, Räume gemessen und Unterlagen unter die Lupe genommen. Ein anstrengender Prozess für alle Beteiligten, der streng nach Prüfkatalog und somit transparent erfolgt. Bei Hotels, die diese Tortur überstehen, kann der Kunde dann sicher sein: Das Haus ist für Geschäftsreisende oder Tagungsveranstalter uneingeschränkt geeignet. Rund 150 Certified Conference Hotels gibt es bisher, und mehr als 40 Häuser arbeiten zurzeit gemeinsam mit unseren Prüfern daran, in die Champions League der Tagungshotellerie aufgenommen zu werden.

Der Erfahrungsschatz der sieben Prüfer ist unser Kapital. Jeder von ihnen hat über 220 Tagungsräume vermessen, von der Deckenhöhe über die Beleuchtungsstärke bis hin zu den Stromanschlüssen im Raum. Und jeder unserer Auditoren hat mit 20 Kümmerern den gesamten Prüfprozess durchlaufen und die 67 Kriterien geprüft und besprochen, die unserem Zertifikat zugrunde liegen: vom Tagungsbereich über das Informationsmaterial, den Angebots- und Rechnungsablauf, die F&B-Leistungen, die Veranstaltungsbetreuung bis hin zu den Anforderungen an die Zimmer. Verbesserungspotenziale in den Hotels gibt es immer, und auch die meisten der bis dato zertifizierten Hotels haben Nachbesserungen vorgenommen, bevor sie das Zertifikat erhielten.

„Die gemeinsame Analyse von bestehenden Prozessen durch Prüfer und Verantwortlichem im Hotel ist für die Hotellerie größtenteils noch neu“, hat Prüfer Günther Wieser gelernt. „Aber“, so ergänzt er, „dieser Aufgabe und Anforderung stellt sich die Hotellerie gerne. Denn der sich daraus ergebende Mehrwert für den Kunden wird im gemeinsamen Gespräch durchgängig deutlich. In den von mir als Prüfer begleiteten Auditverfahren habe ich nur positive Erfahrungen gesammelt und ich ziehe für mich den Schluss, dass die Hotellerie die Wichtigkeit um die Kenntnis von Kundenbedürfnissen erkannt hat.“

Geprüft wurden bisher exakt 1.594 Tagungsräume mit Platz für 87.960 Personen. Hinzu kommen 29.881 gecheckte Zimmer und 144 Kümmerer. Kümmerer – das sind besonders geschulte Hotelmitarbeiter, die als Rundum-Ansprechpartner für Tagungsveranstalter zur Verfügung stehen müssen. Nicht nur die Hardware, auch das Personal muss dem Kunden die Sicherheit geben, dass der Aufenthalt optimal verläuft.

Braucht die Hotelwelt noch ein weiteres Zertifikat?

Auf Kundenseite ist der Wunsch nach Sicherheit nicht neu. Doch während der TÜV vor 135 Jahren gegründet wurde, gibt es Certified Conference Hotel erst seit 2005. Die Initiatoren haben damit auf die gestiegenen Anforderungen ihrer Mitglieder, aber auch aller weiteren Tagungsplaner reagiert. Die vorhandenen Informations- und Beurteilungsangebote reichten den hohen Ansprüchen moderner Event Manager einfach nicht mehr aus, sie konnten mit ihnen nicht so optimal und intensiv arbeiten, wie sie es sich wünschen. Deshalb galt es, ein Tool von Praktikern für Praktiker aus der Praxis heraus zu schaffen, das gnadenlos kritisch, trotzdem fair und mit einem unverhandelbaren Verfallsdatum versehen ist.

Als sich der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) vor mehr als fünf Jahren zum ersten Mal mit dem Thema der Zertifizierung im Tagungsbereich auseinandersetzte, wurde schnell klar, dass diese Aufgabe nicht ohne starke Partner zu verwirklichen ist. Mit der DGVM und dem GCB wurden die gesuchten Mitstreiter gefunden. Allen war in der Entwicklungsphase wichtig, ein profundes und professionelles Zertifikat aufzubauen, das aus der Praxis kommt und Durchsetzungskraft besitzt.

Der VDR ist damit dem Ruf seiner Mitglieder nachgekommen, neben VDR-Certified Hotel für den Geschäftsreisebereich auch eine Orientierung im Tagungsbereich zu bieten. Das GCB vermarktet den Tagungsstandort Deutschland national und vor allen Dingen international, somit ist der Einsatz für eine Qualitätsinitiative mehr als verständlich. Und die DGVM repräsentiert einen großen Anteil an Tagungskunden: 40 Prozent des Tagungsvolumens in Deutschland werden durch die Verbändewelt produziert. 2007 dann begrüßte das Prüfsiegel Certified Conference Hotel einen neuen aktiven Kooperationspartner: die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren mit rund 700 Mitgliedern. Somit steht der Qualitätsstandard für Tagungshotels auf vier starken Säulen, und die Kriterien setzen sich immer stärker durch im Markt.

