Event-Apps – Auch etwas für Verbände?

Smartphones sind längst fester Bestandteil des Alltags vieler Deutscher geworden. Laut einem aktuellen Nielsen-Report nutzen mittlerweile zwei Drittel aller Handybesitzer ein Smartphone – in der Berufswelt sogar wesentlich mehr. Es ist zum ständigen Begleiter in immer mehr Lebensbereichen geworden. Damit ist es auch für Verbände an der Zeit, sich zu überlegen, wie sie diese unaufhaltsame Entwicklung für eigene Zwecke nutzen können. Eine Möglichkeit, die steigende Verbreitung und Nutzung von Smartphones aufzugreifen, stellen Event-Apps dar. Denn clever bei Veranstaltungen eingesetzt können Veranstaltungs-Apps helfen, Arbeitsaufwand zu reduzieren, Kosten zu sparen und gleichzeitig Sponsoren noch weiter einzubinden. Und das kommt auch bei den Mitgliedern gut an.

 

Apps als Unterstützung für Event-Planer

 

Auf ihren Konferenzen und Messen müssen Verbände sich immer professioneller präsentieren, mit der Zeit mitgehen, mehr und bessere Inhalte schaffen – und das alles mit schrumpfenden finanziellen Möglichkeiten und knapp bemessenem Personal. Im Vorfeld eines Kongresses stehen Veranstalter vor vielen Aufgaben und Herausforderungen: Dazu zählt zum Beispiel Referenteninformationen einzusammeln, Abstracts zusammenzusuchen oder permanent Änderungen am Programm vorzunehmen. Und im schlimmsten Fall gibt es Änderungen nach der Druck-Deadline. Auf diese Weiseverbringen Planer viel zu oft Zeit damit, nach Druckstichtag Zettel mit abgeänderten Programmpunkten in die Hefte zu legen, Supplements mit nachgereichten Abstracts zu erstellen und Hinweistafeln mit letzten Informationen aufzustellen. Event-Apps können hier Arbeit erleichtern und abnehmen.

 

Moderne Veranstaltungs-Apps verfügen über ein leistungsstarkes Inhaltsverwaltungssystem (ein sogenanntes Content-Management-System, CMS), mit dem Veranstalter selbstständig, ohne zwischengeschaltete Druckerei oder Anbieter, Informationen und Inhalte der App erstellen, abändern oder löschen können. Über das CMS können zum Beispiel Referentenbiografien und Abstracts eingesammelt werden und die Teilnehmer können per Nachricht über Änderungen an Inhalten oder am Zeitplan direkt alarmiert werden. So bleibt man während desPlanungsprozesses eines Kongresses und auch während der Veranstaltung inhaltlich und zeitlich flexibel.

 

Eine weitere Herausforderung stellt der Finanzhaushalt dar: Wie reduziert man Kosten, ohne dass dies die Qualität der Veranstaltung beeinflusst? Personal, Inhalte und der Rahmen einer Veranstaltung sind oft die stärksten Alleinstellungsmerkmale – hier mit Kürzungen anzufangen wäre gefährlich. Apps können dabei in vielerlei Hinsicht willkommene Abhilfe schaffen.

 

Einerseits ist das Einsparungspotenzial beim Druck von Programmheften enorm. Eine Veranstaltungs-App kann die Übersicht über das Programm und den Zeitplan übernehmen und es den Teilnehmern erleichtern, den Überblick zu behalten. So hat zum Beispiel der Internationale Luftfahrtverband (IATA) auf seiner jährlichen Generalversammlung 2013 durch die Einführung einer begleitenden App für die Versammlung über 115.000 Blatt Papier gespart – statt 150.000 wurden nur noch 35.000 Seiten bedruckt. Das gedruckte Programmheft konnte durch die Einführung der App auf einen Bruchteil seines Umfangs des Vorjahres reduziert werden. Ein Großteil der Teilnehmer nutzte die App und war mit den angebotenen Funktionen zufrieden. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der Veranstaltungs-App bei der Generalversammlung setzt die IATA auch bei weiteren Veranstaltungen auf eine mobile App und reduziert so weiter gedrucktes Informationsmaterial.

 

Andererseits kann man mit Apps Sponsoren neu und anders einbinden. Anstatt nur eine gedruckte Anzeige im Programmheft zu haben, kann der Sponsor durch eine Event-App mit Teilnehmern interagieren – und umgekehrt. Da Zugriffe auf Sponsoreninfos messbar sind, hilft das auch Sponsoren, nach einer Veranstaltung ihren Einsatz zu evaluieren. Die gesparten Druckkosten oder die zusätzlichen Sponsoring-Einnahmen allein reichen schon oft, um die Kosten einer App auszugleichen.

