Aufbewahrungsfristen - Aus der Ablage in den Reißwolf

(Hamburg) - Der Jahreswechsel bietet allen Unternehmern und Privatpersonen die Chance, die Aktenschränke von alten Unterlagen zu entlasten. Dabei sollte nicht alles, was sich über die Jahre angesammelt hat, blindlings weggeworfen werden. Allzu großer Ordnungssinn kann sich rächen, denn eine Reihe von Belegen muss für das Finanzamt aufbewahrt werden.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch für digitale Aufzeichnungen gilt die zehnjährige Speicherfrist. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen hingegen grundsätzlich nur sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde usw. Zu Beginn des Jahres 2015 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

- Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2004 oder früheren Datums.
- Inventare, die bis 31.12.2004 oder früher aufgestellt worden sind.
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die bis zum 31.12.2004 oder früher aufgestellt worden sind.
- Empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2008 oder früher eingegangen sind.
- Durchschriften/Kopien abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2008 oder früher verschickt wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege im Regelfall nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Belege entsorgt werden. Gibt der Steuerzahler seine Steuererklärung elektronisch ab, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren. Ein Steuerbescheid wird meistens einen Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheides bestandskräftig.

Eine Sonderregelung gibt es für Steuerzahler, die gut verdient haben. Wer im Jahr 2014 positive Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, nichtselbstständiger Arbeit oder sonstige Einkünfte von mehr als 500.000 Euro erzielt hat, muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren. Zudem sei an dieser Stelle auf eine Vorschrift aus dem Umsatzsteuergesetz hingewiesen, die für Häuslebauer wichtig ist. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer aufbewahrt werden.

Zuletzt noch ein Tipp: Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen zurückbehalten werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.

Quelle und Kontaktadresse:
Bund der Steuerzahler Hamburg e.V. (BdSt) Pressestelle Ferdinandstr. 36, 20095 Hamburg Telefon: (040) 330663, Fax: (040) 322680

(sy)