Das Herzstück der Kriterien ist die Betreuungsleistung, die ein Certified Conference Hotel erbringen muss, der sogenannte weiche Faktor. Beispielsweise ist die Zusendung eines Angebots innerhalb von 24 Stunden an den Kunden ebenso verpflichtend wie das Vorhandensein eines Ansprechpartners, der während einer Veranstaltung für den Kunden zur Verfügung stehen muss.

Sicherheit für Veranstaltungsplaner

„Für Veranstaltungsplaner in Deutschland bedeutet das Prüfsiegel Certified Conference Hotel eine enorme Arbeitserleichterung und signifikante Produktivitätserhöhung“, so Gerhard Bleile, Vorsitzender der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren. „Rein rechnerisch betragen die Savings durch die Sicherheit bei der Wahl geeigneter Tagungsorte – konservativ gerechnet – weit über 30.000 Arbeitstage pro Jahr.“ Das sei ein echter Mehrwert.

Dass das Prüfsiegel Certified Conference Hotel auch auf Anbieterseite akzeptiert wird, bestätigen namhafte Vertreter der Branche. „Wir legen sehr viel Wert darauf, für unsere Tagungsgäste einen absolut kompletten Service anzubieten. Konferenzstandards, wie hier vom VDR vorgegeben, helfen, letzte fehlende Details zu ergänzen, um dann ein modernes, perfektes Produkt für unsere sehr anspruchsvollen Gäste bereitzustellen.“ Gerhard E. Mitrovits, Steigenberger Frankfurter Hof

„Unsere Gäste legen sehr viel Wert auf einen hohen Standard und eine hohe Qualität, gerade im Tagungsbereich. Durch die Unterlagen des VDR für die Zertifizierung konnten wir unseren gesamten Serviceablauf und die Tagungsräume inklusive der Technik unter zusätzlichen Gesichtspunkten noch einmal genauer betrachten und Veränderungen zum Wohle des Gastes vornehmen. In Kombination mit dem Mercure-Tagungskonzept T.E.A.M hilft es uns, noch einen Schritt weiter nach vorn zu gehen und den hohen Anforderungen unserer Tagungsgäste gerecht zu werden.“ Steffi Kaufmann, Juliane Holtorf und Jörn Clausen, Mercure Hotel Hannover Mitte

„Diese sehr anspruchsvolle Zertifizierung unter den Augen des VDR zeigt, dass unsere Hotels den ganz speziellen Ansprüchen von Veranstaltungsplanern und Tagungsgästen gerecht werden. Immerhin ist ein umfangreicher Katalog mit strengen Qualitätskriterien zu erfüllen.“ Willy Weiland, InterContinental Hotel Berlin

„Die Zertifizierung wird von unseren Gästen ausgesprochen positiv aufgenommen. Insbesondere für Travel Manager ist das VDR-Zertifikat ein Garant für eine gelungene und professionell organisierte Veranstaltung. Die Sicherheit, die wir durch die Kooperation mit dem VDR vermitteln, schlägt sich bereits sehr positiv in den Zahlen unseres Tagungs- und Konferenzgeschäfts nieder.“ Bernd Mensing, Mercure Hotel Hamburg City

„Wir freuen uns, mit der Auszeichnung Certified Conference Hotel unsere Professionalität für Tagungen klar und deutlich herausstellen zu können. Und das nicht nur im Rahmen des Auditverfahrens, sondern jeden Tag, für jede Tagung, für jeden Gast.“ Oliver Hasert, Seehotel Zeulenroda

„Die erfolgreiche VDR-Zertifizierung unseres Hotels unterstreicht unseren Anspruch, optimale Seminar- und Tagungsbedingungen in bester Dresdner City-Lage zu bieten. Wichtig ist uns dabei, den hohen Anspruch der VDR-Zertifizierung besser und weiter zu transportieren, um unseren (potenziellen) Kunden damit eine noch solidere Entscheidungsgrundlage für die Ausrichtung ihrer Veranstaltung zu liefern.“ Hans-Peter Barthen, Mercure Hotel Newa Dresden

„Ein Hotel mit verlässlichen Standards in Hard- und Software zu sein, war schon immer unser Bestreben. Nun auch den hohen Anforderungen des VDR, DGVM und GCB mit dem neuen Zertifikat gerecht zu werden und damit in der Tagungs- und Veranstaltungsindustrie besonders herausgehoben zu sein, erfüllt uns mit Freude. Dies ist zugleich eine hohe Verpflichtung, diese Standards täglich zu optimieren.“ Uwe Walter, Crowne Plaza Berlin City Centre