 

Apps als Bereicherung für Veranstaltungsteilnehmer

 

Event-Apps unterstützen also die Arbeit von Veranstaltungsplanern. Aber auch Veranstaltungsteilnehmer profitieren von Event-Apps. Die Affinität zu Smartphones, auch bei der Nutzergruppe 35+, sollte nicht unterschätzt werden. Knapp 60 Prozent der Smartphone-Nutzer in Deutschland sind über 35 Jahre alt. Fast ein Fünftel ist älter als 55 Jahre(Quelle: Statista.com). Daher ist die Einführung einer mobilen App nichts anderes als eine logische Konsequenz. Der Einsatz und die Nutzung einer App können die Teilnahme an einer Veranstaltung für Mitglieder erfolgreicher und effizienter machen. Es ist einfacher, den Überblick zu behalten, und man findet schneller, was man sucht. Während sich bei Teilnehmern oft am Ende eines dreitägigenKongresses im Hotelzimmer die vergessenen Broschüren türmen, vergessen sie ihr Handy, und damit die in der App gespeicherten Informationen, wohl kaum.

 

Eine App ist auch eine sinnvolle Erweiterung, um es Teilnehmern zu ermöglichen, sich untereinander zu vernetzen. Über Apps können Besucher gezielt nach anderen Besuchern mit ähnlichem Interessengebiet suchen und, ohne private Daten austauschen zu müssen, mit Teilnehmern ins Gespräch kommen. Um die in Teilnehmerprofilen angegebenen Daten zu schützen, kann eine App vom Veranstalter durch ein Passwort geschützt werden.Beim Umgang mit persönlichen Daten sind Veranstalter zudem generell an deutsche Datenschutzgesetze gebunden.

 

Auch eine tiefere Einbindung in das Veranstaltungsgeschehen ist möglich. Ein Investorenforum in Berlin nutzte eine spezielle Event-App, damit Teilnehmer nach der Keynote-Präsentation dem Referenten, Dr. Joschka Fischer, Fragen stellen konnten. Besonders vor großem Publikum werden oft interessante Aspekte nicht angesprochen, da Teilnehmern der Mut fehlt,vor 300 Menschen aufzustehen und eine Frage zu stellen. Der Verband der Elektrotechnik (VDE) nutzte eine App, um 150 Teilnehmer in Echtzeit während einer Veranstaltung zu aktuellen Themen der Stromwirtschaft zu befragen. Aus den Resultaten konnte der VDE verwertbare Informationen darüber gewinnen, wie die Teilnehmer die Zukunft des Strommarktes einschätzen. Auf einer Fachtagung kann man so in Minuten großen Rücklauf und Resultate erzielen, für die man in klassischen Studien oft Wochen und Monate brauchen würde.

 

Ein neues Element bei vielen Event-Apps ist die sogenannte „Gamification“, das Einbinden von spieltypischen Elementen in Konferenzen. Durch verschiedene Spieltypen können so Anreize für Teilnehmer geschaffen werden, aktiver an der Veranstaltung teilzunehmen. So können Referenten beispielsweisePublikumsfragen in ihre Vorträge einbauen, die dann über die App beantwortet werden. Für richtige Antworten erhalten die Teilnehmer Punkte und nehmen an einem Ranking unter allen Mitmachenden teil. Eine weitere Möglichkeit, spieltypische Elemente über eine App in eine Veranstaltung einzubinden, stellt eine „Schnitzeljagd“ mit QR-Codes dar. So können auch Sponsoren mit eingebunden werden, indem sie einen der gesuchten QR-Codes des Spiels an ihrem Stand platzieren. Das sorgt für einen größeren Besucheranstrom und kann vom Veranstalter im Sponsoring-Vertrag in Rechnung gestellt werden.

 

Eine Event-App bietet Vorteile für beide Seiten – die Planer und die Teilnehmer einer Veranstaltung. Durch intuitiv bedienbare Content-Management-Systeme kann Planern viel Arbeit abgenommen werden. Für Mitglieder wird gleichzeitig ein Mehrwert geschaffen. Im Zeitalter von Smartphones und Tablet-PCs sollte man sich daher auch als Verband überlegen, wie man Veranstaltungs-Apps in die eigene Arbeit integrieren kann. Wichtig ist dabei, sich im Vorfeld genau zu überlegen, was mit dem Einsatz einer Event-App erreicht werden soll. Beratungsangebote von Event-App-Anbietern sollten wahrgenommen werden, um sich über Ausgestaltungsmöglichkeiten und spezielle Features der App in Bezug auf die eigene Veranstaltung zu informieren. Nur so kann die App genau an die eigenen Bedürfnisse und Vorstellungen angepasst werden. (Thorben Grosser)