Weitere Infos

VDR-Certified Hotel und Certified Conference Hotel
Daniela Beutlrock und Sonja Klasen
Engerser Landstraße 1a
56170 Bendorf-Sayn
Telefon: (0 26 22) 90 87 90
Telefax: (0 26 22) 90 87 929
info@vdr-hotel.de
www.vdr-hotel.de

Certified Conference Hotel

Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR), die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM) und das German Convention Bureau e.V. (GCB) bündeln ihre Kernkompetenzen im Bereich Veranstaltungsmanagement in dem Prüfsiegel „Certified Conference Hotel“. Gemeinsam mit dem Hotelverband Deutschland (IHA) sind 2005 die Anforderungen definiert worden, die ein professionelles Tagungshotel erfüllen muss. Gemeinsam haben die vier Verbände die „Verbandskriterien Tagungshotel“ als den Tagungsstandard für die Hotellerie verabschiedet. Dieser Katalog bildet seit August 2005 die Grundlage zur Vergabe des Zertifikats Certified Conference Hotel, das von den Initiatoren VDR, DGVM, GCB sowie seit 2007 weiterhin von der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. getragen wird.

Die folgenden sieben Pflichtanforderungen, denen alle Kriterien thematisch zugeordnet sind, kennzeichnen das Leistungsspektrum eines professionellen Tagungshotels. Ein professionelles Tagungshotel muss:

  • über einen eigenen, professionellen Tagungsbereich verfügen
  • standardisiertes Informationsmaterial in Druck- und in digitaler Form vorweisen
  • ein standardisiertes Angebotsprozedere einhalten
  • professionelle, tagungsspezifische F&B-Leistungen sowie die entsprechenden
  • F&B-Räumlichkeiten zur Verfügung stellen
  • eine professionelle Veranstaltungsbetreuung sicherstellen
  • einen vorgegebenen Abrechnungsprozess sowie eine vorgegebene Abrechnungsform einhalten
  • in Ausstattung und Dienstleistung geschäftsreisegeeignet sein

Den ausführlichen Kriterienkatalog sowie eine aktuelle Übersicht aller Certified Conference Hotels finden Sie unter: www.vdr-hotel.de

Neue Tagungsräumlichkeiten in Hamburg

Aufbruchstimmung in der Hansestadt: Die HafenCity wird immer mehr zum Anziehungspunkt für Besucher aus aller Welt, wovon auch der Tagungsstandort Hamburg profitiert. Dass die Hansestadt neben außergewöhnlichen auch stetig neue Veranstaltungsmöglichkeiten zu bieten hat, zeigte das Hamburg Convention & Event Bureau (HCEB) mit der alljährlichen Veranstaltung „Hamburg Spezial“.

Mehr als 150 Entscheidungsträger aus Wirtschaft und Wissenschaft kamen am 9. und 17. Oktober in den Genuss eines abwechslungsreichen Programms. Ziel von „Hamburg Spezial“ ist es, in Hamburg ansässigen Firmen neue und abwechslungsreiche Veranstaltungsorte in Hamburg vorzustellen und den Austausch zwischen Leistungsanbietern und Planern anzuregen. Die Resonanz auf dieses Angebot des HCEB entwickelt sich seit Jahren positiv, übertraf in diesem Jahr aber alle Erwartungen. „Da den Hamburger Unternehmen oft nicht bekannt ist, über welches vielfältige Tagungsangebot Hamburg verfügt, trägt die Veranstaltung dazu bei, ihnen Hamburg als Eventlocation näherzubringen“, bringt Dietrich von Albedyll, Geschäftsführer der Hamburg Tourismus GmbH (HHT), das Ziel von „Hamburg Spezial“ auf den Punkt.

Die Teilnehmer hatten die Qual der Wahl, denn nach dem Get-together und der Besichtigung der Locations im Tropen-Aquarium Hagenbeck standen insgesamt vier separate Touren zur Auswahl. Für einen gelungenen Ausklang in der Spielbank Hamburg sorgte das Scharlatantheater mit einer humoristischen Zusammenfassung der Touren. Darüber hinaus blieb genügend Zeit für Gespräche mit Planerkollegen, Veranstaltern und Leistungsanbietern, um sich über die Chancen Hamburgs im Tagungs- und Veranstaltungswettbewerb auszutauschen.

Weitere Infos
www.hamburg-tourism.de

„Messe-Unwort des Jahres“

Die mehr als 100 Teilnehmer der 25. Messe-Fachtagung wählten am 20. November in Stuttgart mit 39,5 Prozent ihrer Stimmen „Innovatives Konzept“ zum Messe-Unwort 2007. Deutlich abgeschlagen „Plastiktütenträger“ mit 18,5 Prozent und „Solution“ mit 16 Prozent. Hinter großen Worten, so Wolf Spryß vom veranstaltenden Messe Institut, verbergen sich oft unscharfe Aussagen mit wenig Informationsgehalt. Sie sind modisch und damit beliebig austauschbar. Konzepte für Messebeteiligungen der Aussteller, aber auch für die Weiterentwicklung bestehender Messen bläht das Adjektiv „innovativ“ künstlich auf. So klingt es doch gleich besser und vielversprechender als „neu“. Dieser Meinung waren die Teilnehmer der Jubiläums-Fachtagung, überwiegend Messe-Projekt-Verantwortliche in ausstellenden Unternehmen mit langjähriger Messeerfahrung, je zur Hälfte aus mittelständischen und Großunternehmen (mehr als 500 Mitarbeiter). Sie wählten dieses reichlich abgenutzte Wortgeklingel mit 39,5 Prozent deshalb auf Platz 1.

Den 2. Platz mit 18,5 Prozent bekam zu Recht „Plastiktütenträger“. Die abwertende, unschöne Bezeichnung für Privatbesucher beispielsweise auf der CeBIT. Die sollen jetzt draußen bleiben, damit sie Aussteller und Fachbesucher nicht mehr stören. Seit Jahren geistert „Solution“ als drittes Unwort (16 Prozent) durch alle Messen der Informationstechnologie. Nach Schätzungen des Instituts schmückt sich jeder 5. Aussteller mit diesem Begriff. Für IT-Leute mag das ja Fachsprache sein. Doch was sollen wir von „Solution“ als Dachbotschaft bei der Fleischwirtschaft oder bei Baumaschinen halten?

Weitere Infos
www.messe-institut.de

Holland Sophienpark in Baden-Baden
Seit Jahren in der Spitzenklasse der Tagungshotels

Mitten im Grünen und gleichzeitig im Zentrum der traditionsreichen Kur- und Bäderstadt liegt das auf das Tagungs- und Seminargeschäft spezialisierte Holland Hotel Sophienpark. Das denkmalgeschützte Haus erinnert an die fürstlichen Zeiten längst vergangener Jahre. Der Treppenaufgang ist ein Meisterwerk der Jahrhundertwende-Architektur mit ihren Eisen- und Glaskonstruktionen. Als absolutes Highlight bietet das Haus an seiner Rückseite einen hoteleigenen Privatpark mit einer Fläche von 4000 Quadratmetern.

Als Tagungshotel legt das Holland Hotel Sophienpark auf die professionelle Betreuung der Veranstaltungen besonderen Wert. „Hier stimmt einfach alles: von den exzellenten Räumen mit gutem Equipment, von der hervorragenden Küche bis zum extrem freundlichen und flexiblen Personal“, lobt Heijo Rieckmann, Professor für Betriebswirtschaft an der Universität Klagenfurt. Freundlichkeit wird im Sophienpark ganz groß geschrieben: positiv in den Tag gehen, Gäste verwöhnen, ein Lächeln schenken, sich Zeit für ein gutes Gespräch nehmen, Liebe zum Detail und Professionalität bei Seminarveranstaltungen – so begegnen die Mitarbeiter ihren Gästen. Freundlichkeit und Professionalität der Mitarbeiter werden ergänzt durch modernste Konferenztechnik „Made in Germany“ des führenden Herstellers Neuland.

Um auf dem hart umkämpften Seminar- und Tagungsmarkt auch in Zukunft erfolgreich bestehen zu können, hat sich das Holland Hotel Sophienpark zu einem ungewöhnlichen Schritt entschlossen: Es gibt als erstes Hotel eine „Geling-Garantie“!

Qualität, Kompetenz und Charme des Hauses und seiner Mitarbeiter sind immer wieder eindrucksvoll bestätigt worden: Das Holland Hotel Sophienpark gehört seit über zehn Jahren ununterbrochen zu den kleinen, aber feinen „ausgewählten Tagungshotels zum Wohlfühlen“. Ferner darf man sich seit 2002 zu den „Besten Tagungshotels in Deutschland“ zählen. Das Haus ist „DeGefest“ zertifiziert und Mitglied bei den „Certified Conference Hotels“.

Die Kapazitäten: 73 Zimmereinheiten mit 111 Betten, drei lichtdurchflutete Veranstaltungsräume für bis zu 64 Personen, sechs Arbeitsgruppenräume im Hotel, sechs Arbeitsgruppenplätze im hoteleigenen Park, die urige Bar „Bauernstuben“ und ein Parkrestaurant.

Weitere Infos

Holland Hotel Sophienpark Baden-Baden:
Michael Böhme, Direktor
Sophienstraße 14, 76530 Baden-Baden
Telefon: (0 72 21) 35 60
Telefax: (0 72 21) 35 61 23
sales@holland-hotel-sophienpark.de
www.holland-hotel-sophienpark.de

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